Laut FreeAgent CRM erhalten Mitarbeiter während des Arbeitstages 74 E-Mails und versenden 26 E-Mails.
Das ist eine enorme Menge an Informationen, wenn E-Mails der Hauptkommunikationskanal Ihres Teams sind. Ihre Abteilung oder Ihr Unternehmen wird wahrscheinlich mit einem gestörten Arbeitsablauf enden.
Um dies zu verhindern, setzen viele Unternehmen auf gemeinsame Postfächer.
Warum?
Weil die Verwendung eines gemeinsamen Postfachs die Zeit für das Lesen und Versenden von E-Mails drastisch reduzieren kann.
Aber was genau ist ein gemeinsames Postfach und wie funktioniert es?
Was ist ein gemeinsames Postfach?
Ein gemeinsames Postfach ist ein Postfach, auf das Sie und Ihr Team zugreifen können, um E-Mails zu senden und zu empfangen. Wenn Sie eine E-Mail senden, erhält jedes Postfachmitglied diese. Sie müssen E-Mails nicht hin und her weiterleiten oder eine Person bei jeder Nachricht in CC setzen.
Wie unterscheidet sich ein gemeinsames Postfach von einem herkömmlichen Postfach?
Angenommen, Sie haben ein herkömmliches Postfach und möchten neun Kollegen ein neues Projekt ankündigen. Sie verfassen Ihre E-Mail und geben jede E-Mail-Adresse einzeln ein.
Das Problem bei dieser Methode ist, dass Sie diesen Vorgang jedes Mal manuell durchführen müssen, wenn Sie eine Team-E-Mail versenden. Und was passiert, wenn Sie vergessen, eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen? Nun, Ihr Kollege erhält die E-Mail nicht.
Haben Sie zum Beispiel bemerkt, dass ich ein neues Projekt an neun Teammitglieder ankündigen sollte, aber vergessen habe, eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen? Konsequenz: Es gibt keine echte Teamzusammenarbeit.
Wie löst ein gemeinsames Postfach dieses Problem?
Wenn Sie eine E-Mail über ein gemeinsames Postfach senden,
- erhält jedes Mitglied des Postfachs diese,
- Sie müssen nicht jede E-Mail-Adresse manuell eingeben, und
- Sie können Fehler leicht vermeiden.
Was können Mitarbeiter mit einem gemeinsamen Postfach tun?
Michael Jordan sagte einmal: „Talent gewinnt Spiele, aber Teamwork und Intelligenz gewinnen Meisterschaften.“
Und gemeinsame Postfächer sind der Ort, an dem aus regulärer Arbeit Teamarbeit wird. Gemeinsame Postfächer ermöglichen es Teams, Aufgaben zu erledigen, die sie allein nicht hätten bewältigen können.
Mit einem gemeinsamen Postfach kann Ihr Team:
- E-Mails, die an die gemeinsame Adresse eingehen, einsehen und beantworten
- Weisen Sie E-Mails bestimmten Teammitgliedern zur Nachverfolgung zu (kein „Ich dachte, Sie würden sich darum kümmern?“ mehr).
- Gemeinsam an Entwürfen arbeiten, bevor diese versendet werden
- Sehen, auf welche E-Mails jemand aus Ihrem Team bereits geantwortet hat
- Sich über Konversationen auf dem Laufenden halten, indem sie den Verlauf durchsehen.
Angenommen, eine Folge-E-Mail von einem Kunden ist gerade eingegangen. Jedes Teammitglied, das auf das gemeinsame Postfach zugreift, erhält die E-Mail, und jeder kann dem Kunden schnell antworten.
Auf diese Weise werden Anfragen oder Probleme schneller bearbeitet, sodass nichts übersehen wird.
Die Person, die dem Kunden antwortet, kann die E-Mail sogar an ein anderes Teammitglied weiterleiten, und die E-Mail wird in einen für das Team zugänglichen Ordner verschoben, damit sie diese einsehen und Maßnahmen ergreifen können.
Einige kurze Fragen zu gemeinsamen Postfächern
„Okay, das klingt großartig, aber ich habe ein paar Fragen …“
1. Kann ein gemeinsames Postfach E-Mails senden?
Auf jeden Fall. Ein gemeinsames Postfach kann E-Mails empfangen und senden. Teammitglieder mit den entsprechenden Berechtigungen können auf Nachrichten antworten oder neue direkt aus dem gemeinsamen Postfach erstellen.
