Zusammenfassung
Die IT- und Technologie-Beratungsfirma Charter Technology Solutions berät Schulen und bildungsorientierte Einrichtungen sowie gemeinnützige Organisationen im Großraum New York im Bereich IT und Technologie. Diese Dienstleistungen ermöglichen diesen Unternehmen eine höhere Betriebseffizienz bei niedrigen Kosten. Die Lehrkräfte und das Personal benötigten aktuelle gemeinsame Microsoft Office 365 Kalender auf ihren Smartphones für Schulveranstaltungen und Unterrichtspläne.
Herausforderungen
Die Herausforderung der Charter-Kunden war nicht allein die Synchronisierung mit den Smartphones, sondern auch die Synchronisierung mit Outlook, was sogar noch wichtiger war. Folglich wurden aktualisierte Informationen oder Änderungen bei den Schulveranstaltungen nicht für alle erfasst und es gab keine Erinnerungen, weil die Outlook/Office 365-Erinnerungen in den freigegebenen Kalendern nicht funktionierten. CiraSync löste beide Probleme.
Die Schulen erstellen für die Lehrer und Fakultäten am Anfang des Schuljahres einen gemeinsamen Kalender und aktualisieren regelmäßig die Personal-, Fakultäts- und Elternversammlungen. Ohne die automatisierte Kalendersynchronisierung mit den Smartphones würden neue Veranstaltungen und Änderungen im Kalender auf den Smartphones nicht aktualisiert. Wenn die Schule eine Personalversammlung ankündigt, würde ein Drittel des Personals nicht anwesend sein und auch nicht wissen, dass es eingeladen wurde. Bei jeder Neueinstellungen in einer Schule würden sie die Kalender manuell aktualisieren und dann ein Meeting-Update an alle eingeladenen Personen senden müssen. Das hätte unnütze Updates und mehr manuelle Arbeit für die IT-Abteilung zur Folge.
Charter Technology Solutions sollte schnell eine Synchronisierungslösung für die gemeinsamen Kalender schaffen. Sie wussten, dass Microsoft diese Funktion nicht anbietet und wandten sich anfangs an das Unternehmen Did it Better. Die Zeit, die sie auf die Wartung verwandten und die Kosten für das Support-Team waren jedoch höher als der Aufwand, der durch die fehlende Synchronisierung entstanden war.
„Wir finden, dass CiraSync die beste Lösung für die Synchronisierung der Office 365-Kalender unserer Kunden ist. Wir haben es mit anderen Anbietern versucht und finden, dass dies die zuverlässigste Variante für unsere Bedürfnisse ist.“
Ritaly Rapaport, Direktor, Kundenmanagement, Charter Technology Solutions
Lösung
Nach den frustrierenden Erfahrungen mit den vorherigen Anbietern, recherchierte Charter Technology Solutions bei Google nach hoch bewerteten Synchronisierungslösungen für Office 365. Sie fanden CiraSync und hatten die neue Lösung sofort auf ihren internen Servern in Betrieb gesetzt.
Die Microsoft 365 Kalender von Charter Technologie wurden so zuverlässig synchronisiert, dass sie entschieden, CiraSync im Schulbezirk ihrer Kunden einzuführen. Lehrer, Fakultäten und das gesamte Personal erhielten sofort pünktliche und aktuelle Erinnerungen an Veranstaltungen, einschließlich Erinnerungen an wichtige Elternversammlungen.
