Este contenido es específicamente para los profesionales de Microsoft 365 / Exchange que gestionan 100 o más usuarios

Vea cómo diferentes profesionales de IT fueron capaces de encontrar una fuente de fricción para los usuarios de teléfonos inteligentes e implementar una solución que superó las expectativas de los usuarios, y redujo las llamadas al servicio de asistencia con un rápido retorno de la inversión.

Ethan B.

Usuaria pionera

Antes de

«Nuestro mayor problema era no tener los contactos de nuestro GAL accesibles para todos en sus teléfonos.»

Después de la sincronización centralizada de contactos

«Esto se convirtió en un proceso sin esfuerzo y los resultados han sido fantásticos. Creamos grupos de contactos para los usuarios de los diferentes departamentos de nuestra organización sin ninguna participación por su parte»

Duración de la implementación

4 horas

Fuente

Ed H.

Usuaria pionera

Antes de

Hemos luchado durante años para poder llevar los contactos a los dispositivos móviles de los usuarios finales. Teníamos una persona que, literalmente, formaba parte de sus tareas el mantener los CSV de todos los empleados e importarlos a los buzones para que aparecieran en los contactos del teléfono móvil. Y si uno cambiara, tendrían que actualizar todos los buzones de los usuarios o comunicar el cambio a los usuarios finales. Una completa pérdida de tiempo.

Después de la sincronización centralizada de contactos

CiraSync eliminó la necesidad de este trabajo inútil e hizo que fuera muy sencillo mantener contactos precisos y actualizados en TODOS los dispositivos móviles.

Duración de la implementación

4 horas

Fuente

Doran B.

Usuaria pionera

Antes de

Buscamos un producto para hacer esto durante mucho tiempo e incluso invertimos una cantidad ridícula de dinero para que alguien nos construyera una aplicación/sitio basado en Azure para hacer la sincronización, que finalmente dejó de funcionar después de las actualizaciones y cambios de Azure.

Después de la sincronización centralizada de contactos

Pudimos empezar a sincronizar rápida y fácilmente una lista de teléfonos de la empresa con todos nuestros usuarios de iPhone.
Estamos muy contentos de haber encontrado CiraSync. Ha hecho exactamente lo que queríamos que hiciera y sé que puede hacer más. Y tiene un precio razonable.

Duración de la implementación

1 hora

Fuente

Capterra

Más información

Una empresa de construcción con 1.500 usuarios de Microsoft 365′ reduce 120.000 dólares en gastos de mesa de ayuda

CIO ahorra decenas de horas de tiempo del servicio de asistencia técnica cada semana y elimina las quejas de los usuarios de teléfonos móviles.

Incluso antes de ser ascendido a CIO, Anthony se había dado cuenta muchos años antes de que si su equipo podía actualizar de forma centralizada los contactos de Outlook para los usuarios de teléfonos inteligentes, esos usuarios serían más productivos y eso se traduciría en menos llamadas al servicio de asistencia.

La antigua forma

Antigua forma

El servicio de asistencia técnica actualizaba manualmente los contactos de unos 600 usuarios de teléfonos móviles mediante la función de arrastrar y soltar y la importación de CSV.

El nuevo camino

Nuevo camino

La lista de contactos de la carpeta pública se sincroniza con los contactos de Outlook de cada teléfono móvil, cada noche, mediante una solución SaaS.

El antiguo resultado

Antiguo resultado

Muchos usuarios recibían las actualizaciones con tan poca frecuencia que llamaban al servicio de asistencia para informar de que faltaban los datos de contacto o eran erróneos. El agente del servicio de asistencia asignado al ticket tenía que montar la carpeta de contactos del usuario, limpiarla y arrastrar la carpeta pública para copiar todos los contactos más recientes. Apenas había tiempo para cubrir al personal directivo. No había informes para saber qué buzones estaban desactualizados.

En algunos casos, el agente del servicio de asistencia podía olvidarse de limpiar los contactos antiguos y el usuario del teléfono móvil tendría duplicados. Verían dos de cada uno en su agenda. El 50% de las veces, estos usuarios llamaban al número equivocado.

El CIO estimó que se necesitaba el equivalente a un ETC (Equivalente a Tiempo Completo) para hacer un trabajo menos que adecuado para mantener los contactos actualizados. Ya sabía que el coste total de un técnico del servicio de asistencia era de 120.000 dólares.

El nuevo resultado

La lista maestra de contactos de los empleados se actualiza a lo largo del día; un asistente administrativo añade nuevos empleados y elimina o actualiza religiosamente esta carpeta de contactos públicos.

Cuando se incorpora un nuevo empleado, el servicio de asistencia ni siquiera tiene que pensar en los contactos de los teléfonos inteligentes. Los contactos de los nuevos contratados se sincronizan automáticamente en su primer día. Y lo que es más importante, todos reciben los datos de contacto de la nueva persona.

