Si trabaja en una organización sin fines de lucro, probablemente te resulte familiar el caos de las comunicaciones. La gente entra y sale a menudo, los puestos cambian y los teléfonos rara vez coinciden con la guía telefónica.
Este artículo analiza por qué la sincronización de la Lista Global de Direcciones resulta complicada para las organizaciones sin fines de lucro, cómo funciona realmente en un entorno sin fines de lucro y qué hay que buscar en una solución fiable.
Verás dónde tienen dificultades la mayoría de los equipos, qué soluciona la automatización y cómo una configuración adecuada de la sincronización de la Lista Global de Direcciones mantiene al personal, los voluntarios y los usuarios móviles alineados sin añadir más trabajo al departamento de IT.
Por qué la sincronización de la Lista Global de Direcciones es un dolor constante para las organizaciones sin fines de lucro
Rotación frecuente del personal, voluntarios y cambios de funciones
Las organizaciones fines de lucro cambian rápidamente a las personas. Alguien se une a una campaña, un voluntario deja su puesto, el responsable de un programa se traslada a una nueva subvención. Pero la agenda de teléfonos no se actualiza a la misma velocidad.
Así que acaba con gente llamando a la persona equivocada, enviando correos electrónicos a alguien que se fue hace meses o guardando contactos manualmente. Parece una tontería, pero se convierte en una fricción diaria en todo el equipo.
Buzones compartidos, departamentos y listas de distribución que cambian constantemente
Gran parte del trabajo sin fines de lucro se gestiona a través de bandejas de entrada compartidas, como info, donaciones y programas, así como listas de distribución de equipos para comités o regiones. Esas listas cambian constantemente. Cuando esa realidad no se sincroniza correctamente, el personal sigue adivinando quién es el responsable de cada cosa.
Los mensajes se atascan, se reenvían o se responden dos veces. Y lo peor es que solo te das cuenta después de que algo falla, como una solicitud de donante que queda sin respuesta.
Los usuarios móviles confían en datos de contacto obsoletos o incompletos.
Las organizaciones sin fines de lucro hacen muchas cosas sobre la marcha. El personal de campo, los recaudadores de fondos, los coordinadores e incluso los ejecutivos. Si sus teléfonos tienen contactos obsoletos, no pueden ponerse en contacto con la persona adecuada cuando es importante.
Empiezan a buscar en antiguos hilos de correo electrónico, a enviar mensajes de texto a compañeros de trabajo o a añadir contactos a mano. Esto da lugar a duplicados, números erróneos y títulos que faltan. Al final, nadie confía en el directorio, lo que frustra el objetivo de tenerlo.
Tiempo limitado de IT para solucionar manualmente los problemas de sincronización una y otra vez
La mayoría de los equipos de IT sin fines de lucro ya se encargan de todo: incorporaciones, permisos, dispositivos, problemas de correo electrónico, seguridad y solicitudes de asistencia técnica. Las correcciones manuales de contactos se convierten en otra tarea molesta.
Alguien dice: «No encuentro a nuestro coordinador de voluntarios», y el departamento de IT tiene que solucionar problemas relacionados con la configuración de los dispositivos, la sincronización de cuentas o una exportación puntual.
Es un trabajo repetitivo. Lo resuelve una vez y vuelve a aparecer la semana siguiente con otra persona.
Cómo funciona la sincronización de la Lista Global Direcciones en un entorno sin fines de lucro
En una organización sin fines de lucro, el directorio central actúa como el único lugar donde se almacenan y mantienen actualizados todos los contactos.
La sincronización de la Lista Global de Direcciones envía automáticamente esos contactos a los dispositivos del personal y de los voluntarios autorizados sin que nadie tenga que exportar o importar archivos. Usted define reglas sencillas para que las personas solo vean los contactos relevantes para su función o equipo.
Cuando alguien se une, cambia de función o se va, las actualizaciones se realizan una vez en el directorio y se propagan a todas partes. Con el tiempo, esto elimina las correcciones manuales, reduce los contactos duplicados y permite que todos trabajen con la misma lista.
Sincronice su Lista Global de Direcciones sin fines de lucro con CiraSync
Para las organizaciones sin fines de lucro que necesitan una sincronización de la Lista Global de Direcciones fiable sin añadir riesgos ni gastos administrativos, CiraSync es la solución ideal.
Sincroniza automáticamente los contactos y calendarios de Microsoft 365 con los dispositivos móviles según calendarios configurables, por lo que las actualizaciones pueden ejecutarse con la frecuencia necesaria sin necesidad de activarlas manualmente.
Los equipos de IT controlan qué usuarios, grupos o carpetas de contactos se sincronizan, en lugar de enviar todo a todo el mundo.
Desde el punto de vista del cumplimiento normativo, CiraSync utiliza métodos de autenticación modernos y permisos aprobados por Microsoft, sin almacenar las contraseñas de los usuarios. Funciona como un servicio en la nube, por lo que no es necesario mantener ninguna infraestructura local.
Una vez configurada, la sincronización se ejecuta automáticamente en segundo plano, lo cual es importante cuando los equipos de IT son pequeños y los cambios de usuarios se producen constantemente.
Lea más: ¿Qué es CiraSync?
Lea más: Consulte nuestras preguntas frecuentes sobre CiraSync o póngase en contacto con nuestro equipo de asistencia técnica.
Preguntas frecuentes
La sincronización de la Lista Global de Direcciones mantiene los contactos de Microsoft 365 actualizados automáticamente en los dispositivos del personal y los voluntarios. Elimina el almacenamiento manual y las entradas obsoletas.
¿Por qué las organizaciones sin fines de lucro tienen más dificultades que otras organizaciones para sincronizar la Lista Global de Direcciones?
Las organizaciones sin fines de lucro tienen dificultades con la sincronización de Lista Global de Direcciones debido a la alta rotación de personal, los voluntarios rotativos y los buzones compartidos que cambian constantemente. Los procesos manuales no pueden seguir el ritmo.
¿La sincronización de una Lista Global de Direcciones sin fines de lucro también se sincroniza con los dispositivos móviles?
Sí, puede sincronizar una Lista Global de Direcciones sin fines de lucro con dispositivos móviles utilizando la herramienta de sincronización la LGD adecuada, como CiraSync.
¿Existe alguna herramienta de sincronización de la Lista Global de Direcciones diseñada específicamente para organizaciones sin fines de lucro?
Sí. CiraSync es utilizado habitualmente por organizaciones sin fines de lucro para automatizar la sincronización de la Lista Global de Direcciones.
