Este contenido es específicamente para los profesionales de Microsoft 365 / Exchange que gestionan 100 o más usuarios
Vea cómo diferentes profesionales de IT fueron capaces de encontrar una fuente de fricción para los usuarios de teléfonos inteligentes e implementar una solución que superó las expectativas de los usuarios, y redujo las llamadas al servicio de asistencia con un rápido retorno de la inversión.
Ethan B.
Usuaria pionera
«Nuestro mayor problema era no tener los contactos de nuestro GAL accesibles para todos en sus teléfonos.»
Después de la sincronización centralizada de contactos
«Esto se convirtió en un proceso sin esfuerzo y los resultados han sido fantásticos. Creamos grupos de contactos para los usuarios de los diferentes departamentos de nuestra organización sin ninguna participación por su parte»
Duración de la implementación
4 horas
Fuente
G2
Ed H.
Usuaria pionera
Hemos luchado durante años para poder llevar los contactos a los dispositivos móviles de los usuarios finales. Teníamos una persona que, literalmente, formaba parte de sus tareas el mantener los CSV de todos los empleados e importarlos a los buzones para que aparecieran en los contactos del teléfono móvil. Y si uno cambiara, tendrían que actualizar todos los buzones de los usuarios o comunicar el cambio a los usuarios finales. Una completa pérdida de tiempo.
Después de la sincronización centralizada de contactos
CiraSync eliminó la necesidad de este trabajo inútil e hizo que fuera muy sencillo mantener contactos precisos y actualizados en TODOS los dispositivos móviles.
Duración de la implementación
4 horas
Fuente
G2
Doran B.
Usuaria pionera
Buscamos un producto para hacer esto durante mucho tiempo e incluso invertimos una cantidad ridícula de dinero para que alguien nos construyera una aplicación/sitio basado en Azure para hacer la sincronización, que finalmente dejó de funcionar después de las actualizaciones y cambios de Azure.
Después de la sincronización centralizada de contactos
Pudimos empezar a sincronizar rápida y fácilmente una lista de teléfonos de la empresa con todos nuestros usuarios de iPhone.
Estamos muy contentos de haber encontrado CiraSync. Ha hecho exactamente lo que queríamos que hiciera y sé que puede hacer más. Y tiene un precio razonable.
Duración de la implementación
1 hora
Fuente
Capterra
Los sistemas informáticos y el soporte técnico son difíciles
Un día cualquiera a mediodía, cuatro usuarios han olvidado su contraseña, dos tienen problemas con la impresora, uno con un ordenador congelado y otro que insiste en que alguien borró el archivo en el que estaba trabajando anoche. Ni siquiera hablemos del correo electrónico de phishing en el que alguien hizo clic y dio su contraseña.
Por supuesto, ha resuelto cada una de estas entradas incluso sin una visita en persona.
Sin embargo, hay demasiados problemas que arreglar, no hay tiempo suficiente para hacer el trabajo importante.
A veces es necesario tener una «victoria». Tu jefe sabrá que has resuelto un problema oculto y que has ahorrado dinero en el proceso. Eso significará un montón de usuarios felices, incluidos los ejecutivos de nivel «C».
Quiere desplegar una nueva tecnología que sea escalable, útil y de fácil gestión. Tal vez… sería algo notable que le reconocieran su talento de vez en cuando.
Aunque no se esté ejecutando en su escritorio, el multitasking siempre está funcionando en su cabeza.
No… no está atrapado en un bucle infinito. Puede pasar al siguiente nivel.
Ha identificado los problemas que envían a los usuarios de tecnología a un agujero de conejo. Crea estragos en el servicio de asistencia. Tiene las habilidades para desplegar la tecnología adecuada y superar este reto, pero necesita que le permitan hacer las cosas bien de vez en cuando.
¿Se le culpa a usted? Cuando algo con la tecnología va mal, los usuarios siempre culpan a IT, incluso cuando saben que no tiene nada que ver con IT. ¿Por qué lo hacen?
Usted odia ver problemas recurrentes para sus usuarios finales. Les hace perder el tiempo. Están haciendo un trabajo importante. Están frustrados. ¿Por qué no ponemos protecciones para ellos? ¿Por qué no automatizamos las cosas que pueden automatizarse de forma realista para que los usuarios no tengan que hacer tareas inútiles (que causan aún más problemas tontos a los departamentos de IT)?
