Viele Unternehmen, die ich kenne, begehen einen grundlegenden Fehler. Ein kleines Unternehmen möchte die Privatadressen seiner 50 Mitarbeiter teilen. Die Anfrage stammt vom CEO, deshalb ist es eilig. Weil alle täglich Outlook verwenden, fällt die Wahl natürlich auf die globale Adressliste (GAL) von Exchange. Das heißt, sie entscheiden sich de facto für das Mitarbeiterverzeichnis.
Privatadressen im Feld der Geschäftsadresse der globalen Adressliste? Eine Problemumgehung oder ein weiteres Hindernis?
Die globale Adressliste von Exchange hat kein Feld für die Privatadressen.
Sie haben eine Idee, wie sie das Hindernis umgehen können. Alles wird wunderbar funktionieren. Es gibt in der globalen Adressliste das Feld der Geschäftsadresse. Darüber hinaus hat sie Felder für Straße, Stadt, Bundesland und die Postleitzahl. Der perfekte Ersatz!
Noch dazu hat das Unternehmen nur einen Standort. Es wäre also lächerlich und überflüssig, in die 50 GAL-Datensätze immer dieselbe Geschäftsadresse einzugeben. Warum also nicht die Privatadressen in die freien GAL-Felder der Geschäftsadressen eintragen?
Diese Idee wird angenommen und eingeführt.
Wenn die Outlook-Benutzer in der globalen Adressliste suchen, wissen sie, dass in einigen Geschäftsadressenfeldern private Adressen stehen und alles ist in Ordnung.
Drei Jahre später hat das Unternehmen vier zusätzliche Bürostandorte und ist im Begriff, einen weiteren Standort zu eröffnen.
Der Chef ist verärgert. Er hat vergessen, was er zuvor verlangt hat und möchte wissen, warum die Geschäftsadressen nicht in der globalen Adressliste stehen.
Der Administrator versucht, ohne den Status quo zu ändern, die Geschäftsadressen wieder in die globale Adressliste einzutragen. Die Adressliste hat 200 Benutzer.
Das Unternehmen wächst und die Geschäftsadressen müssen in die globale Adressliste eingetragen werden.
Der aktuelle E-Mail-Administrator hat vor einem Jahr beim Unternehmen angefangen. Später hat jemand die Entscheidung getroffen, dass die Privatadressen in die Geschäftsfelder der globalen Adressliste eingetragen werden. Der neue IT-Fachmann muss mit dieser Realität leben:
- Alle sind daran gewöhnt, dass in der globalen Adressliste die Privatadressen stehen. Der Eintrag der Geschäftsadressen ist eine abschreckende Idee. Diese Art Änderung wird den Benutzern im Unternehmen nicht gefallen.
- Wenn ein Kontakt der globalen Adressliste über die globale Adressliste zu Outlook hinzugefügt wird, zeigt Outlook im Datensatz eine Geschäftsadresse an, die eigentlich die Privatadresse ist.
- Wenn die Kontakte der globalen Adressliste mit dem Smartphone synchronisiert werden, zeigen sowohl das iPhone als auch das Android-Gerät Geschäftsadressen an, die Privatadressen der Mitarbeiter sind. Es kann zu einer interessanten (und sehr ärgerlichen) Situation kommen. Ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise steigt nach einem langen Flug in ein Taxi und fährt zur Privatadresse eines Mitarbeiters.
Multiplizieren Sie diese unangenehmen Beispiele mit 200 Benutzern, die sowohl Outlook als auch Smartphones haben.
Die Lösung für beides, Privatadressen und Geschäftsadressen in der globalen Adressliste.
Die einzige Lösung sind die folgenden schmerzhaften Schritte.
Erstens, alle Privatadressen exportieren und speichern. Zweitens, alle Datensätze globaler Adresslisten durch die korrekten Geschäftsadressen jedes einzelnen Benutzers ersetzen. Die Privatadressen können wir nicht einfach entfernen. Also wohin damit?
Sie haben mehrere Möglichkeiten zur Auswahl, wo Sie die privaten Anschriften speichern können.
- Öffentlicher Ordner von Exchange (siehe die folgenden Schritte)
- Kontaktordner eines freigegebenen Exchange-Postfachs (siehe die folgenden Schritte)
- Erweiterte Attribute der globalen Adressliste
- Kontaktliste in SharePoint
- Mitarbeiterverzeichnis-App von einem Drittanbieter kaufen, die in Office 365 integriert werden kann
Befolgen Sie die folgenden Schritte zur Einrichtung eines Öffentlichen Ordners oder eines freigegebenen Postfachs:
- Speichern Sie alle Mitarbeiterinformationen in einem Kontaktordner.
- Synchronisieren Sie mithilfe des CiraSync-Dashboards den öffentlichen Ordner mit den Postfächern der Mitarbeiter. HINWEIS: Auf allen Smartphones der Unternehmensbenutzer muss die CiraSync Enterprise Edition installiert sein.
- Zusammenführen mit der globalen Adressliste im selben Ordner.
Voila, alle Benutzer, die Sie bestimmen, haben jetzt den kompletten Satz Informationen sowohl der Geschäftsadressen als auch der privaten Postanschrift.
Verfolgen Sie hier an diesem Ort künftige Blogbeiträge, die beschreiben, wie die erweiterten Attribute, die Kontaktlisten in SharePoint und die Mitarbeiterverzeichnis-Apps von Drittanbietern verwendet werden.
