SharePoint est une plateforme polyvalente qui peut être utilisée à de nombreuses fins. SharePoint est un outil idéal que vous soyez le propriétaire d’une petite entreprise qui a besoin de gérer du contenu, un membre d’une équipe voulant collaborer avec d’autres ou une personne voulant de partager des informations. Dans cet article, nous donnerons 7 astuces pour rendre l’utilisation de SharePoint plus simple et plus efficace pour vous.
Astuce 1 : Personnalisez la bannière de votre page
C’est facile d’ajouter une touche personnelle à votre SharePoint grâce à la personnalisation des bannières de page. Vous pouvez sélectionner une photo ou des graphiques, ajouter du texte ou des logos et modifier la couleur et les polices de la bannière pour créer un look qui vous est propre. Pour ajouter une bannière personnalisée à votre site, ouvrez d’abord les paramètres du site à partir de l’administration centrale de SharePoint. Sur le côté gauche de la fenêtre, sous « Propriétés du site », cliquez sur « Mise en page ». Vous trouverez ici des options pour modifier la disposition et l’apparence de votre bannière.
Astuce 2 : ajoutez des balises d’image à vos documents
L’une des meilleures fonctionnalités de SharePoint est la possibilité d’inclure des balises d’image dans vos documents. Les balises d’image permettent d’ajouter des images à vos documents sur SharePoint. Vous pouvez les utiliser pour ajouter des images pris sur le Web, de votre ordinateur ou des photos que vous avez importées sur SharePoint. Les balises d’image facilitent le lien direct vers des sections spécifiques d’un document, ce qui est parfait pour ajouter des graphiques d’en-tête et de pied de page. Lorsque vous partagez des documents en ligne, vous pouvez inclure une balise d’image afin que les utilisateurs puissent voir ce qu’ils téléchargent.
Astuce 3 : Gardez les noms de fichiers cohérents
La cohérence est toujours essentielle quand on a affaire aux fichiers SharePoint. Cela vous aide, vous et votre équipe, à trouver facilement les fichiers que vous recherchez et à créer une base solide pour la collaboration en équipe. Utilisez toujours des caractères, des chiffres et des symboles standards lorsque vous nommez des fichiers. Cela facilitera leur mémorisation et évitera toute confusion. Si vous avez besoin de modifier un nom de fichier, n’hésitez pas à proposer le nouveau nom à vos coéquipiers. En suivant ces conseils simples, vous pouvez apporter de la cohérence à la dénomination de vos fichiers et créer un environnement de collaboration d’équipe plus solide.
Astuce 4 : utilisez des balises pour retrouver facilement vos documents
Pour tirer le meilleur parti de SharePoint, vous devez apprendre à utiliser efficacement les balises pour rechercher et accéder aux documents. Les balises sont parfaites pour organiser vos fichiers par sujet, type ou tout autre critère spécifique. Vous pouvez même utiliser des balises pour regrouper des documents connexes pour un accès plus facile. Si vous ne savez pas où trouver un document dont vous avez besoin, essayez de rechercher en utilisant une combinaison de balises. Vous serez surpris du nombre de fois où vous pourrez trouver ce que vous cherchez de cette façon.
Astuce 5 : basculez vers la ‘vue’ des dossiers
Si vous êtes un utilisateur de SharePoint, vous connaissez probablement la ‘vue plate’ (flat view). Cette vue affiche tous les dossiers dans une seule liste, ce qui peut être utile si vous souhaitez voir tous vos fichiers en même temps. Cependant, cette vue n’est pas très pratique lorsque vous devez rechercher des éléments ou les parcourir. D’autre part, la ‘vue des dossiers’ est plus conviviale car elle affiche chaque dossier dans sa propre liste distincte. De cette façon, vous pouvez plus facilement rechercher et parcourir vos fichiers. De plus, cette vue peut être utile lorsque vous souhaitez organiser vos fichiers par projet ou par catégorie.
Astuce 6 : Héritage des autorisations et des accès et comment ça fonctionne
L’une des fonctionnalités qui rendent SharePoint si incroyable est l’héritage des autorisations et des accès. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d’hériter des autorisations de leurs objets parents, ce qui facilite l’octroi de l’accès à des fichiers ou dossiers spécifiques. Vous pouvez utiliser les paramètres d’autorisation de votre site pour contrôler qui a accès à quelles informations sur SharePoint.
Astuce 7 : activez l’historique des versions dans votre bibliothèque de documents
Les bibliothèques de documents sont une importante partie de SharePoint et peuvent être utilisées à diverses fins. L’historique des versions est une fonctionnalité particulièrement utile des bibliothèques de documents. Cela vous permet de revenir aux versions précédentes d’un document en cas de problème et de suivre les modifications apportées à un document depuis sa dernière sauvegarde. L’historique des versions est disponible dans les environnements sur site et cloud pour les serveurs SharePoint exécutant Office 365 ou SharePoint Online 2016 édition commerciale ou versions ultérieures.
Conclusion
SharePoint est un outil fait pour l’organisation et la communication. Dans cet article, nous avons présenté 7 trucs et astuces utiles pour les utilisateurs de SharePoint. Nous espérons que vous avez trouvé ces conseils utiles et qu’ils vous aideront à travailler plus efficacement sur SharePoint.