El retorno de la inversión total es superior a 120.000 dólares al año y sigue aumentando a medida que la empresa crece.

Fue entonces cuando Anthony empezó a dar instrucciones al servicio de asistencia para que rellenara las carpetas de contactos de Outlook en los buzones VIP. El equipo apenas podía creer que tuviera que hacer esto. Después de todo, «¡es responsabilidad de cada usuario actualizar sus malditos contactos!» ¿Quién podría discutir eso?

En ese momento, sólo había 50 personas con teléfonos móviles. El personal del servicio de asistencia técnica arrastraría y soltaría la carpeta pública en la carpeta de contactos de cada usuario. Era un poco incómodo, pero cumplía su función, aunque los contactos sólo se actualizaran una vez al mes.

Al resolver de forma proactiva los problemas de los altos directivos y VIP de la empresa, Anthony no hacía más que añadir a su lista de logros que aportaban un gran valor a la empresa. Sus ascensos fueron inevitables.

Sin embargo, debido a las adquisiciones y al crecimiento orgánico, la empresa tenía ahora que gestionar 1.500 usuarios y 600 tenían teléfonos inteligentes de la empresa. Actualizar los contactos de los usuarios mediante el proceso manual llevaba decenas de horas al mes.

Siendo realistas, el equipo del servicio de asistencia técnica sólo podría atender a los usuarios una vez cada pocos meses. Eso significaba que la calidad de los contactos se veía seriamente comprometida.

Fue entonces cuando Anthony se puso a buscar una solución automatizada para sincronizar la lista maestra de contactos de los empleados con todos los teléfonos móviles. Localizó una solución SaaS que se integraba estrechamente con Microsoft 365 y su equipo pudo configurar rápidamente la sincronización para los 600 usuarios de teléfonos móviles en cuestión de minutos. La primera noche que se ejecutó, tardó 11 horas y creó 900.000 contactos.

1500 contactos de empleados * 600 usuarios de smartphones = 900.000 contactos

Sobre el «nuevo resultado»: En términos sencillos, una persona hace ahora el trabajo de 600 personas. Todos los teléfonos inteligentes se actualizan a diario y el servicio de asistencia no tiene que hacer nada más que el proceso normal de incorporación de nuevos empleados.

Cálculo del ahorro de costes: El coste total de un empleado que cobra 60.000 dólares al año en muchas empresas se multiplica por dos o se calcula en 120.000 dólares al año. Esto suele incluir los impuestos sobre las nóminas, las prestaciones, las vacaciones, los seguros, los costes del edificio, las bajas por enfermedad, los directivos, los RRHH y las tecnologías de la información. Sin embargo, Anthony dedicó bastante tiempo a presupuestar y conocía el coste de los efectivos de su departamento.

Su ahorro fue de 120.000 dólares al año y la solución SaaS de unos 8.000 dólares al año. Antes de adquirir el software SaaS, había obtenido la aprobación para contratar a un agente más del servicio de asistencia. Había suficiente tiempo libre entre todos los agentes ahora que podía ver claramente que su retorno era:

120.000 dólares de ahorro anual – 8.000 dólares de suscripción anual = 112.000 dólares de rentabilidad anual

Una empresa de calefacción, ventilación y aire acondicionado pasa de tener usuarios de teléfonos inteligentes frustrados a ahorrar 240.000 dólares al año.

El héroe del servicio de asistencia informática ahorró a su empresa 240.000 dólares al año.

Dan trabaja en el departamento de informática de una gran empresa de climatización. Con unos 700 usuarios de teléfonos inteligentes en Microsoft 365 y un rápido crecimiento en su empresa, no podían seguir el ritmo de los cambios de contactos en las libretas de direcciones de los teléfonos inteligentes.

La antigua forma

Antigua forma

Cada usuario de teléfono inteligente añadía y eliminaba contactos cuando un nuevo compañero de trabajo era contratado o dejaba la empresa. Se dedicó mucho tiempo a editar a mano las listas de contactos. Podía tomar de 10 a 20 minutos por semana sólo para mantenerse al día con los cambios.

El nuevo camino

Nuevo camino

Gracias a Microsoft 365 Grupos, la creación de listas de contactos se automatiza en cientos de smartphones en función de la pertenencia al grupo y la región geográfica. Todo el procedimiento está ahora tan automatizado que los nuevos contactos del personal se añaden de forma invisible a los teléfonos móviles de toda la empresa.

El antiguo resultado

Antiguo resultado

Cuando alguien se olvidaba de actualizar su lista de contactos, podía haber una penalización más tarde cuando había que hacer una llamada importante. Cuando los nuevos empleados llamaban a sus compañeros de trabajo, las llamadas parecían spam, ya que rara vez podían permitirse atender las llamadas a menos que fueran relevantes.

