Résumé
The Arc of Schuyler, une organisation à but non lucratif basée dans le comté de Schuyler, New York, fournit un soutien et des ressources aux personnes handicapées. Elle exploite également plusieurs résidences et le système de transport en commun du comté avec sept lignes de bus.
The Arc of Schuyler a opéré un virage technologique en passant de Microsoft Exchange à Office 365 en 2016. Ce qui a causé un manque de communication pour ses employés, qui ont toujours besoin de contacts et de calendriers à jour sur leur iPhone car ils utilisent les smartphones comme principal outil d’aide à la gestion et de prise de décision. Wendy Shutter, directrice des services informatiques et commerciaux à The Arc of Schuyler, explique : « Pour augmenter notre productivité, nous voulions partager des groupes de contacts et des calendriers sur les iPhones du personnel. » La solution Microsoft Office 365 ne fournit pas de liste d’adresses globale (GAL) et de synchronisation de calendrier automatisées.
Shutter a identifié les exigences de la solution: un produit SaaS automatisé, robuste et basé sur le cloud qui pourrait être rapidement mis en œuvre avec une formation minimale des utilisateurs.
Défis
Le virage technologique vers Office 365 a révélé un défi : l’absence de synchronisation automatisée entre Office 365 et les listes de contacts et calendriers sur les smartphones professionnels. Le téléchargement manuel des listes de contacts sur le smartphone de chaque responsable est une approche chronophage et sujette aux erreurs et les employés n’avaient pas accès aux calendriers partagés. « Je ne pouvais pas donner aux utilisateurs un accès complet », note Shutter, « Parce qu’ils peuvent accidentellement faire exploser des calendriers entiers, et nous faire perdre également des contacts. » Si un membre du personnel refusait un rendez-vous à mains nues, cela pouvait bloquer la réunion sur un calendrier partagé, auquel les autres employés devaient assister.
« Les gens se plaignaient de ne pas avoir leurs contacts et leurs réunions de service sur leur iPhone », explique Shutter. « J’étais donc pressé. Nous croyons en la technologie si cela peut aider. Mais les calendriers partagés sur les iPhones ne nous aidaient pas. Pourtant, nous pouvions voir les avantages potentiels qu’ils détenaient. »
« CiraSync est un gain de temps phénoménal. Désormais, les managers sortent leurs smartphones, vérifient les calendriers qui sont toujours corrects et prennent des décisions de planification sur place sans attendre. »
Wendy Shutter, directrice des services informatiques et commerciaux, The Arc of Schuyler
« Notre équipe de direction vend des iPhones. Nos listes de contacts comprennent des intervenants d’urgence, des organisations d’assistance, des équipes de maintenance internes et externes. Maintenant, je peux pousser chaque liste spécifique de manière sélective à ceux qui en ont besoin – au personnel infirmier, par exemple. » Wendy Shutter, directrice des services informatiques et commerciaux, The Arc of Schuyler.
CiraSync permet un contrôle granulaire et une réponse rapide aux incidents
Au cours d’une recherche Google, Shutter est tombé sur CiraSync et a apprécié le contrôle granulaire offert par la solution, comme la possibilité de désigner les informations que chaque employé pouvait voir. Shutter a décidé de déployer CiraSync et de tester ses capacités. Son verdict, « Phénoménalement facile à utiliser et à comprendre. » Ensuite, elle a mis en place une collection ou un regroupement de tous les utilisateurs de smartphones puis une pour les infirmières.
« CiraSync m’a permis de nettoyer beaucoup de dégâts et de gérer facilement tous nos problèmes d’autorisation », explique Shutter. « Je peux contrôler quels groupes voient quels calendriers, tels que les rendez-vous cliniques et les dates de révision de l’entretien. »
Shutter a également établi des listes de personnel d’urgence afin que si un bus du comté est victime d’un accident, les employés puissent contacter immédiatement le ministère des Transports et tous les intervenants nécessaires. « C’est un tout nouveau monde de réglementations et de certifications avec des notifications obligatoires d’incidents aux bonnes personnes », dit-elle. « CiraSync signifie que nous n’avons pas à rechercher des numéros de téléphone en cas de crise, qu’elle soit médicale ou liée à la maintenance. »
Adoption rapide avec un excellent service technique de CiraSync
La prise en charge de CiraSync a été rapide et précise, ce qui facilite l’adoption. « CiraSync a apporté un changement majeur et des économies considérables pour ceux qui fournissent des services à The l’Arc of Schuyler », a déclaré Shutter. « Lors de nos réunions du lundi, lorsque l’équipe de direction doit décider quand faire quelque chose, nous sortons simplement nos iPhones, superposons les calendriers pour déterminer le timing et prendre des décisions rapidement, et mettons immédiatement à jour le rendez-vous sur notre calendrier partagé.»
- Les équipes de direction prennent des décisions plus rapidement en utilisant leurs smartphones lors de leurs déplacements plutôt que leurs PC.
- Les situations urgentes et émergentes gérées en quelques secondes, le personnel n’a plus besoin de rechercher des numéros médicaux, de maintenance et d’intervention en cas d’accident.
- Des listes de contacts sont créées pour des groupes spécifiques et les employés disposent immédiatement des listes de contacts.
- Les responsables coordonnent les décisions de planification en quelques minutes plutôt qu’en heures avec des calendriers synchronisés sur les smartphones.
- Les calendriers partagés sont protégés contre les annulations par inadvertance.
« Avant CiraSync, les problèmes de contact et de calendrier menaient au moins à un ticket d’assistance hebdomadaire », explique Shutter. « Nous utilisons Office 365 depuis plusieurs mois et je n’ai pas entendu une seule plainte ou problème concernant les contacts et les calendriers.»