2. Wie viele Benutzer können auf ein gemeinsames Postfach zugreifen?
Sie können bis zu 25 Benutzer zu einem gemeinsamen Postfach hinzufügen, wobei es wahrscheinlich eine gute Idee ist, die Anzahl der Benutzer überschaubar zu halten.
„Aber was ist, wenn mein Team ziemlich groß ist?“
Microsoft empfiehlt die Verwendung einer Microsoft 365-Gruppe für mehr als 25 Benutzer.
3. Können gemeinsame Outlook-Postfächer Kontakte speichern?
Ja, gemeinsame Outlook-Postfächer können Kontakte speichern. Jedes Mitglied mit Zugriff auf das gemeinsame Postfach kann Kontakte in der Kontaktliste des gemeinsamen Postfachs erstellen und verwalten.
4. Können Sie Kontakte aus gemeinsamen Outlook-Postfächern mit Smartphones synchronisieren?
Ja, Sie können Kontakte aus gemeinsamen Outlook-Postfächern mit iPhones und Android-Geräten synchronisieren, indem Sie ein Tool wie CiraSync verwenden. Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie das geht.
5. Benötigen gemeinsame Postfächer eine separate Lizenz?
Gemeinsame Postfächer erfordern nicht den Kauf einer separaten Lizenz. Sie sind bereits in Ihrer Exchange Online-Lizenz enthalten.
Aber … Es gibt einen Haken.
Sobald ein gemeinsames Postfach 50 GB oder mehr erreicht, müssen Sie eine Lizenz hinzufügen. Glücklicherweise können Sie einfach alte Nachrichten in Ihrem Posteingang löschen, um das Erreichen des Speicherlimits zu verhindern.
6. Können Sie auf gemeinsame Postfächer auf mobilen Geräten zugreifen?
Ja, Sie können auf gemeinsame Postfächer auf mobilen Geräten zugreifen. Die meisten E-Mail-Clients und Apps unterstützen den Zugriff auf gemeinsame Postfächer auf Smartphones vollständig.
7. Was passiert mit E-Mails, wenn ein Benutzer aus einem gemeinsamen Postfach entfernt wird?
Wenn ein Benutzer aus einem gemeinsamen Postfach entfernt wird, bleiben seine E-Mails darin erhalten. Warum? Weil das Postfach der Organisation gehört, nicht einzelnen Benutzern. Der Benutzer verliert lediglich den Zugriff auf das Postfach.
8. Haben gemeinsame Postfächer Passwörter?
Nein, gemeinsame Postfächer haben keine Passwörter, und berechtigte Benutzer können auf die Postfächer zugreifen, ohne ein Passwort einzurichten oder zur Anmeldung zu verwenden. Die Benutzer müssen lediglich Zugriff erhalten.
9. Wer kann ein gemeinsames Postfach verwenden?
Kundensupport-Teams, Logistikunternehmen oder -abteilungen, Vertriebsabteilungen, Personalabteilungen, Gesundheitsdienste und Projektmanagement-Teams können ein gemeinsames Postfach verwenden, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
So erstellen Sie ein gemeinsames Postfach in Microsoft Outlook
Nachdem Sie nun die Vorteile und wichtigsten Überlegungen zu gemeinsamen Postfächern verstanden haben, gehen wir den Prozess der Erstellung auf einer der beliebtesten E-Mail-Plattformen, Microsoft Outlook, durch:
1. Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft 365 Admin Center an.
2. Navigieren Sie links zum Symbol „Teams & Gruppen“ und wählen Sie „Freigegebene Postfächer“ aus.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Freigegebenes Postfach hinzufügen“.
4. Geben Sie einen Namen und eine E-Mail-Adresse für das freigegebene Postfach ein. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, um das Postfach zu erstellen.
5. Sobald das Postfach erstellt ist, klicken Sie darauf, um Berechtigungen zu konfigurieren und Mitglieder hinzuzufügen.
Ihr gemeinsames Postfach ist nun eingerichtet und einsatzbereit. Denken Sie daran, dass Sie die entsprechenden Administratorberechtigungen benötigen, um ein gemeinsames Postfach in Outlook zu erstellen.