El nuevo resultado

Los usuarios que trabajan sobre el terreno llaman y envían mensajes de texto a los nuevos empleados sin que se den cuenta de las docenas de actualizaciones que se añaden mágicamente a su teléfono inteligente cada mes. La propia empresa estima que el ahorro de mano de obra supera fácilmente los 40 minutos al mes y eso ignora por completo el enorme ahorro de energía que obtienen los empleados cada vez que acceden a la agenda de su teléfono móvil.

El rendimiento total de la inversión es de 242.000 dólares al año.

Para una empresa de tamaño medio, con 700 empleados, la incorporación y la baja del personal puede requerir unas 50 actualizaciones de los contactos del teléfono móvil cada mes. La automatización de las actualizaciones de los contactos de los teléfonos móviles puede ahorrar a los empleados entre 8 y 12 horas al año en tareas de poca importancia y darles las herramientas que necesitan para hacer su trabajo.

Sobre el «nuevo resultado»: La incorporación de IT existente ya ha añadido nuevos empleados a un grupo de distribución con un objetivo geográfico específico. La automatización de la lista de contactos se derivó de estos grupos. De este modo, no se requería ninguna intervención humana (ni de los informáticos ni de los usuarios finales) para añadir nuevos empleados o para dar de baja a los empleados separados.

Cálculo del ahorro de costes: El coste de un empleado que cobra 60.000 dólares al año en muchas empresas se multiplica por dos o se calcula en 120.000 dólares al año. Esto suele incluir los impuestos sobre las nóminas, las prestaciones, las vacaciones, los seguros, los costes del edificio, las bajas por enfermedad, los directivos, los RRHH y las tecnologías de la información. Utilizando un cálculo conservador y asumiendo que los gastos generales sólo añaden un 50% al coste del salario, el coste de este empleado es de 45 dólares por hora. Los empleados pueden ahorrar entre 10 y 20 minutos a la semana cuando no tienen que hacer ningún mantenimiento de los contactos.

	Coste de los empleados para la empresa
$60,000	Salario base hipotético
50%	Gastos generales (de baja cuantía)
$30,000	Gastos generales en dólares

	Cálculo del coste por hora
$90,000	Coste total por año
2,000	Horas de trabajo en un año
$45	Coste por hora con carga total

	Ahorro de mano de obra con la automatización de la lista de contactos
8 horas	Ahorro (cada año)
$360	Ahorro anual por empleado
700	Número de empleados

$252,000	Ahorro total gracias a la reducción del personal
$10,000	Automatización, coste total de propiedad 1 año
	x
$242,000	Rendimiento neto de la inversión

Dan nos muestra una instantánea de las actualizaciones de contactos de los últimos 30 días para su inquilino de Microsoft 365 y se puede ver que hubo unos 130.000 cambios de contactos. Si se mide a un empleado que realiza estos cambios a 2 minutos por contacto, serían 260.000 cambios para un total de 520.000 minutos u 8.667 horas de trabajo. ¡Esto supondría 390.015 dólares en sólo un mes!

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Una consultora con 5.000 usuarios en Microsoft 365 ahorra 450.000 dólares en costes de movilidad

Una empresa de consultoría internacional pasa de la frustración y el despilfarro de cientos de horas a ahorrar 450.000 euros al año y a mejorar drásticamente la satisfacción de los empleados.

La empresa cuenta con 4.000 consultores que trabajan en todo el mundo. Como los clientes también son internacionales, los proyectos abarcan todo el mundo. Llegar a colegas lejanos es una tarea rutinaria.

Dado que los consultores trabajan en casa y en las instalaciones de los clientes, el reto era un determinado tipo de acceso al directorio corporativo desde los teléfonos móviles.

Un mensaje recurrente de los consultores fue la necesidad imperiosa de aprovechar la identificación de llamadas en sus teléfonos. Si todo el directorio de empleados estuviera en su libreta de direcciones, eso sería posible.

¿Cómo puede un usuario añadir los 5.000 contactos a su libreta de direcciones para que la identificación de llamadas sea efectiva? Y lo que es más importante, ¿cómo se mantienen actualizados esos contactos?

Dedicar una hora al mes a mantener actualizadas sus libretas de direcciones, no era realista para mantenerse al día con los cambios.

El equipo de IT intervino y utilizó algunos procedimientos de importación masiva y procedimientos de scripting. No pudieron obtener una solución sólida. Por ejemplo, la aplicación que construyeron requirió 150 horas de desarrollo. Cuando se ejecutaba, las actualizaciones de los contactos tardaban 20 minutos en procesar cada buzón. Son 55 días para actualizar todos los buzones. Cuando ocasionalmente fallaba, básicamente se iniciaba un «incendio forestal» tan caliente que hasta el CIO sentía el calor.