Algo nuevo que puede hacer
Lo cierto es que dentro de varios años, todos los sistemas de mensajería empresarial automatizarán las listas de contactos de los usuarios. ¿Tiene algún sentido que los usuarios finales introduzcan y actualicen manualmente los contactos de sus compañeros de trabajo?
Podría poner en marcha una solución muy por delante de sus compañeros, reducir las llamadas al servicio de asistencia y aumentar la satisfacción de los usuarios.
Una sola persona puede hacer el trabajo de 1000 personas. Es lógico: los 1.000 usuarios de teléfonos móviles se benefician de que un solo empleado mantenga las listas de contactos completas y precisas.
La mayoría de los departamentos de IT ni siquiera tienen en cuenta esta ineficiencia, ignoran los beneficios porque muy pocos usuarios de teléfonos inteligentes entienden sus propios problemas. Tienen un poco de dolor cada día. Editan manualmente sus contactos. Se enfrentan a llamadas y mensajes de texto misteriosos. Tienen problemas para contactar con sus compañeros de trabajo.
Se trata de un problema tan sencillo de arreglar… pero sólo se arregla DESPUÉS de la inevitable tormenta de mierda.
Clientes de itrezzo
Clientes de CiraSync
Años en el negocio
Cira Apps Limited
Fundada en enero de 2016
itrezzo, Inc
Fundada en enero de 2001
Certificaciones y logros de los productos
- Microsoft Silver Partner
- Microsoft AppSource habilitado
- G2: 80 opiniones 4,5 estrellas (sobre 5), Insignia: Alto Rendimiento, Mejor Soporte
- Capterra: 85 opiniones 4,6 estrellas (sobre 5)
Publicaciones
Antecedentes / Biografía
Vern Weitzman
Director General/Fundador
Buscó una solución para autopoblar y mantener actualizados los contactos de la GAL y no encontró nada. Los clientes empezaron a pedir esta solución, pero cuando ocurrió el 11 de septiembre, necesitaban urgentemente una solución a este problema.
Me harté y finalmente hice que mis desarrolladores crearan una solución de prueba de concepto.
La solución funcionó mejor de lo que todos esperaban. Tiene numerosos beneficios secundarios y el primer cliente compró 2000 plazas.
Otros clientes empezaron a preguntar si podía funcionar para ellos y mi nueva misión era introducir la solución en el mercado.
- Cómo saqué la cabeza de mi SaaS y la metí en la nube de Azure
- ¿Una semana laboral de cuatro días?
- blog de itrezzo
- Cómo escalar una empresa de aplicaciones — con cero equipo de ventas
- Lo que nadie le dice sobre la venta en SaaS
- Cambios en la privacidad del Asistente de Google y lo que podría significar para Alexa
Menciones:
Ideas únicas y útiles
El usuario de un smartphone recibe o realiza llamadas telefónicas, recibe o envía mensajes de texto.
La antigua forma
La libreta de direcciones de un teléfono móvil se actualiza con frecuencia y a veces de forma aleatoria. Hay algunos contactos de compañeros de trabajo, pero la mayoría están incompletos y, en muchos casos, son inexactos. El mayor problema es que potencialmente faltan cientos de contactos.
La forma más común de superar esto era que cada usuario hiciera un trabajo molesto:
- Editar a mano los cambios a los contactos de los compañeros de trabajo o de los clientes
- Crear contactos para los nuevos miembros del personal.
- Eliminar los contactos de los empleados despedidos
- En cuanto descubran el nuevo número de alguien, deténganse y actualicen ese contacto.
El nuevo camino
Una persona mantiene un contacto maestro de todos los empleados en una carpeta de contactos. También se mantiene actualizada la Lista Global de Direcciones.
Mediante la automatización de la sincronización, la lista maestra de contactos se envía a cientos o miles de teléfonos inteligentes.
Los usuarios no tienen que hacer nada. No se requiere formación. No es necesario instalar ningún software en su ordenador o en su teléfono móvil
El equipo de IT tiene el control total con un panel de control basado en la web para gestionar todas las listas de contactos en todos los teléfonos móviles.
