Zusammenfassung
Simplatech bietet eine Reihe von IT-Beratungsleistungen für kleine und mittlere Unternehmen an. Der große Landschaftsarchitekt – Stillwater Landscape Management – hatte ein großes Problem. Wie sollten sie für Mitarbeiter, die nie im Büro waren und bei ihrer geschäftlichen Tätigkeit hauptsächlich Smartphones verwendeten, aktualisierte Kontaktinformationen bereitstellen? Nach vielen Recherchen wählte Simplatech CiraSync für die automatisierte Synchronisierung der internen Kontakte in Office 365 für die Fernarbeiter des Unternehmens.
Herausforderungen
Stillwater Landscape Management ist seit neun Jahren im Geschäft und hat im Laufe der Zeit hunderte Mitarbeiter in seinem Adressbuch gesammelt. Die meisten Mitarbeiter sind außerhalb des Büros tätig und erbringen Leistungen der Landschaftsarchitektur und Wartung für gewerbliche Kunden und die von der Homeowners Association (HOA) verwalteten Wohnimmobilien.
Früher betrieb das Unternehmen einen internen Exchange-Server, mit dem nur ein einziges Postfach verbunden war. Sie waren in vieler Hinsicht aus ihrem veralteten Server herausgewachsen und wechselten zu Microsoft Office 365. Mit dem Wechsel begannen die Probleme bei der Synchronisierung der Mitarbeiterkontakte. Office 365 synchronisiert die Kontakte und Kalender auf den Smartphones nicht automatisch. Diese Einschränkung von Office 365 bereitete Simplatech große Kopfschmerzen.
„Jedes Mal, wenn uns ein Mitarbeiter verließ, neu eingestellt wurde oder sich seine Kontaktdaten änderten, mussten wir den Kontakt manuell aktualisieren, damit das Personal vor Ort die richtigen Kontaktinformationen hat“, sagte Paul Spencer, Leitender Ingenieur von Simplatech. „Wenn Mitarbeiter ausscheiden oder bei Fluktuation wäre es ein umständlicher und lästiger manueller Vorgang, das alles zu erfassen. Diese Mitarbeiter sind nie im Büro. Sie haben keinen Computer und verlassen sich zu 100 Prozent darauf, dass sie unterwegs auf ihren Telefonen die richtigen Informationen haben“, sagte er.
„CiraSync tut genau das, was es beim ersten Mal tun soll. Es ist sehr einfach, sofort zu beginnen. Ich kenne kein nützlicheres Tool.“
Paul Spencer, Leitender Ingenieur von Simplatech
Lösung
Spencer musste eine bessere Methode finden und hatte eine Ahnung, dass es auf dem Markt sicher eine Lösung für seine Herausforderungen bei der manuellen Synchronisierung der Kontakte gab. Er recherchierte bei Google und fand CiraSync. Er experimentierte zuerst mit CiraSync und gab eine Telefonnummer in das System ein. Dann stellte er schnell fest, dass das die Lösung war, nach der er Jahre gesucht hatte. „Ich habe nie zuvor ein nützlicheres Tool für unsere spezifische Situation gesehen“, sagte Spencer. „In der Regel werde ich enttäuscht und finde hinter der guten Oberfläche eine furchtbare Ausführung. Bei CiraSync war das nicht der Fall. Es war eine große Hilfe und hat den gesamten, zuvor sehr aufreibenden Prozess verändert.“
Simplatech richtete das Office 365-Konto ein und synchronisierte mit Office 365 die globale Adressliste (GAL) mit dem Adressbuch und wie Spencer es ausdrückte: „Boom, alle waren automatisch aktualisiert.“ Er war begeistert, dass er nicht jeden einzelnen Kontakt kopieren und einfügen musste und eine gut funktionierende Lösung dafür hat. „Bei vielen Tools ist es schön, sie zu haben, aber sie sind nicht entscheidend. Das ist entscheidend“, fuhr Spencer fort.
Bei den ersten Schritten kontaktierte Simplatech den Helpdesk von CiraSync. Sie stellten fest, dass die Support-Mitarbeiter freundlich und hilfsbereit waren und dass der Start sehr einfach war. Sie planen, CiraSync bei allen ihren Kunden einzuführen.