So senden Sie eine E-Mail aus einem gemeinsamen Postfach
Das Senden einer E-Mail aus einem gemeinsamen Postfach unterscheidet sich vom Senden aus Ihrem E-Mail-Konto. So geht’s in Outlook:
1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf „Neue E-Mail“.
2. Klicken Sie auf „Optionen“.
3. Klicken Sie im Feld „Von“ auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie das freigegebene Postfach aus, von dem aus Sie senden möchten. Wenn Sie das erstellte Postfach nicht finden können, klicken Sie auf „Weitere E-Mail-Adresse“ und suchen Sie nach dem Namen.
4. Verfassen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt und klicken Sie auf „Senden“.
Gemeinsames Postfach: Vor- und Nachteile
Wie bei jedem Tool haben gemeinsame Postfächer ihre Vor- und Nachteile. Schauen wir uns einige davon an:
Vorteile:
- Macht die Teamzusammenarbeit bei der E-Mail-Verwaltung weniger mühsam,
- Zeigt eine vollständige Aufzeichnung aller E-Mail-Konversationen im gemeinsamen Posteingang,
- Bietet eine E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen, die nicht an einen bestimmten Mitarbeiter gebunden ist,
- Antwortzeiten sind für Teams viel schneller, da mehrere Personen den Posteingang den ganzen Tag über überwachen.
Nachteile:
- Wie das Sprichwort sagt: „Viele Köche verderben den Brei.“ Die Pflege eines freigegebenen Postfachs kann manchmal zu Verwirrung darüber führen, wer auf eine E-Mail antworten soll.
- Fälle, in denen mehrere Kollegen auf dieselbe Anfrage eines Kunden antworten, können … unangenehm sein.
- Kann dazu führen, dass mehrere Personen auf dieselbe E-Mail antworten.
- Erfordert mehr Kommunikation und Koordination zwischen Teammitgliedern
- Kann ohne ordnungsgemäße E-Mail-Verwaltungsprotokolle unübersichtlich werden
Verteilerliste vs. gemeinsames Postfach: Was ist der Unterschied?
Verteilerlisten und gemeinsame Postfächer scheinen ähnlich zu sein, haben aber einige Unterschiede.
Erstens ermöglicht Ihnen eine Verteilerliste, mehrere Personen per E-Mail zu erreichen, indem Sie eine einzelne Adresse verwenden. Antworten auf eine Verteilerlisten-E-Mail gehen jedoch nur an den ursprünglichen Absender, nicht an die gesamte Gruppe.
Andererseits kann jedes Mal, wenn eine Person auf eine E-Mail antwortet, die an ein freigegebenes Postfach gesendet wurde, jeder mit der entsprechenden Berechtigung dies sehen und darauf reagieren. Darüber hinaus verfügen freigegebene Postfächer über einen gemeinsamen Ordner für „Gesendete Elemente“, sodass das gesamte Team bereits gesendete Antworten einsehen kann.
Was Sie über gemeinsame Postfächer wissen müssen
Bereit, ein gemeinsames Postfach einzurichten? Hier sind einige wichtige Dinge, die Sie beachten sollten:
1. Lizenzen
Gemeinsame Postfächer erfordern keine zusätzlichen Lizenzen über das hinaus, was Ihr Team bereits hat. Benutzer können loslegen, wenn ihr gemeinsames Postfach über eine Exchange Online- oder Office 365-Lizenz (plus Exchange Online) verfügt.
Dies macht gemeinsame Postfächer kosteneffektiv für Teams, die ihre E-Mail-Verwaltung optimieren möchten, ohne zusätzliche Lizenzgebühren zu verursachen.
2. Berechtigungen
Berechtigungen sind ein kritischer Aspekt der Verwaltung gemeinsamer Postfächer. Sie bestimmen, wer auf das Postfach zugreifen kann und welche Aktionen durchgeführt werden können. Überlegen Sie beim Einrichten Ihres gemeinsamen Postfachs sorgfältig, welche Berechtigungen Sie jedem Benutzer zuweisen.