Estaban considerando tres opciones que eran todas terribles:
1) Ignorar el problema. Siga contra viento y marea. Diga a los usuarios que mantengan actualizados sus propios contactos.
2) Utilizar un método de actualización más exigente (arrastrar y soltar en Outlook) sólo para los usuarios más ruidosos.
3) Seguir invirtiendo más recursos en la aplicación desarrollada en la empresa.

No podían vivir con ninguna de esas opciones. Necesitaban un resultado mejor.

Eligieron una solución SaaS que eliminaba todos los inconvenientes con resultados consistentes y tenía un coste de adquisición muy razonable.

La antigua forma

Antigua forma

El personal de IT estaba enviando manualmente los contactos a cada uno de los 4000 teléfonos de los empleados. Usando varias técnicas que no eran efectivas, estaba tomando más de 100 horas al mes.

El esfuerzo inútil estaba devolviendo la carga a los usuarios, lo que supuso otra pérdida colectiva de 350 horas al mes para quienes realizaban manualmente las actualizaciones de los contactos.

El nuevo camino

Nuevo camino

Una aplicación SaaS de terceros sincroniza la Lista Global de Direcciones de los empleados con 4.000 buzones de correo en Microsoft 365.

El antiguo resultado

Antiguo resultado

Los usuarios se sentían frustrados por no poder acceder a la lista global de direcciones de la empresa en sus teléfonos inteligentes. Para agravar la frustración por la falta de contactos precisos de la empresa, los empleados filtraban y perdían regularmente las llamadas debido a la falta de identificación de las mismas. La accesibilidad de los nuevos consultores y los cambios de contacto causaron problemas adicionales.

Estas reiteradas quejas no cayeron en saco roto, y los técnicos dedicaron cientos de horas anuales a tratar de mitigar este problema.

Se perdían llamadas, no se respondía a las llamadas de los clientes, los proyectos se retrasaban y el departamento de IT perdía mucho tiempo proporcionando una solución provisional.

El nuevo resultado

El personal de consultoría de todo el mundo disfruta ahora de la posibilidad de llamar o enviar un mensaje de texto a cualquier compañero de trabajo con unas pocas teclas. Las llamadas entrantes muestran el nombre, la foto y el cargo de los colaboradores. Se acabaron los mensajes de texto anónimos.

Cuando un nuevo empleado se incorpora a la empresa, un contacto cambia o alguien se marcha, la nueva información se rellena automáticamente en todos los teléfonos móviles. Los nuevos consultores son inmediatamente localizables y tienen todo el directorio de la empresa en su teléfono móvil el primer día.

Los informáticos ya no pierden el tiempo actualizando estos contactos, liberando tiempo para otros proyectos.

El retorno de la inversión se estima en 450.000 dólares. A medida que la empresa crece, el retorno de la inversión aumenta.

Una empresa de más de 5.000 personas puede tener fácilmente cientos de cambios de contacto cada mes. Al utilizar una solución de sincronización de la lista global de direcciones, se eliminó una barrera para la productividad de los usuarios.

Sin embargo, los beneficios van más allá, ya que, además de los beneficios técnicos y financieros de la solución, hay otra ventaja oculta: la satisfacción de los empleados. «Hecho para ti» es una gran victoria para el departamento de IT. Nadie quiere estar añadiendo, editando y borrando de las listas de contactos.

Cálculo del ahorro de costes: Con 4.000 empleados luchando regularmente para encontrar contactos internos, significaba una cantidad significativa de tiempo perdido en la búsqueda de números de teléfono. Si cada empleado tuviera un solo número de teléfono perdido cada mes, perdiendo cinco minutos de tiempo en la búsqueda de datos, la empresa estaría perdiendo 333 horas de tiempo cada mes.

4.000 empleados x 5 minutos al mes = 20.000 minutos perdidos al mes.

Son 333 horas al mes. Con 12 meses al año, son 4.000 horas desperdiciadas anualmente.

Con 2.000 horas de trabajo en un año, eso equivale al coste de dos consultores a tiempo completo.

Dado que el coste total de cada consultor es de unos 250.000 dólares al año, la empresa puede ahorrar casi 500.000 dólares.

La solución les costó 50.000 dólares, lo que supone un retorno de la inversión de 10 veces el costo.

Esto es antes de tener en cuenta el coste comercial de las llamadas perdidas de los clientes potenciales y los costes de oportunidad de facturar esas horas perdidas.

Debido a todos estos factores, la consultora calcula que con la solución se ahorran más de 450.000 dólares anuales.

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Este contenido es específicamente para los profesionales de Microsoft 365 / Exchange que gestionan 100 o más usuarios

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