CiraSync ist wahrscheinlich der einzige Service zur Kontaktsynchronisierung für Office 365, der es möglich macht, Kontakte unterschiedlicher Quellenstandorte zu synchronisieren und zusammenzuführen.
Sie können Kontakte aus der globalen Adressliste, öffentlichen Ordnern und freigegebenen Postfächern in einem einzigen Zielordner kombinieren. Es ist eine intelligente Fusion, denn die Kontakte werden nicht einfach hinzugefügt und es entsteht kein größerer Ordner. Bei der Zusammenführung wird nach den gleichen E-Mail-Adressen gesucht. Die Kontakte werden auf Feldebene zusammengeführt.
Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele und eine Erklärung, wie die CiraSync-Zusammenführung funktioniert.
Beispiel einer Mitarbeiterkontaktliste
Angenommen die Geschäftstelefonnummern, die Titel und die Geschäftsadressen der globalen Adressliste von Office 365 sind auf dem neuesten Stand.
Mit CiraSync können Sie einen Synchronisierungsvorgang konfigurieren und diese Mitarbeiterkontaktliste an jedes einzelne Smartphone der Benutzer Ihres Office 365 Tenant pushen. Es dauert buchstäbliche eine Minute, es einzurichten und die Synchronisierungsaufgabe im Hintergrund für hunderte Benutzer Ihres Tenant zu starten.
Jetzt möchte die Personalleiterin auch die ICE Informationen wie Ehemann, Ehefrau, Privattelefon und Privatadresse für alle Vorgesetzten und die Führungskräfte pushen. Sie hat die Details der Privatadressen im freigegebenen Postfach veröffentlicht, das sich im Kontaktordner der HR-Leiterin befindet. In diesem Fall gibt es zwei Kontaktlisten, die genau denselben Kontakt-Unterordner haben.
Sie richten mit CiraSync einen zweiten Synchronisierungsvorgang des freigegebenen Postfachs ein, diesmal eine Verteilergruppe namens ALLE Vorgesetzten. CiraSync führt die globale Adressliste und den freigegebenen Kontaktordner für jeden einzelnen Vorgesetzten zusammen.
Wenn mehrere Kontaktlisten in denselben Zielordner jedes einzelnen Benutzer-Postfachs geschrieben werden, kann es zu Konflikten kommen. Die grünen Pfeile auf dem Schnappschuss oben zeigen, dass der freigegebene Ordner Vorrang hat und das kann hier konfiguriert werden:
In unserem Fall hat die Personalleiterin beim Hinzufügen der ICE-Informationen einen Ordner mit völlig anderen Feldern erstellt, die ordnungsgemäß zu den Kontakten der globalen Adressliste (GAL) hinzugefügt werden müssen.
Sehen wir uns ein anderes Beispiel der Synchronisierung der beiden Ordner an, das eher zu Konflikten führen kann.
Kontaktlistenbeispiel Kunde versus Lieferant
In diesem Beispiel haben wir zwei öffentliche Ordner. Der erste Ordner enthält eine Kontaktliste mit Kunden und Absatzchancen. Der zweite Ordner ist eine praktische Lieferantenliste. Diese Liste benötigen die meisten Smartphone-Benutzer.
Beide Kontaktordner werden mit dem Standard-Kontaktordner in jedem einzelnen Postfach (der Benutzer mit Smartphone) synchronisiert.
Unser Beispielkontakt ist Hans Schmidt aus Acme123. Er ist gleichzeitig Kunde und Lieferant, deshalb sind seine Kontaktinformationen jeweils in beiden Ordnern enthalten. Die Kontaktinformationen wurden jedoch zu unterschiedlichen Zeiten und von unterschiedlichen Mitarbeitern erstellt.
- Im öffentlichen Ordner Lieferanten steht [email protected] mit einer Geschäftstelefonnummer 555-1234.
- Im öffentlichen Ordner Kunden steht [email protected] mit einer Geschäftstelefonnummer 404-555-1234.
- Im öffentlichen Ordner Kunden steht unter [email protected] außerdem die Geschäftsadresse Hauptstraße Nr. 456.
- Im öffentlichen Ordner Lieferanten steht unter [email protected] keine Geschäftsadresse.
CiraSync synchronisiert alle Felder der beiden Kontakte in jedem einzelnen Zielordner in einem einzigen Kontakt. Wenn zum Beispiel eine Geschäftsadresse im Kundenordner steht, aber keine Geschäftsadresse im Lieferantenordner, würde der Zielkontakt alle Felder zusammenführen und die optimale verfügbare Geschäftsadresse enthalten.
| Erstes | Letztes | E-Mail-Adresse 1 | Tel. geschäftl. | Straße geschäftl. | Stadt geschäftl. | |
| Lieferanten | H | Schmidt | [email protected] | 555-1234 | ||
| Kunden | Hans | [email protected] | 404-555-1234 | Hauptstraße 456 | Berlin | |
| Zusammengeführt | Hans | Schmidt | [email protected] | 404-555-1234 | Hauptstraße 456 | Berlin |
Aufgrund des Konflikts beim Geschäftstelefon weiß CiraSync nicht, welche Quelle die richtige Telefonnummer erhält.
Wenn sich Ihr Unternehmen stärker auf die Pflege akkurater Kundenprofile konzentriert, werden Sie den Kundenkontakten eher vertrauen als Ihren Lieferantenkontakten.
Sie teilen CiraSync mit, dass der Ordner mit den Kundenkontakten höhere Priorität hat. Bei einem Konflikt werden die betreffenden Felder im Kundenordner in den Zielkontakt jedes einzelnen Benutzer-Postfachs geschrieben.
Im Beispiel oben würde [email protected] bei jedem einzelnen Benutzer mit der Geschäftstelefonnummer 303-555-1234 aufgeführt.
