Uno de los usos comunes de las carpetas públicas del servidor de Office 365 es administrar los contactos de la empresa y los calendarios compartidos. Por ejemplo, si trabajas en una empresa de construcción y tienes un grupo de personas que cambian constantemente en los proyectos, casi todos en la empresa tienen un iPhone, Android o algún otro teléfono inteligente. Usar una Carpeta Pública de Exchange para almacenar información de contacto actualizada y calendarios compartidos es muy fácil.
Tal vez su empresa utilice una agencia de viajes preferida con múltiples contactos de cuenta y números de teléfono (un número internacional gratuito y una línea de emergencia fuera de horario, por ejemplo). No hay problema, use una carpeta pública. ¿Tiene una lista de contactos que es sólo para su equipo ejecutivo? Lo adivinaste… use una carpeta pública.
Desventajas de las carpetas públicas de Office 365
Las Carpetas Públicas pueden ser ciertamente un compromiso. Considere lo siguiente:
- Pull no es push Es genial poder manejar los contactos en un lugar central. Por otro lado, tus usuarios no sabrán cuando han sido actualizados. Puedes enviar notificaciones por correo electrónico, pero la gente con buzones saturados podría no verlas.
- Es fácil olvidar dónde están. No puedo contar el número de veces que he tenido que revisar una jerarquía masiva de Carpetas Públicas para encontrar la carpeta de contactos de un proveedor.
- Son como plantas cebra. Se consumen y mueren sin un mantenimiento frecuente.
En algunas empresas, deciden abandonar completamente las carpetas públicas.
¿La mayor desventaja de todas? No cooperarán con los teléfonos móviles. Microsoft no proporciona un mecanismo para sincronizar las Carpetas Públicas con los usuarios de teléfonos móviles. ¿Cuándo necesita más sus contactos compartidos actualizados? ¡Cuando estás fuera de la oficina y usando tu teléfono móvil, por supuesto!
Soluciones para sincronizar las carpetas públicas de Office 365 con los teléfonos móviles.
Si quieres sincronizar los teléfonos móviles con las carpetas o calendarios públicos de Office 365, tienes opciones limitadas:
- Buscar en la App Store. Las tiendas de aplicaciones de Apple y Android venden aplicaciones de terceros para sincronizar una carpeta pública. Sin embargo, es necesario comprar la aplicación, configurar (otra vez un Exchange Server, nombre de usuario y contraseña). No se trata de una solución escalable para cientos de usuarios empresariales.
- Escriba su propia aplicación. Si conoce la forma de hacerlo, podría sincronizar la Carpeta Pública con la carpeta de contactos de cada buzón. ActiveSync sincronizará automáticamente los contactos del buzón con los teléfonos móviles.
- Arrastrar los contactos a los buzones de todos los que los necesiten. Esta es una excelente opción, pero de nuevo no es escalable. Crear una subcarpeta y sobrescribirla cuando llegue el momento de hacer una actualización es una mejor opción, pero aún así habrá que notificar a los usuarios de la actualización.
- Pruebe con CiraSync. Es mi forma favorita de sincronizar los teléfonos móviles con las carpetas públicas de Office 365 en menos de un minuto.
Así que eso es… lo bueno, lo malo y las mejores formas de conseguir lo bueno sin lo malo. ¡Esperemos que algunas de estas ideas le sean útiles!
