J’ai vu des dizaines de petites entreprises commettre cette erreur. Prenons l’exemple d’une petite entreprise qui souhaite partager une adresse postale de domicile entre 50 employés. La demande vient du PDG, donc elle pèse en quelque sorte. C’est évident d’utiliser la liste d’adresses globale (GAL) Exchange puisque tout le monde utilise Outlook tous les jours. C’est de facto le répertoire des employés.
Adresses du domicile dans les champs d’adresse professionnelle de la GAL: une solution de contournement ou un futur obstacle?
Le problème ici c’est que la liste d’adresses globale Exchange n’a pas de champ pour les adresses personnelles.
Alors que faire? Il suffit de contourner le barrage routier et tout ira bien. Il existe un champ Adresse professionnelle dans la liste d’adresses globale. Il contient également des champs pour l’adresse, la ville, l’état et le code postal. Substitution parfaite!
De plus, cette entreprise n’a qu’un seul bureau. Il serait ridiculement redondant de mettre la même adresse professionnelle sur 50 entrées de la GAL. Par conséquent, pourquoi ne pas mettre les adresses postales du domicile dans les champs d’adresse professionnelle vacants de la GAL?
Parfait! L’idée devient loi à partir de maintenant.
Lorsque les utilisateurs d’Outlook parcourent la liste d’adresses globale, ils remarquent que les labels de champ d’adresse professionnelle ont désormais des adresses postales personnelles et tout va bien.
Trois ans plus tard, l’entreprise dispose de quatre bureaux supplémentaires et est sur le point d’en ouvrir un autre.
Maintenant, le patron est agacé. Ne se souvenant pas de ses demandes passées, il exige de savoir pourquoi personne n’a son adresse professionnelle dans la liste d’adresses globale.
Sans changer le statu quo, l’administrateur de messagerie souhaite maintenant rajouter l’adresse professionnelle dans la GAL mais le problème c’est qu’il y a 200 utilisateurs dans la GAL.
Les entreprises se développent et ont désormais besoin d’adresses professionnelles dans la liste d’adresses globale.
L’administrateur de messagerie actuel a commencé à travailler pour l’entreprise il y a un an, longtemps après que quelqu’un ait pris la décision de placer l’adresse du domicile dans les champs d’adresse professionnelle de la GAL. Et, cet informaticien doit faire face à la réalité actuelle:
- Tout le monde s’est habitué à voir des adresses personnelles dans la GAL: passer aux adresses professionnelles est une proposition effrayante. Les utilisateurs professionnels n’aiment pas ce type de changement.
- Lorsque quelqu’un ajoute un contact GAL à Outlook via la GAL, Outlook affiche une adresse professionnelle remplie, qui est en réalité une adresse personnelle.
- Lorsque les contacts GAL sont synchronisés avec un smartphone, les contacts iPhone et Android affichent les adresses professionnelles, alors qu’ils sont en réalité les adresses personnelles des employés. Imaginons ce scénario intéressant (et extrêmement ennuyeux). Un employé, en voyage d’affaires, descend d’un long vol, loue une voiture et se rend chez quelqu’un.
Maintenant, prenez les trois cas ci-dessus et multipliez les par 200 utilisateurs, qui ont à la fois Outlook et des smartphones.
La solution pour avoir à la fois des adresses personnelles et professionnelles dans la liste d’adresses globale.
La seule solution est de prendre des mesures douloureuses maintenant.
Tout d’abord, exportez et enregistrez toutes les adresses de domicile. Ensuite, remplacez chaque entrée de liste d’adresses globale par l’adresse professionnelle correcte pour chaque utilisateur. Nous ne pouvons pas encore tout à fait retirer les adresses personnelles. Alors, où vont-elles?
Il existe plusieurs choix d’endroits où vous pouvez stocker les informations personnelles:
- Dossier Public Exchange (voir ci-dessous pour les étapes)
- Dossier Contacts d’une boîte aux lettres partagée Exchange (voir ci-dessous pour les étapes)
- Caractéristiques étendus de la liste d’adresses globale
- Liste de contacts sur SharePoint
- Achetez une application tierce d’annuaire des employés qui s’intègre à Office 365
Pour configurer un dossier public ou une boîte aux lettres partagée, procédez comme suit:
- Stockez tous les détails des employés dans un dossier de contacts.
- Utilisez le tableau de bord CiraSync pour synchroniser le dossier public avec les boîtes aux lettres des employés. REMARQUE: Vous aurez besoin de CiraSync Enterprise Edition pour tous les utilisateurs de smartphones de l’entreprise.
- Fusionnez avec la liste d’adresses globale dans le même dossier.
et voilà! Tous les utilisateurs que vous désignez peuvent désormais avoir un ensemble complet de contacts avec des informations postales professionnelles et personnelles.
Surveillez cet espace pour les futurs articles de blog décrivant comment utiliser les caractéristiques de la liste d’adresses globale, la liste de contacts sur SharePoint et une application d’annuaire d’employés tierce.
