Die Öffentlichen Ordner des Office 365 Server wird häufig verwendet, um die Kontakte und die gemeinsamen Kalender des Unternehmens zu verwalten. Wenn Sie beispielsweise für ein Bauunternehmen arbeiten und die Besetzung der Projekte ständig wechselt, hat fast jeder im Unternehmen ein iPhone- oder Android-Gerät oder ein anderes Smartphone. Es ist sehr einfach, mithilfe eines Öffentlichen Exchange Ordner aktuelle Kontaktinformationen und gemeinsame Kalender zu speichern.
Möglicherweise nutzt Ihr Unternehmen eine bevorzugte Reiseagentur mit mehreren Kundenkontakten und Telefonnummern (eine gebührenfreie internationale Nummer und eine Hotline außerhalb der Geschäftszeiten zum Beispiel). Kein Problem. Verwenden Sie einen Öffentlichen Ordner. Sie haben eine Kontaktliste nur für Ihre Geschäftsführung? Sie haben es erraten… verwenden Sie einen Öffentlichen Ordner.
Nachteile der Öffentlichen Ordner von Office 365
Öffentliche Ordner sind sicher eine Kompromissvariante. Beachten Sie dabei:
- Pull bedeutet nicht Push. Es ist toll, wenn alle Kontakte an einem zentralen Ort verwaltet werden können. Die Schattenseite, Ihre Benutzer wissen nicht, wann sie aktualisiert wurden. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen senden, aber Mitarbeiter mit einem überfüllten Postfach können sie möglicherweise nicht empfangen.
- Es wird leicht vergessen, wo sie sich befinden. Ich weiß nicht, wie oft ich die massive Hierarchie der Öffentlichen Ordner sortiert und durchsucht haben, um den Ordner mit den Lieferantenkontakten zu finden.
- Sie sind wie Zebra-Marante. Sie vegetieren dahin und sterben ohne häufige Pflege.
Einige Unternehmen haben die öffentlichen Ordner komplett abgeschafft.
Die größte Einschränkung? Sie kooperieren nicht mit Smartphones. Microsoft stellt einfach keinen Möglichkeit für das Synchronisieren Öffentlicher Ordner für mobile Benutzer bereit. Wann benötigen Sie die aktuellen, gemeinsamen Kontakte am dringendsten? Wenn Sie nicht im Büro sind und natürlich Ihr Smartphone verwenden!
Lösungen für das Synchronisieren der Öffentlichen Ordner von Office 365 mit Smartphones
Wenn Sie Smartphones mit den Öffentlichen Ordnern oder Kalendern von Office 365 synchronisieren möchten, sind die Optionen begrenzt:
- Sie können im App Store suchen. Die Apple und Android App Stores verkaufen Synchronisierungs-Apps von Drittanbieter für Öffentliche Ordner. Sie müssen die App jedoch kaufen und konfigurieren (ein weiterer Exchange Server, noch mehr Benutzernamen und Passwörter). Das sind keine skalierbaren Lösungen für hunderte Business-Benutzer.
- Sie können Ihre eigene App schreiben. Wenn Sie wissen wie, können Sie den Öffentlichen Ordner mit den Kontaktordnern jedes einzelnen Postfachs synchronisieren. ActiveSync synchronisiert Postfach-Kontakte automatisiert auf Smartphones.
- Ziehen Sie die Kontakte in die Postfächer aller Personen, die sie benötigen. Das ist eine ausgezeichnete Option, aber leider auch nicht skalierbar. Das Erstellen eines Unterordners, den Sie überschreiben können, wenn eine Aktualisierung ansteht, ist die bessere Wahl. Sie müssen die Benutzer jedoch weiterhin über die Aktualisierung informieren.
- Testen Sie CiraSync. Das ist meine bevorzugte Methode, mit der ich in weniger als einer Minute das Smartphone mit den Öffentlichen Ordnern von Office 365 synchronisiere.
Das sind die guten, schlechten und optimalen Methoden, das Gute ohne das Schlechte zu bekommen. Ich hoffe, einige dieser Ideen sind nützlich für Sie!
