Synchronisieren Sie einen freigegebenen Kontakt und Kalender mit dem iPhone
Ich habe mit einigen Exchange Server-Administratoren gesprochen, die einen freigegebenen Kalender oder sogar einen freigegebenen Outlook-Kontaktordner benötigen und außerdem Daten von iPhones aus zugänglich machen müssen. Vielleicht haben sie 10 oder 15 Benutzer mit iPhones und iPads. Es gibt eine schnelle und einfache Lösung, die funktioniert, solange Sie es nicht übertreiben und versuchen, zu viele Smartphone-Benutzer hinzuzufügen.
Wenn Sie eine Lösung auf Unternehmensniveau benötigen, lesen Sie diesen Blogbeitrag zur Synchronisierung eines öffentlichen Ordnerkalenders mit vielen Smartphones. Wenn Sie Office 365 verwenden, ist CiraSync Personal Edition kostenlos.
Der Ansatz besteht darin, ein freigegebenes Postfach zu erstellen, das einen freigegebenen Kontakt- und einen freigegebenen Kalenderordner enthält. Sie müssen alle erforderlichen Outlook-Kontakte und Kalenderelemente mithilfe eines Outlook-Desktops in dieses Postfach verschieben. Für dieses Beispiel nehmen wir an, dass die E-Mail-Adresse GrpMbx@widgetcorp.com lautet.
Als Nächstes müssen Sie jedes iPhone persönlich in die Hand nehmen, um die iOS-Einstellungen zu konfigurieren. Beginnen Sie jedoch zunächst mit Ihrem eigenen iPhone. Auch wenn Sie nicht einer der Hauptbenutzer des freigegebenen Postfachs sind, müssen Sie diese Benutzer wahrscheinlich unterstützen, also beginnen Sie mit Ihrem Telefon.
Wählen Sie auf dem Bildschirm „Einstellungen“ die Option Mail, Kontakte und Kalender. Fügen Sie ein sekundäres Konto für den Exchange-Mailserver hinzu, indem Sie die Anmeldeinformationen für das freigegebene Postfach verwenden. Wenn Sie das Konto einrichten, verwenden Sie nicht die Standardbeschreibung „Exchange“, sondern einen leicht identifizierbaren Namen. Zum Beispiel wird „Widget Freigegebenes Postfach“ jedem Benutzer angezeigt, wenn er Kontakte oder einen Kalender auswählt.
Fügen Sie ein freigegebenes Postfach für iPhone-Kontakte hinzu
Beachten Sie im folgenden Beispiel die roten Pfeile. Wir deaktivieren die iOS-Synchronisierung für Mail, Erinnerungen und Notizen. Ich empfehle Ihnen, dies zu Beginn so einfach wie möglich zu halten und genau das zu synchronisieren, was Sie benötigen.
Synchronisieren Sie nur iPhone-Kontakte und -Kalender
Ich empfehle Ihnen, diese Konfiguration für jeden einzelnen Benutzer selbst durchzuführen. Wenn Sie diese Anweisungen und das Passwort an alle Benutzer weitergeben, wird es zum Allgemeinwissen. Selbst Mitarbeiter, die das freigegebene Postfach nicht verwenden sollen, werden das Passwort kennen. Wenn Sie das Passwort vertraulich behandeln, vermeiden Sie viele mögliche Sicherheitsverletzungen. Murphys Gesetz garantiert, dass dies immer zum ungünstigsten Zeitpunkt für Ihren Geschäftsbetrieb geschieht. Wenn sich mehrere Benutzer in einem entfernten Büro befinden, finden Sie eine vertrauenswürdige Person, mit der Sie das Passwort teilen können.
Sobald dies für Ihre Benutzer eingerichtet ist, können sie den freigegebenen Kalender auswählen, Änderungen daran vornehmen und dasselbe für die freigegebenen Kontakte tun.
Dies ist eine ziemlich großartige Funktion, aber gleichzeitig lässt sie sich nicht auf große Benutzerzahlen skalieren. Es gibt zunächst den Wartungs- und Supportaspekt, wenn zwei oder drei Dutzend iPhones mit einem einzigen Postfach verbunden sind. Insbesondere wenn eine Person diese Geräte persönlich konfigurieren muss. Es kann auch ein Drosselungsproblem mit dem Exchange Server geben. Bei Office 365 und Exchange 2013 können Sie beispielsweise die Drosselung nicht einmal ändern. Das Überschreiten der Grenzwerte kann bedeuten, dass die Synchronisierung mit Kalender- oder Kontaktelementen verloren geht.
Wenn Sie eine besser skalierbare Unternehmenslösung ausprobieren möchten, lesen Sie bitte meinen aktuellen Blogbeitrag darüber, wie Sie Kontakte aus einem öffentlichen Ordner mit einem iPhone synchronisieren. Obwohl dieser Artikel über öffentliche Ordner als Synchronisierungsquelle und öffentliche Android Exchange-Kalender spricht, können Sie genauso einfach Kontakte in einem freigegebenen Postfach verwenden.
