Ein gestresster, müder und frustrierter Geschäftsmann mit Kopfschmerzen sitzt vor seinem Laptop.

Die Synchronisierung lässt sich leicht einrichten.
Es ist jedoch schwierig, sie am Laufen zu halten.

Die Synchronisierung von Kontakten und Kalendern zwischen Microsoft 365, CRM-Systemen und Mobilgeräten lässt sich intern realisieren. Was jedoch erforderlich ist, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, ist der Aspekt, den die meisten Teams im Vorfeld nicht einkalkulieren.

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Warum Teams sich dafür entscheiden, zu kaufen statt selbst zu entwickeln

Die Entwicklung ist nur ein kleiner Teil.
Den Betrieb aufrechtzuerhalten ist es nicht.

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Baukosten

Felder zuordnen, Merge-Logik zu schreiben und Fehler zu beheben, bevor etwas live geschaltet wird. Die meisten Teams unterschätzen diese Phase, da sie begrenzt und überschaubar ist. Sie macht jedoch nur den kleinsten Teil der tatsächlichen Kosten aus.

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Laufende Wartungsarbeiten

Jemand ist dafür zuständig, die Änderungen an der Plattform im Auge zu behalten, die Synchronisierung zu überwachen, Duplikate zu erkennen und die Protokolle zu überprüfen, sobald ein Nutzer ein Problem meldet.

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Zuverlässigkeit bei großem Umfang

Skripte verarbeiten in der Regel jeweils nur ein Postfach. Unterbrochene Läufe werden oft von vorne neu gestartet, und Fehler können unbemerkt bleiben, bis sie im ungünstigsten Moment bemerkt werden.

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Sicherheit

Ein selbst entwickeltes Skript lässt sich zwar sicher erstellen, doch muss jemand den Umfang der Berechtigungen festlegen, die Zugriffe überwachen und die Dokumentation im Zuge von Änderungen an der Struktur auf dem neuesten Stand halten.

Vergleichsgrafik zu den Kosten für den Aufbau und die Aufrechterhaltung der Synchronisation im eigenen Haus

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Konform

Echte Teams, echte Kompromisse

„CiraSync ist für uns eine unverzichtbare Lösung; keine andere Synchronisierungslösung kommt auch nur annähernd daran heran.“

Ed H., leitender Netzwerkadministrator/IT

Wie die Morse Group ein 8–10 Jahre altes Problem löste

Ihr IT-Team hatte alles versucht, einschließlich der Einstellung einer Person, deren Aufgabe buchstäblich darin bestand, Kontakte von Hand zu aktualisieren und zu löschen. Nichts hat funktioniert – bis CiraSync kam.

Jahrelange manuelle Korrekturen, einschließlich einer eigens dafür vorgesehenen Mitarbeiterrolle, bevor eine automatisierte Lösung gefunden wurde
Innerhalb weniger Stunden einsatzbereit und synchronisiert, sobald der richtige Ansatz gefunden war
Einsparung von über 500 IT-Stunden jährlich bei 2.500 Mitarbeitern und Auftragnehmern landesweit

„Wir haben sehr lange nach einem Produkt gesucht, das diese Aufgabe erfüllt, und sogar eine absurde Summe Geld investiert, um uns von jemandem eine Azure-basierte App bzw. Website für die Synchronisierung erstellen zu lassen, die jedoch nach Azure-Updates und -Änderungen schließlich nicht mehr funktionierte.“

Bewertung von Doran B. auf Capterra

Die tatsächlichen Kosten eines maßgeschneiderten Systems – aus der Sicht eines Kunden

Bevor dieses Team auf CiraSync stieß, hatte es bereits dafür bezahlt, dass dasselbe Problem von Grund auf neu gelöst wurde.

Es wurden erhebliche Kosten in eine maßgeschneiderte Azure-App zur Synchronisierung von Kontakten investiert
Die maßgeschneiderte Lösung versagte schließlich, als Azure die zugrunde liegende Plattform änderte
Innerhalb einer Stunde nach der Umstellung auf CiraSync wurde bereits eine unternehmensweite Kontaktliste synchronisiert

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert es, CiraSync in Betrieb zu nehmen, im Vergleich zu einer Eigenentwicklung?

In den meisten Umgebungen werden Quellen, Zielgruppen (einschließlich Entra-ID-Gruppen über „Collections“) und die Bereitstellungsmethode konfiguriert, und die Inbetriebnahme erfolgt innerhalb weniger Tage. Bei einer vergleichbaren Eigenentwicklung dauert es in der Regel Wochen bis Monate, bis die erste Synchronisierung durchgeführt wird – und das noch bevor die unten aufgeführten Wartungsarbeiten überhaupt beginnen.

Was bedeutet „laufende Wartung“ eigentlich, wenn wir das selbst bauen?

In der Praxis bedeutet dies: die Überwachung von Synchronisierungsläufen, das Erkennen und Beheben doppelter Datensätze, die Aktualisierung der Zusammenführungslogik bei Hinzufügung neuer Quellen oder Felder sowie die schrittweise Fehlerbehebung bei einzelnen Benutzerberichten. All dies stellt keine ungewöhnlichen technischen Aufgaben dar. Es handelt sich lediglich um Arbeit, die niemals endet und in der Regel demjenigen zufällt, der das ursprüngliche Skript geschrieben hat – unabhängig davon, ob dies noch zu dessen Aufgabenbereich gehört oder nicht.

Was ist im Lieferumfang enthalten, und was müssten wir selbst zusammenstellen?

Mehrere Quellen mit Zusammenführungspriorität, Steuerung auf Feldebene, Sammlungen für gruppenbasiertes Targeting, CRM-Konnektoren und mandantenübergreifende Synchronisierung sind bereits in CiraSync integriert. Bei einer selbst entwickelten Lösung stellt jede dieser Funktionen ein eigenständiges Entwicklungsprojekt dar, und jede neue Anforderung (eine zweite Quelle, ein neues CRM, gruppenbasiertes Targeting) führt zu zusätzlichem benutzerdefiniertem Code, der gewartet werden muss.

Wie handhabt CiraSync die Sicherheit und die Zugriffskontrolle?

Der Zugriff ist bereichsbezogen und erfolgt auf der Grundlage einer Einwilligung. Jede Änderung wird protokolliert und kann über den Verlaufsbereich rückgängig gemacht werden. Ein selbst entwickeltes Skript lässt sich zwar sicher erstellen, doch die Konzeption, Dokumentation und Überprüfung dieses Zugriffs sind Aufgaben, die ein Team selbst übernehmen muss.

Was geschieht, wenn die Synchronisierung in beide Richtungen oder über mehrere Mandanten hinweg erfolgen muss?

Diese Abwägungen werden noch größer, sobald Kontakte oder Datensätze in beide Richtungen übertragen werden müssen, beispielsweise um ein CRM-System und Microsoft 365 miteinander abzustimmen. Aus einem Einweg-Skript werden zwei Prozesse, die auf Konflikte achten, sodass ein Fehler nun in beide Richtungen statt nur in eine Richtung auftritt. CiraSync bietet dieselbe Transparenz, dieselben Zugriffskontrollen und dieselbe automatisierte Konfliktbehandlung, unabhängig davon, ob die Synchronisierung in eine Richtung, in beide Richtungen oder über mehrere Mandanten hinweg erfolgt.

Möchten Sie sehen, wie das in Ihrer Umgebung aussieht?

Denken Sie an ein Skript oder eine Architektur. Das Team von CiraSync zeigt Ihnen genau, wo es funktioniert und wo nicht.