El antiguo resultado
La mayoría de los usuarios no se toman el tiempo de actualizar sus propios contactos. Por ello, los usuarios de teléfonos inteligentes suelen quedarse atascados cuando están fuera de la oficina.
Cuando las listas de contactos están mal mantenidas, existen barreras para la comunicación:
- Perder llamadas telefónicas importantes
- Bloqueo de llamadas no reconocidas
- Mensajes de texto confusos / anónimos
- Llamadas de zombis (llamadas de una persona muerta)
- No se puede contactar con las personas porque les falta un número de teléfono concreto o tienen un número obsoleto.
El nuevo resultado
Los usuarios de teléfonos inteligentes tienen una capacidad casi instantánea de contactar con cualquier persona de la empresa, proveedores o clientes. Las llamadas entrantes, los mensajes de voz, las llamadas perdidas y los mensajes de texto muestran ahora el nombre, la foto y el título de la persona que llama.
Las libretas de direcciones de los smartphones de los usuarios se rellenan automáticamente. Los nuevos empleados empiezan y tienen la información de contacto de todos en su primer día. Todo el mundo tiene la información de contacto del recién llegado el mismo día.
Dmitriy M.
Usuaria pionera
Antes, «teníamos que mantener y actualizar manualmente las listas de contactos y enviar diariamente los datos actualizados a los empleados. Era un proceso bastante largo».
Después de la sincronización centralizada de contactos
«Esto se convirtió en un proceso sin esfuerzo y los resultados han sido fantásticos. Creamos grupos de contactos para los usuarios de los diferentes departamentos de nuestra organización sin ninguna participación por su parte»
Duración de la implementación
3 horas
Fuente
G2
Resultados alternativos
Si está pensando que es beneficioso comenzar a actualizar las libretas de direcciones de los teléfonos inteligentes de los usuarios finales, hay algunas maneras de lograrlo:
| Alternativa | Resultados alternativos | Precio alternativo | |
| 1 | No hacer nada | Pedir a los usuarios que sean más diligentes a la hora de actualizar sus contactos | Pérdida de productividad 200 dólares por usuario de smartphone al año |
| Otra persona | Solución parcial. Consiga que EA actualice los contactos de todos los VIPs | El tiempo de EA, unos 30 minutos por ejecutivo al mes | |
| 2 | Función «Drag and drop» | Depende de la conformidad del usuario, proceso lento. Puede hacerse de forma incorrecta empeorando las cosas | Tiempo de los empleados. Tiempo adicional del personal de informática para solucionar |
| Compartir buzón | Difícil de gestionar, no es escalable, cualquiera puede cambiar la lista principal de contactos. Malo para «Traer su propio dispositivo » – no puede desconectar a los empleados despedidos | Unos minutos para configurar cada usuario, arreglar los cambios accidentales en la rama master, tiempo de oración diaria para pedirle a Dios que no necesite restablecer la contraseña | |
| 3 | Algoritmo propio hecho en la empresa | Costoso de desarrollar, mantener, modificar y diagnosticar. Uso ineficiente del ancho de banda | De 50 a 100 horas de tiempo de desarrollo en función de las necesidades |
También se describen alternativas en este vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=49mMkFwZn_4
También puede utilizar CiraSync en Microsoft 365. La instalación se realiza en cuestión de minutos y puede gestionar de forma centralizada los contactos de todos los usuarios desde un único panel de control.
Cualquiera que lo pruebe se da cuenta inmediatamente de que es mucho mejor, ahorra una cantidad inmensa de tiempo y, además, es más barato.
Si se dedica a las tecnologías de la información y quiere ofrecer todas las ventajas posibles de ahorro a sus usuarios finales, esta solución es para usted.
Casos de estudio adicionales
Pequeña organización comunitaria
Incluso para una pequeña organización comunitaria con 60 usuarios de teléfonos inteligentes y trescientos elementos en sus listas de contactos, sigue siendo un problema importante conseguir que los usuarios actualicen las libretas de direcciones de los mismos. Como ningún contacto se utilizaba con frecuencia, no había ningún incentivo para actualizar la lista de contactos.
