Zusammenfassung
The Arc of Schuyler ist eine gemeinnützige Organisation im Schuyler County, New York. Sie unterstützt und betreut Menschen mit Behinderungen. Sie betreibt mehrere Wohnheime und das öffentliche Verkehrssystem des County mit sieben Buslinien.
The Arc of Schuyler erlebte einen Technologiewandel und wechselte 2016 von Microsoft Exchange zu Office 365. Dadurch kam es zu Lücken in der Kommunikation der Mitarbeiter, die jederzeit auf Ihren iPhones auf aktuelle Kontakte und Kalender angewiesen sind, weil die Smartphones ihre wichtigsten Instrumente bei der Leitung und Entscheidungsfindung sind. Wendy Shutter, Leiterin von IT und Unternehmensdienstleistungen bei The Arc of Schuyler, erklärt: „Wir wollten die Produktivität steigern und deshalb die Kontaktgruppen und Kalender auf den Mitarbeiter-iPhones teilen.“ Die Lösung Microsoft Office 365 beinhaltet keine automatisierte Synchronisierung der globalen Adresslisten (GAL) und der Kalender.
Shutter ermittelte die Anforderungen an die Lösung: ein automatisiertes, robustes und cloudbasiertes SaaS-Produkt, das schnell und mit minimaler Mitarbeiterschulung implementiert werden kann.
Herausforderungen
Der technologische Übergang zu Office 365 war mit einer Herausforderung verbunden. Es fehlte die automatisierte Synchronisierung der Kontaktlisten und Kalender auf den Smartphones mit Office 365. Das manuelle Hochladen der Kontaktlisten auf jedes einzelne Smartphone der Vorgesetzten ist ein zeitraubender und fehleranfälliger Ansatz und die Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf die freigegebenen Kalender. „Ich konnte den Benutzern keinen vollen Zugriff gewähren“, sagte Shutter. „Sie hätten unbeabsichtigt den gesamten Kalender durcheinanderbringen können und wir hätten auch die Kontakte verloren.“ Wenn ein Mitarbeiter einen Termin für eine Besprechung aller Mitarbeiter ablehnte, war sie auf dem gemeinsamen Kalender blockiert, obwohl die anderen Mitarbeiter an der Besprechung teilnehmen sollten.
„Die Mitarbeiter beschwerten sich darüber, dass ihre Kontakte und die Besprechungen der Abteilung auf ihren iPhones nicht verfügbar wären“, sagt Shutter. „Es musste schnell etwas geschehen. Wir glauben an die Technologie, wenn sie nützlich ist. Die freigegebenen Kalender auf iPhones halfen uns jedoch nicht weiter. Aber wir konnten die potenziellen Vorteile sehen.“
„CiraSync bedeutet eine unglaubliche Zeiteinsparung. Jetzt nehmen die Manager ihr Smartphone zur Hand, überprüfen den immer korrekten Kalender und können sofort über die Terminplanung entscheiden, ohne warten zu müssen.“
Wendy Shutter, Leiterin der IT und Unternehmensdienstleistungen, The Arc of Schuyler
„Unser Führungsteam hat iPhones. Auf unseren Kontaktlisten stehen Einsatzkräfte, Unterstützungsorganisationen, interne und externe Wartungsteams. Jetzt kann ich jede einzelne spezifische Liste selektiv an die senden, die sie benötigen, z. B. an die Pfleger.“ Wendy Shutter, Leiterin von IT und Unternehmensdienstleistungen, The Arc of Schuyler.
CiraSync für präzise Steuerung und schnelle Reaktion bei Vorfällen
Bei einer Google-Recherche stieß Shutter auf CiraSync. Ihr gefiel, dass die Lösung eine präzise Steuerung bietet, unter anderem die Möglichkeit zu bestimmen, welche Informationen einzelne Mitarbeiter sehen können. Shutter entschied sich, CiraSync einzusetzen und die Funktionen zu testen. Ihr Urteil: „Phänomenal einfach zu bedienen und zu verstehen.“ Als nächstes richtete sie eine Sammlung oder Gruppe aller Smartphone-Benutzer ein und dann eine für die Pfleger.
„Mit CiraSync konnte ich für Ordnung sorgen und leicht alle Berechtigungsprobleme lösen“, sagte Shutter. „Ich kann steuern, welche Gruppen welche Kalender sehen z. B. die Termine im Krankenhaus und die Überprüfungstermine der Wartung.“
Shutter richtete auch eine Notfallliste für das Personal ein. Wenn ein County-Bus einen Unfall hat, können die Mitarbeiter das Verkehrsamt und alle wichtigen Einsatzkräfte schnell erreichen. „Das ist eine völlig neue Welt der Regulierungen und Zertifizierungen, mit der erforderlichen Benachrichtigung der zuständigen Mitarbeiter bei einem Vorfall“, sagt sie. „CiraSync bedeutet, dass wir in einer Krisensituation nicht nach Telefonnummern suchen müssen, wenn wir ärztliche oder technische Unterstützung benötigen.“
Schnelle Annahme mit exzellentem technischen Support von CiraSync
Der Support von CiraSync war schnell und akkurat und erleichterte die Annahme. „CiraSync hat zu großen Veränderungen und Zeiteinsparungen für alle Dienstleister von The Arc of Schuyler geführt“, sagte Shutter. „Bei unseren Besprechungen montags, wenn das Führungsteam entscheidet, wann etwas zu tun ist, nehmen wir einfach unsere iPhones heraus, stimmen die Kalender und die Zeiten ab, entscheiden schnell und aktualisieren sofort die Termine in unserem gemeinsamen Kalender.“
- Die Managementteams treffen mit ihren Smartphones schnellere Entscheidungen, wenn sie unterwegs sind und nicht, wenn sie am PC sitzen.
- In dringenden Fälle und Notfallsituationen muss das Personal nicht länger nach den Telefonnummern der Ärzte, Wartungsdienste oder Einsatzkräfte suchen, sondern kann in Sekunden handeln.
- Es werden Kontaktlisten für spezifische Gruppen erstellt und die Mitarbeiter haben die Kontaktlisten sofort zur Hand.
- Die Vorgesetzten treffen Terminentscheidungen mit den synchronisierten Smartphones in Minuten statt in Stunden.
- Die freigegebenen Kalender sind vor unbeabsichtigten Löschvorgängen geschützt.
„Vor CiraSync führten Kontakt- und Kalenderprobleme mindestens einmal in der Woche zu Helpdesk-Anfragen“, sagt Shutter. „Wir haben Office 365 seit mehreren Monaten und ich habe noch von keiner einzigen Beschwerde gehört oder von Problemen mit Kontakten und Kalendern.“
