En un entorno de trabajo tan digitalizado como el actual, la comunicación fluida es la piedra angular de una colaboración eficaz. Ya sean mensajes instantáneos, correos electrónicos o llamadas telefónicas, saber quién se pone en contacto con usted es crucial para priorizar su carga de trabajo. Pero, ¿y si recibe una llamada en su mesa y no tiene ni idea de quién está al otro lado? Esto puede parecer un inconveniente menor, pero cuando ocurre repetidamente, se convierte en un problema importante. Analicemos el problema de la falta de identificación de llamadas de los compañeros de trabajo, su impacto en los empleados en el lugar de trabajo y las posibles soluciones.
¿Qué es la identificación de llamadas y por qué la necesitan todas las organizaciones?
El identificador de llamadas filtra cómodamente las llamadas y ayuda a decidir si merece la pena contestarlas. Aunque no siempre es posible identificar a la persona que llama -sobre todo si ésta opta por bloquear su número-, el identificador de llamadas ofrece información valiosa para ayudar a los empleados a gestionar sus llamadas con mayor eficacia.
Lamentablemente, los repositorios de contactos de muchas organizaciones son incompatibles con la tecnología de identificación de llamadas, y algunas llamadas pueden aparecer como «Desconocido» o «Bloqueado».
El problema es sencillo: cuando los compañeros de trabajo llaman, sus nombres no aparecen en las pantallas de los teléfonos de los empleados. La falta de identificador de llamadas internas les deja sin saber quién llama hasta que contestan al teléfono. Este problema es especialmente frecuente en las grandes empresas, donde es posible que los empleados no reconozcan todas las voces de sus compañeros.
Escenarios laborales
La ausencia de identificador de llamadas para los compañeros de trabajo va más allá de la mera incomodidad. Afecta al núcleo mismo de la dinámica del lugar de trabajo: la comunicación, la colaboración y, en última instancia, la productividad.
Pensemos en Sarah, una jefa de producto, que recibe una llamada mientras está muy concentrada en una tarea crítica. La pantalla de su teléfono sólo muestra «Llamada interna». Puede ser alguien de su equipo inmediato, un jefe de departamento o incluso una persona de otro departamento a la que apenas conoce. Sin conocer la identidad de la persona que llama, Sarah no puede decidir si tomar la llamada o dejarla en el buzón de voz, lo que le desconcentra e introduce incertidumbre en su jornada laboral.
En otro escenario, Brandon, director de Recursos Humanos, recibe una llamada de un número interno desconocido durante una reunión confidencial. Sin identificador de llamadas, se siente obligado a interrumpir la reunión para responder a la llamada, sin saber si se trata de un asunto crítico o de una simple consulta que puede esperar.
El impacto de la no identificación de llamadas en las organizaciones
Las interrupciones repetidas, como las llamadas anónimas, pueden destrozar la concentración de un empleado, disminuyendo su productividad. Cuando los empleados no pueden identificar a las personas que llaman, la incertidumbre sobre la importancia o urgencia de la llamada provoca interrupciones imprevistas del trabajo.
La imposibilidad de identificar a las personas que llaman también puede obstaculizar la capacidad de establecer prioridades. Un empleado, como Brandon, puede verse obligado a interrumpir tareas cruciales para responder a llamadas que no son urgentes, con la posibilidad de perder llamadas críticas de superiores o miembros clave de un proyecto.
Además, no saber quién llama puede provocar ineficiencias en la comunicación. Si Sarah hubiera sabido que la llamada era de un miembro del equipo con una simple consulta, podría haberle indicado que le enviara un correo electrónico, al que ella podría responder en un momento más conveniente.
Beneficios en el lugar de trabajo
Para las empresas, el primer paso para abordar este problema es reconocer su impacto en los empleados. Los empresarios deben entender que cuando sus empleados pueden identificar las llamadas entrantes, los beneficios para la comunicación, la colaboración y la productividad son significativos.
Implantar un sólido sistema de comunicación interna que incluya identificación de llamadas es una solución práctica y valiosa. En consecuencia, los empleados pueden tomar decisiones informadas sobre cuándo tomar una llamada, cuándo dejarla en el buzón de voz o cuándo devolverla más tarde.
Con la identificación de llamadas, los empleados pueden ahorrar tiempo y reducir la frustración de las llamadas perdidas debido a información incorrecta o faltante. La identificación de llamadas también ayuda a los empleados a priorizar sus cargas de trabajo minimizando las interrupciones y distracciones innecesarias durante las horas de trabajo. Esta función de los teléfonos de oficina permite una colaboración menos perturbadora y una toma de decisiones más sencilla.
Cómo puede ayudar CiraSync
En el actual entorno laboral, interconectado y acelerado, la comunicación debe facilitar el trabajo, no entorpecerlo. CiraSync resuelve el problema de la falta de identificación de llamadas de los compañeros de trabajo al permitir que un administrador de IT gestione y actualice la información de los contactos en una ubicación centralizada, sincronizando la información de los contactos directamente con sus teléfonos.
Con CiraSync, las organizaciones pueden actualizar automáticamente los smartphones de los empleados con la información de contacto más reciente de las carpetas públicas de Microsoft 365, los buzones de correo, las listas globales de direcciones (GAL), etc. Esto evita la necesidad de actualizar manualmente los contactos o buscar identificadores de llamadas, lo que ahorra tiempo y aumenta la productividad.
La interfaz intuitiva de CiraSync facilita su configuración y uso, incluso para usuarios sin conocimientos técnicos. Y con la sincronización de los contactos en tiempo real, puede estar seguro de que la información más reciente está siempre disponible. El uso de CiraSync ahorra tiempo y esfuerzo al eliminar la necesidad de actualizaciones manuales y reducir el riesgo de errores.
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