Wendy S.
Usuaria pionera
En los contactos críticos, los códigos de seguridad cambiaban continuamente. Los usuarios de campo no tenían información correcta.
Después de la sincronización centralizada de contactos
«Cuando se cambia un código, puedo enviarlo a los teléfonos de todos rápidamente. El sistema es versátil y ofrece a las personas que están de guardia para una organización 24×7 información precisa al alcance de su mano.»
Duración de la implementación
1 hora
Fuente
G2
Costes y ahorros explícitos de la gestión centralizada de contactos para una organización de carácter comunitario
| Listas de contactos de organizaciones comunitarias | Total de elementos | Promedio mensual de cambios de contactos | Media mensual de cambios de atributos |
| Códigos de emergencia | 4 | 0 | 0 |
| Transporte | 65 | 10 | 25 |
| Mantenimiento | 25 | 1 | 4 |
| Clínico | 150 | 10 | 50 |
| Contactos estáticos diversos | 15 | 0 | 0 |
| Empleados | 80 | 7 | 35 |
| Cambios totales de contactos | 339 | 28 | 114 |
| Calendarios compartidos de las organizaciones comunitarias | Elementos del calendario | Promedio de cambios de eventos cada mes |
| Calendario de mantenimiento | 10 | 2 |
| Vacaciones del personal | 20 | 3 |
| Total de cambios de eventos | 5 |
| Número de teléfonos inteligentes elegidos | 60 | |
| Promedio de campos modificados por usuario | 114 | 6840 |
| Promedio de cambios de eventos por usuario | 5 | 300 |
| Promedio de atributos cambiados cada mes | 7140 |
| Tiempo de actualización de un atributo (segundos) | 10 |
| Tiempo total para actualizar todos los elementos del teléfono | 71,400 |
| Horas ahorradas por mes | 19.8 |
| Costo por hora | $34 |
| Ganancias en tiempo del personal por mes | $664 |
| Costo medio de un empleado | $67,000 |
| Costo medio del empleado por hora | $34 |
| Software de sincronización SaaS | $60 |
| Rendimiento de la inversión por mes | $604 |
Beneficios y resultados
Una persona mantiene la lista y hace el trabajo de 1000 personas.
Los usuarios no necesitan molestarse en hacer una laboriosa tarea de gestión de la lista de contactos.
Los usuarios pueden olvidarse de las repetitivas llamadas al servicio de asistencia técnica para tratar con contactos equivocados, números de teléfono erróneos y números de teléfono perdidos.
| Nueva actividad | Cómo es más fácil, mejor, más rápido y más barato |
| Sincroniza la GAL con todos los teléfonos móviles iPhone y Android | Si el equipo informático mantiene actualizados los datos de contacto en la GAL, es muy fácil trasladar todos los registros de la GAL a los teléfonos móviles como contactos. Esto es mucho mejor que pedir a los usuarios que creen y editen esos mismos contactos en la agenda de su teléfono. |
| Sincronizar una carpeta de contactos pública o un buzón de correo compartido con todos los teléfonos móviles iPhone y Android | Una persona mantiene actualizada la lista de contactos de los empleados. Con una única configuración de sincronización, 1000 teléfonos inteligentes pueden obtener rápidamente la réplica exacta de la lista de contactos de los empleados. En lugar de cientos de horas de trabajo de cada empleado, el proceso está automatizado. |
| Sincronizar el calendario de una carpeta pública o de un buzón compartido con varios teléfonos móviles | Si tiene un calendario de empresa con las vacaciones del personal, los días festivos de la empresa, los hitos del proyecto o las rotaciones del personal de guardia, puede sincronizar al instante estos calendarios directamente con los usuarios exactos de los teléfonos inteligentes que lo necesiten. |
Cuando se reciban llamadas de compañeros de trabajo, aparecerá una foto, el nombre y el cargo de la persona que llama.
Lo mismo ocurre con los mensajes de texto: cuando hay un mensaje SMS entrante de un compañero de trabajo, se muestra su nombre y su foto.
