He visto a docenas de pequeñas empresas cometer este error fundamental. Una pequeña empresa quiere compartir la dirección postal de una casa entre 50 empleados. La petición viene del CEO así que tiene algunas piernas para andar. La Lista Global de Direcciones de Exchange (GAL) es la elección obvia ya que todos usan Outlook todos los días. Es, de hecho, el Directorio de Empleados de facto.
Las direcciones de los domicilios en los campos de direcciones de negocios de la GAL: ¿una solución o un bloqueo futuro?
La Lista Global de Direcciones de Exchange no tiene un campo para las direcciones de los domicilios. ¡No importa, ellos tienen una idea! Sólo debes circular por los alrededores de este problema. Todo estará bien. Hay un campo de Dirección Comercial en el GAL. También tiene campos para la dirección de la calle, la ciudad, el estado y el código postal. ¡Sustitución perfecta! Además, esta empresa sólo tiene una única oficina. Sería ridículamente redundante poner la misma dirección comercial en 50 entradas del GAL. Por lo tanto, ¿por qué no poner las direcciones postales de las casas en los campos de direcciones comerciales vacantes en el GAL? La idea es adoptada. La idea se convierte en ley. Cuando los usuarios de Outlook navegan en el GAL, notan que las etiquetas de los campos de direcciones comerciales ahora tienen direcciones postales y todo está bien. Tres años después, la empresa tiene cuatro oficinas adicionales y está a punto de abrir otra. Ahora el jefe está molesto. Sin recordar sus demandas pasadas, exige saber por qué la dirección de la empresa no está en el GAL. Sin cambiar el status quo, el administrador de correo electrónico ahora quiere agregar la dirección de la empresa en el GAL y hay 200 usuarios en el GAL.
Las empresas crecen y ahora necesitan varias direcciones comerciales en el GAL
El actual administrador de correo electrónico comenzó con la compañía hace un año. Mucho después de que alguien tomara la decisión de poner la dirección del domicilio en los campos de direcciones comerciales de la GAL. Y, este profesional de la informática tiene que lidiar con la realidad actual:
- Todo el mundo está acostumbrado a ver direcciones particulares en el GAL: cambiar a las direcciones del negocio es una propuesta aterradora. A los usuarios empresariales no les gusta este tipo de cambio.
- Cuando alguien añade un contacto GAL a Outlook a través del GAL, Outlook muestra una dirección comercial rellenada, que en realidad es una dirección personal particular.
- Cuando los contactos GAL se sincronizan con un smartphone, tanto los contactos de iPhone como los de Android muestran direcciones de negocios pero son direcciones de empleados. Aquí hay un escenario interesante (y extremadamente molesto) que ha sucedido. Un empleado, en un viaje de negocios, sale de un largo vuelo en avión, contrata un auto y navega hasta la casa de alguien.
Ahora, toma estos tres incómodos ejemplos y multiplícalos por 200 usuarios que tengan tanto Outlook como teléfonos móviles.
La solución para tener tanto la dirección del domicilio como la del negocio en el GAL
La única solución es tomar algunas medidas dolorosas ahora. Primero, exportar y guardar todas las direcciones de casa. Luego, reemplace cada entrada de GAL con la dirección comercial correcta de cada usuario. No podemos quitar las direcciones de casa todavía. Entonces, ¿a dónde van? Hay unas cuantas opciones de donde puedes almacenar la información postal del domicilio:
- Carpeta de contactos públicos de Exchange (ver abajo los pasos)
- Carpeta de contactos de un buzón compartido de Exchange (ver abajo los pasos)
- Atributos extendidos del GAL
- Lista de contactos en SharePoint
- Compra una aplicación de Directorio de Empleados de terceros que se integre con Office 365
Para crear una carpeta pública o un buzón compartido, sigue estos pasos:
- Guarde todos los datos de los empleados en una carpeta de contactos.
- Use el panel de CiraSync para sincronizar la carpeta pública con los buzones de los empleados. NOTA: Necesitarás CiraSync Edición empresarial para todos los usuarios de teléfonos inteligentes de la empresa.
- Fusionar con el GAL en la misma carpeta.
Voilà, cualquier usuario que usted designe puede tener ahora un conjunto completo de contactos con información postal tanto de negocios como de casa. Vea este espacio para futuras entradas de blog que describan cómo usar los atributos extendidos de GAL, la lista de contactos en SharePoint y una aplicación de directorio de empleados de terceros.
