Résumé
Simplatech propose une gamme de services de conseil informatique aux petites et moyennes entreprises. Leur client d’aménagement paysager à grande échelle, Stillwater Landscape Management, avait un problème à grande échelle : comment fournir des informations de contact à jour aux employés qui ne sont jamais au bureau et qui utilisent leur smartphone comme principal outil commercial. Après de nombreuses recherches, Simplatech a choisi CiraSync pour synchroniser automatiquement les contacts internes dans Office 365 pour la main-d’œuvre distante du client.
Défis
Stillwater Landscape Management est en affaires depuis neuf ans et compte des centaines d’employés dans son carnet d’adresses effectuant des heures supplémentaires. La plupart des employés travaillent à l’extérieur du bureau et fournissent des services d’aménagement paysager et d’entretien à des propriétés résidentielles gérées par l’Association des propriétaires de maison (HOA).
Dans le passé, l’entreprise exploitait un serveur d’échange interne qui ne se connectait qu’à une seule boîte aux lettres. Ils avaient dépassé de nombreux aspects de leur serveur obsolète et sont passés à Microsoft Office 365. Une fois que l’entreprise a basculé, elle a rencontré des problèmes avec la synchronisation des contacts des employés. Office 365 ne synchronise pas automatiquement les contacts et les calendriers sur les téléphones mobiles. Cette limitation d’Office 365 a été un gros casse-tête pour Simplatech.
« Chaque fois qu’un employé partait, était intégré ou qu’un contact changeait, nous devions effectuer les mises à jour manuellement, afin que le personnel sur le terrain ait les bonnes informations de contact », a déclaré Paul Spencer, ingénieur principal, Simplatech. «Lorsque les employés partaient ou s’ils avaient un roulement, cela devenait un processus manuel lourd et ennuyeux à gérer. Ces employés ne sont jamais au bureau, n’ont pas d’ordinateur et dépendent à 100% d’avoir des informations correctes dans leur téléphone lorsqu’ils sont sur la route », a-t-il poursuivi.
« CiraSync fait exactement ce qu’il est censé faire la première fois. Il est très facile de se mettre en route tout de suite. Je n’ai jamais trouvé d’outil plus utile. »
Paul Spencer, Ingénieur Senior, Simplatech
Solution
Spencer avait besoin de trouver un meilleur moyen et avait le pressentiment qu’il devait exister une solution qui pourrait résoudre son défi de synchroniser manuellement les contacts. Il a effectué une recherche sur Google et a trouvé CiraSync. Il a d’abord expérimenté CiraSync en ne mettant qu’un seul numéro de téléphone dans le système et s’est rapidement rendu compte que c’était la solution dont il avait besoin depuis des années. « Je n’ai jamais trouvé d’outil plus utile à utiliser pour une situation spécifique », a déclaré Spencer. « Je suis généralement déçu de trouver quelque chose qui peut avoir une bonne interface mais une exécution terrible. Ce n’est pas le cas avec CiraSync, cela a été d’une grande aide et a changé l’ensemble du processus qui était auparavant une corvée épuisante.»
Simplatech a configuré le compte Office 365, utilisé CiraSync pour synchroniser la liste d’adresses globale (GAL) d’Office 365 avec le carnet d’adresses et, comme l’a dit Spencer, « Boom tout le monde a été automatiquement mis à jour ». Il était ravi de ne pas avoir à copier et coller chaque contact et d’avoir une solution qui fonctionne réellement. « Beaucoup de choses sont agréables à avoir mais pas essentielles. C’est essentiel », a poursuivi Spencer.
Lorsque Simplatech a commencé, ils ont contacté le service d’assistance de CiraSync. Ils ont remarqué à quel point le personnel de soutien était amical et serviable, ainsi que la facilité de démarrage. Ils sont impatients de déployer CiraSync pour tous leurs clients. Ces solutions peuvent également être incroyablement puissantes pour les équipes travaillant désormais à domicile.