No habrá más llamadas de personas muertas. No estamos bromeando. Cuando el desafortunado miembro del personal fallece, su número de teléfono acaba siendo reasignado. Cuando el nuevo empleado utiliza el número de teléfono de la persona fallecida, ¿adivina de quién es el nombre que aparece? Esto provoca un fallo cardíaco momentáneo y, finalmente, una llamada al servicio de soporte técnico.
Todo esto se arregla con la gestión centralizada de contactos para teléfonos móviles
Erica C.
Usuaria pionera
Antes de CiraSync, el personal tenía que actualizar manualmente sus contactos en la libreta de direcciones de Outlook cada vez que había un cambio (que era a menudo). Además, el proceso requería mucho tiempo, por lo que rara vez se llevaba a cabo.
Después de la sincronización centralizada de contactos
Ahora, con CiraSync, es un mundo diferente. Nos encanta que la sincronización esté configurada para actualizarse automáticamente. El personal no tiene que emplear un tiempo valioso para tener información actualizada al alcance de la mano. ¡NOS ENCANTA CIRASYNC!
Duración de la implementación
1 hora
Fuente
G2
Una empresa de construcción con 1.500 usuarios de Microsoft 365′ reduce 120.000 dólares en gastos de mesa de ayuda
CIO ahorra decenas de horas de tiempo del servicio de asistencia técnica cada semana y elimina las quejas de los usuarios de teléfonos móviles.
Incluso antes de ser ascendido a CIO, Anthony se había dado cuenta muchos años antes de que si su equipo podía actualizar de forma centralizada los contactos de Outlook para los usuarios de teléfonos inteligentes, esos usuarios serían más productivos y eso se traduciría en menos llamadas al servicio de asistencia.
La antigua forma
El servicio de asistencia técnica actualizaba manualmente los contactos de unos 600 usuarios de teléfonos móviles mediante la función de arrastrar y soltar y la importación de CSV.
El nuevo camino
La lista de contactos de la carpeta pública se sincroniza con los contactos de Outlook de cada teléfono móvil, cada noche, mediante una solución SaaS.
El antiguo resultado
Muchos usuarios recibían las actualizaciones con tan poca frecuencia que llamaban al servicio de asistencia para informar de que faltaban los datos de contacto o eran erróneos. El agente del servicio de asistencia asignado al ticket tenía que montar la carpeta de contactos del usuario, limpiarla y arrastrar la carpeta pública para copiar todos los contactos más recientes. Apenas había tiempo para cubrir al personal directivo. No había informes para saber qué buzones estaban desactualizados.
En algunos casos, el agente del servicio de asistencia podía olvidarse de limpiar los contactos antiguos y el usuario del teléfono móvil tendría duplicados. Verían dos de cada uno en su agenda. El 50% de las veces, estos usuarios llamaban al número equivocado.
El CIO estimó que se necesitaba el equivalente a un ETC (Equivalente a Tiempo Completo) para hacer un trabajo menos que adecuado para mantener los contactos actualizados. Ya sabía que el coste total de un técnico del servicio de asistencia era de 120.000 dólares.
El nuevo resultado
La lista maestra de contactos de los empleados se actualiza a lo largo del día; un asistente administrativo añade nuevos empleados y elimina o actualiza religiosamente esta carpeta de contactos públicos.
Cuando se incorpora un nuevo empleado, el servicio de asistencia ni siquiera tiene que pensar en los contactos de los teléfonos inteligentes. Los contactos de los nuevos contratados se sincronizan automáticamente en su primer día. Y lo que es más importante, todos reciben los datos de contacto de la nueva persona.
El retorno de la inversión total es superior a 120.000 dólares al año y sigue aumentando a medida que la empresa crece.
En ese momento, sólo había 50 personas con teléfonos móviles. El personal del servicio de asistencia técnica arrastraría y soltaría la carpeta pública en la carpeta de contactos de cada usuario. Era un poco incómodo, pero cumplía su función, aunque los contactos sólo se actualizaran una vez al mes.
Al resolver de forma proactiva los problemas de los altos directivos y VIP de la empresa, Anthony no hacía más que añadir a su lista de logros que aportaban un gran valor a la empresa. Sus ascensos fueron inevitables.