Hier sind die drei primären Berechtigungsstufen:
| Berechtigung | Beschreibung |
| Vollzugriff | Benutzer mit Vollzugriffsberechtigungen können fast alles mit dem gemeinsamen Postfach tun. Sie können E-Mails lesen, löschen und verwalten sowie Ordner erstellen, bearbeiten und löschen. Sie können auch E-Mails aus dem gemeinsamen Postfach senden. |
| Senden als | Benutzer mit der Berechtigung „Senden als“ können E-Mails von einem freigegebenen Postfach aus versenden, sodass es so aussieht, als käme die E-Mail direkt vom Postfach und nicht von einem einzelnen Benutzer. Sie können jedoch die E-Mails innerhalb des Postfachs weder lesen noch verwalten. |
| Senden im Auftrag von | Benutzer mit der Berechtigung „Im Auftrag senden“ können E-Mails aus dem freigegebenen Postfach versenden. Der Empfänger kann jedoch sehen, dass ein einzelner Benutzer die E-Mail im Namen des freigegebenen Postfachs gesendet hat. Benutzer mit der Berechtigung „Im Auftrag senden“ können den Inhalt des Postfachs weder lesen noch verwalten. |
3. Externe Benutzer
Wenn Sie mit Kunden, Anbietern oder anderen externen Stakeholdern zusammenarbeiten, fragen Sie sich möglicherweise, ob diese auf Ihre gemeinsamen Postfächer zugreifen können.
Standardmäßig können externe Benutzer nicht auf gemeinsame Postfächer zugreifen. Wenn Sie jedoch mit externen Benutzern an einem Projekt oder einer Initiative zusammenarbeiten müssen, können Sie ihnen Gastzugriff auf ein gemeinsames Postfach gewähren.
4. Postfachkonvertierung
Möglicherweise haben Sie ein vorhandenes Benutzerpostfach, das Sie in ein gemeinsames Postfach konvertieren möchten. Dies ist ein guter Ansatz, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und Sie seinen E-Mail-Verlauf in einem für den Rest des Teams zugänglichen Format beibehalten möchten.
Um ein Benutzerpostfach in ein freigegebenes Postfach umzuwandeln, müssen Sie zunächst dessen Microsoft 365-Lizenz entfernen. Sobald die Lizenz entfernt wurde, ändern Sie den Postfachtyp von „Benutzer“ in „Freigegeben“.
Das Postfach behält seine vorhandenen E-Mails, Ordner und Kontakte bei, funktioniert nun aber als gemeinsames Postfach und nicht als individuelles Benutzerpostfach.
5. Abonnementanforderungen
Um gemeinsame Postfächer zu erstellen und zu verwenden, müssen Sie über ein Exchange Online-Abonnement verfügen. Exchange Online ist in vielen der beliebten Abonnementpläne enthalten, wie z. B.:
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Office 365 Enterprise E1, E3 und E5
- Exchange Online Plan 1 und Plan 2
6. Maximale Anzahl von Benutzern
Berücksichtigen Sie bei der Planung eines gemeinsamen Postfachs die Anzahl der Benutzer, die darauf zugreifen, und die Datenmenge, die gespeichert werden muss. Gemeinsame Postfächer unterstützen bis zu 50 GB an Daten, genug Speicherplatz für die meisten kleinen bis mittelgroßen Teams.
Wenn Sie jedoch mehr Speicherplatz benötigen, können Sie andere Optionen erkunden, z. B. ein gemeinsames Postfach mit einem Exchange Online Plan 2-Abonnement, das 100 GB Postfachspeicher bietet.
In Bezug auf den Benutzerzugriff sind gemeinsame Postfächer für maximal 25 aktive Benutzer optimiert.
Wenn Sie erwarten, dass mehr als 25 Benutzer regelmäßig auf das gemeinsame Postfach zugreifen, sollten Sie Alternativen wie eine Microsoft 365-Gruppe (>1000 Benutzer) oder einen Teams-Kanal in Betracht ziehen.
Diese Tools bieten zusätzliche Funktionen, die größere Teams unterstützen können.
Verwenden Sie ein gemeinsames Postfach, um die Produktivität zu steigern
Fassen wir zusammen!
Gemeinsame Postfächer helfen Teams, effektiv zu arbeiten. Es ist einfach nachzuvollziehen, wer wann geantwortet hat, wenn jeder die E-Mail-Kommunikation im gemeinsamen Postfach sehen kann.
Dies hilft zu verhindern, dass etwas übersehen wird, und stellt sicher, dass Teams ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Griff behalten.
Teams verwenden gemeinsame Postfächer, um die E-Mail-Verwaltung und Produktivität zu verbessern, von Bildung und Gesundheitswesen bis hin zu Finanzen und Kundenservice.