Sin embargo, debido a las adquisiciones y al crecimiento orgánico, la empresa tenía ahora que gestionar 1.500 usuarios y 600 tenían teléfonos inteligentes de la empresa. Actualizar los contactos de los usuarios mediante el proceso manual llevaba decenas de horas al mes.
Siendo realistas, el equipo del servicio de asistencia técnica sólo podría atender a los usuarios una vez cada pocos meses. Eso significaba que la calidad de los contactos se veía seriamente comprometida.
Fue entonces cuando Anthony se puso a buscar una solución automatizada para sincronizar la lista maestra de contactos de los empleados con todos los teléfonos móviles. Localizó una solución SaaS que se integraba estrechamente con Microsoft 365 y su equipo pudo configurar rápidamente la sincronización para los 600 usuarios de teléfonos móviles en cuestión de minutos. La primera noche que se ejecutó, tardó 11 horas y creó 900.000 contactos.
1500 contactos de empleados * 600 usuarios de smartphones = 900.000 contactos
Sobre el «nuevo resultado»: En términos sencillos, una persona hace ahora el trabajo de 600 personas. Todos los teléfonos inteligentes se actualizan a diario y el servicio de asistencia no tiene que hacer nada más que el proceso normal de incorporación de nuevos empleados.
Cálculo del ahorro de costes: El coste total de un empleado que cobra 60.000 dólares al año en muchas empresas se multiplica por dos o se calcula en 120.000 dólares al año. Esto suele incluir los impuestos sobre las nóminas, las prestaciones, las vacaciones, los seguros, los costes del edificio, las bajas por enfermedad, los directivos, los RRHH y las tecnologías de la información. Sin embargo, Anthony dedicó bastante tiempo a presupuestar y conocía el coste de los efectivos de su departamento.
Su ahorro fue de 120.000 dólares al año y la solución SaaS de unos 8.000 dólares al año. Antes de adquirir el software SaaS, había obtenido la aprobación para contratar a un agente más del servicio de asistencia. Había suficiente tiempo libre entre todos los agentes ahora que podía ver claramente que su retorno era:
120.000 dólares de ahorro anual – 8.000 dólares de suscripción anual = 112.000 dólares de rentabilidad anual
Una empresa de calefacción, ventilación y aire acondicionado pasa de tener usuarios de teléfonos inteligentes frustrados a ahorrar 240.000 dólares al año.
El héroe del servicio de asistencia informática ahorró a su empresa 240.000 dólares al año.
Dan trabaja en el departamento de informática de una gran empresa de climatización. Con unos 700 usuarios de teléfonos inteligentes en Microsoft 365 y un rápido crecimiento en su empresa, no podían seguir el ritmo de los cambios de contactos en las libretas de direcciones de los teléfonos inteligentes.
La antigua forma
Cada usuario de teléfono inteligente añadía y eliminaba contactos cuando un nuevo compañero de trabajo era contratado o dejaba la empresa. Se dedicó mucho tiempo a editar a mano las listas de contactos. Podía tomar de 10 a 20 minutos por semana sólo para mantenerse al día con los cambios.
El nuevo camino
Gracias a Microsoft 365 Grupos, la creación de listas de contactos se automatiza en cientos de smartphones en función de la pertenencia al grupo y la región geográfica. Todo el procedimiento está ahora tan automatizado que los nuevos contactos del personal se añaden de forma invisible a los teléfonos móviles de toda la empresa.
El antiguo resultado
Cuando alguien se olvidaba de actualizar su lista de contactos, podía haber una penalización más tarde cuando había que hacer una llamada importante. Cuando los nuevos empleados llamaban a sus compañeros de trabajo, las llamadas parecían spam, ya que rara vez podían permitirse atender las llamadas a menos que fueran relevantes.
El nuevo resultado
Los usuarios que trabajan sobre el terreno llaman y envían mensajes de texto a los nuevos empleados sin que se den cuenta de las docenas de actualizaciones que se añaden mágicamente a su teléfono inteligente cada mes. La propia empresa estima que el ahorro de mano de obra supera fácilmente los 40 minutos al mes y eso ignora por completo el enorme ahorro de energía que obtienen los empleados cada vez que acceden a la agenda de su teléfono móvil.
El rendimiento total de la inversión es de 242.000 dólares al año.
Para una empresa de tamaño medio, con 700 empleados, la incorporación y la baja del personal puede requerir unas 50 actualizaciones de los contactos del teléfono móvil cada mes. La automatización de las actualizaciones de los contactos de los teléfonos móviles puede ahorrar a los empleados entre 8 y 12 horas al año en tareas de poca importancia y darles las herramientas que necesitan para hacer su trabajo.
Sobre el «nuevo resultado»: La incorporación de IT existente ya ha añadido nuevos empleados a un grupo de distribución con un objetivo geográfico específico. La automatización de la lista de contactos se derivó de estos grupos. De este modo, no se requería ninguna intervención humana (ni de los informáticos ni de los usuarios finales) para añadir nuevos empleados o para dar de baja a los empleados separados.
Cálculo del ahorro de costes: El coste de un empleado que cobra 60.000 dólares al año en muchas empresas se multiplica por dos o se calcula en 120.000 dólares al año. Esto suele incluir los impuestos sobre las nóminas, las prestaciones, las vacaciones, los seguros, los costes del edificio, las bajas por enfermedad, los directivos, los RRHH y las tecnologías de la información. Utilizando un cálculo conservador y asumiendo que los gastos generales sólo añaden un 50% al coste del salario, el coste de este empleado es de 45 dólares por hora. Los empleados pueden ahorrar entre 10 y 20 minutos a la semana cuando no tienen que hacer ningún mantenimiento de los contactos.
| Coste de los empleados para la empresa | |
| $60,000 | Salario base hipotético |
| 50% | Gastos generales (de baja cuantía) |
| $30,000 | Gastos generales en dólares |
| Cálculo del coste por hora | |
| $90,000 | Coste total por año |
| 2,000 | Horas de trabajo en un año |
| $45 | Coste por hora con carga total |
| Ahorro de mano de obra con la automatización de la lista de contactos | |
| 8 horas | Ahorro (cada año) |
| $360 | Ahorro anual por empleado |
| 700 | Número de empleados |
| $252,000 | Ahorro total gracias a la reducción del personal |
| $10,000 | Automatización, coste total de propiedad 1 año |
| x | |
| $242,000 | Rendimiento neto de la inversión |
Una consultora con 5.000 usuarios en Microsoft 365 ahorra 450.000 dólares en costes de movilidad
Una empresa de consultoría internacional pasa de la frustración y el despilfarro de cientos de horas a ahorrar 450.000 euros al año y a mejorar drásticamente la satisfacción de los empleados.
La empresa cuenta con 4.000 consultores que trabajan en todo el mundo. Como los clientes también son internacionales, los proyectos abarcan todo el mundo. Llegar a colegas lejanos es una tarea rutinaria.
Dado que los consultores trabajan en casa y en las instalaciones de los clientes, el reto era un determinado tipo de acceso al directorio corporativo desde los teléfonos móviles.
Un mensaje recurrente de los consultores fue la necesidad imperiosa de aprovechar la identificación de llamadas en sus teléfonos. Si todo el directorio de empleados estuviera en su libreta de direcciones, eso sería posible.
¿Cómo puede un usuario añadir los 5.000 contactos a su libreta de direcciones para que la identificación de llamadas sea efectiva? Y lo que es más importante, ¿cómo se mantienen actualizados esos contactos?
Dedicar una hora al mes a mantener actualizadas sus libretas de direcciones, no era realista para mantenerse al día con los cambios.
El equipo de IT intervino y utilizó algunos procedimientos de importación masiva y procedimientos de scripting. No pudieron obtener una solución sólida. Por ejemplo, la aplicación que construyeron requirió 150 horas de desarrollo. Cuando se ejecutaba, las actualizaciones de los contactos tardaban 20 minutos en procesar cada buzón. Son 55 días para actualizar todos los buzones. Cuando ocasionalmente fallaba, básicamente se iniciaba un «incendio forestal» tan caliente que hasta el CIO sentía el calor.
Estaban considerando tres opciones que eran todas terribles:
1) Ignorar el problema. Siga contra viento y marea. Diga a los usuarios que mantengan actualizados sus propios contactos.
2) Utilizar un método de actualización más exigente (arrastrar y soltar en Outlook) sólo para los usuarios más ruidosos.
3) Seguir invirtiendo más recursos en la aplicación desarrollada en la empresa.
No podían vivir con ninguna de esas opciones. Necesitaban un resultado mejor.
Eligieron una solución SaaS que eliminaba todos los inconvenientes con resultados consistentes y tenía un coste de adquisición muy razonable.
La antigua forma
El personal de IT estaba enviando manualmente los contactos a cada uno de los 4000 teléfonos de los empleados. Usando varias técnicas que no eran efectivas, estaba tomando más de 100 horas al mes.
El esfuerzo inútil estaba devolviendo la carga a los usuarios, lo que supuso otra pérdida colectiva de 350 horas al mes para quienes realizaban manualmente las actualizaciones de los contactos.
El nuevo camino
Una aplicación SaaS de terceros sincroniza la Lista Global de Direcciones de los empleados con 4.000 buzones de correo en Microsoft 365.
El antiguo resultado
Los usuarios se sentían frustrados por no poder acceder a la lista global de direcciones de la empresa en sus teléfonos inteligentes. Para agravar la frustración por la falta de contactos precisos de la empresa, los empleados filtraban y perdían regularmente las llamadas debido a la falta de identificación de las mismas. La accesibilidad de los nuevos consultores y los cambios de contacto causaron problemas adicionales.
Estas reiteradas quejas no cayeron en saco roto, y los técnicos dedicaron cientos de horas anuales a tratar de mitigar este problema.
Se perdían llamadas, no se respondía a las llamadas de los clientes, los proyectos se retrasaban y el departamento de IT perdía mucho tiempo proporcionando una solución provisional.
El nuevo resultado
El personal de consultoría de todo el mundo disfruta ahora de la posibilidad de llamar o enviar un mensaje de texto a cualquier compañero de trabajo con unas pocas teclas. Las llamadas entrantes muestran el nombre, la foto y el cargo de los colaboradores. Se acabaron los mensajes de texto anónimos.
Cuando un nuevo empleado se incorpora a la empresa, un contacto cambia o alguien se marcha, la nueva información se rellena automáticamente en todos los teléfonos móviles. Los nuevos consultores son inmediatamente localizables y tienen todo el directorio de la empresa en su teléfono móvil el primer día.
Los informáticos ya no pierden el tiempo actualizando estos contactos, liberando tiempo para otros proyectos.
El retorno de la inversión se estima en 450.000 dólares. A medida que la empresa crece, el retorno de la inversión aumenta.
Una empresa de más de 5.000 personas puede tener fácilmente cientos de cambios de contacto cada mes. Al utilizar una solución de sincronización de la lista global de direcciones, se eliminó una barrera para la productividad de los usuarios.
Sin embargo, los beneficios van más allá, ya que, además de los beneficios técnicos y financieros de la solución, hay otra ventaja oculta: la satisfacción de los empleados. «Hecho para ti» es una gran victoria para el departamento de IT. Nadie quiere estar añadiendo, editando y borrando de las listas de contactos.
Cálculo del ahorro de costes: Con 4.000 empleados luchando regularmente para encontrar contactos internos, significaba una cantidad significativa de tiempo perdido en la búsqueda de números de teléfono. Si cada empleado tuviera un solo número de teléfono perdido cada mes, perdiendo cinco minutos de tiempo en la búsqueda de datos, la empresa estaría perdiendo 333 horas de tiempo cada mes.
4.000 empleados x 5 minutos al mes = 20.000 minutos perdidos al mes.
Con 2.000 horas de trabajo en un año, eso equivale al coste de dos consultores a tiempo completo.
Dado que el coste total de cada consultor es de unos 250.000 dólares al año, la empresa puede ahorrar casi 500.000 dólares.
La solución les costó 50.000 dólares, lo que supone un retorno de la inversión de 10 veces el costo.
Esto es antes de tener en cuenta el coste comercial de las llamadas perdidas de los clientes potenciales y los costes de oportunidad de facturar esas horas perdidas.
Debido a todos estos factores, la consultora calcula que con la solución se ahorran más de 450.000 dólares anuales.
