Resumen ejecutivo
The Arc of Schuyler, una organización sin fines de lucro con sede en el condado de Schuyler, Nueva York, proporciona apoyo y recursos a las personas con discapacidades. También opera varios hogares residenciales y el sistema de transporte público del condado con siete rutas de autobús.
The Arc of Schuyler hizo un cambio de tecnología al pasar de Microsoft Exchange a Office 365 en 2016. Esto creó una brecha en las comunicaciones para sus empleados, que necesitan contactos y calendarios actualizados en sus iPhones en todo momento, ya que utilizan los teléfonos inteligentes como principal herramienta de gestión y de toma de decisiones. Wendy Shutter, Directora de Servicios de Tecnología de la Información y de Negocios de The Arc of Schuyler, explica: «Para aumentar nuestra productividad, queríamos compartir grupos de contactos y calendarios en los iPhones de los empleados». La solución Microsoft Office 365 no proporciona una lista global de direcciones (GAL) automatizada y una sincronización de calendario.
Shutter identificó los requisitos de la solución: un producto SaaS automatizado, robusto y basado en la nube que pudiera ser implementado rápidamente con una mínima capacitación del usuario.
Desafíos
El cambio de tecnología a Office 365 reveló un desafío: la falta de una sincronización automatizada entre Office 365 y las listas de contactos y calendarios de los teléfonos inteligentes empresariales. La carga manual de las listas de contactos en el teléfono móvil de cada gerente es un enfoque que consume mucho tiempo y es propenso a errores, y los empleados no tenían acceso a los calendarios compartidos. «No podía dar a los usuarios acceso total», señala Shutter, «porque podían volar accidentalmente calendarios enteros, y también estábamos perdiendo contactos». Si un miembro del personal rechazaba una cita con todos los empleados, podía bloquear la reunión en un calendario compartido, a la que otros empleados tenían que asistir.
«La gente se quejaba de que no tenían sus contactos y reuniones de departamento en su iPhone», dice Shutter. Creemos en la tecnología si ayuda. Pero los calendarios compartidos en los iPhones no nos ayudaban. Aún así, pudimos ver los beneficios potenciales que tenían».
«CiraSync» es un fenomenal ahorrador de tiempo. Ahora los gerentes sacan sus smartphones, comprueban los calendarios que siempre son correctos, y toman decisiones de programación en el acto sin esperar.»
Wendy Shutter, Directora de Servicios de Tecnología y Negocios, The Arc of Schuyler
«Nuestro equipo de directivos lleva iPhones. Nuestra lista de contactos incluye personal de respuesta a emergencias, organizaciones de apoyo, equipos de mantenimiento internos y externos. Ahora, puedo empujar cada lista específica de forma selectiva a aquellos que lo necesitan – al personal de enfermería, por ejemplo.» Wendy Shutter, Directora de Servicios de Tecnología y Negocios, The Arc of Schuyler.
CiraSync potencia el control granular y la respuesta rápida a los incidentes
Durante una búsqueda en Google, Shutter se encontró con CiraSync y le gustó el control granular que ofrecía la solución, como la capacidad de designar qué información podían ver cada uno de los empleados. Shutter decidió desplegar CiraSync y probar sus capacidades. Su veredicto, «Fenomenalmente fácil de usar y entender». A continuación, estableció una colección o agrupación de todos los usuarios de teléfonos inteligentes y luego una para las enfermeras.
«CiraSync me ha permitido limpiar un montón de desorden, y manejar todos nuestros problemas de permiso fácilmente», dice Shutter. «Puedo controlar qué grupos ven qué calendarios, como las fechas de citas clínicas y de revisión de mantenimiento».
Shutter también estableció listas de personal de emergencia para que si un autobús del condado tiene un accidente, los empleados puedan comunicarse con el Departamento de Transporte y todos los socorristas necesarios de inmediato. «Es todo un mundo nuevo de regulaciones y certificaciones con notificaciones requeridas de incidentes a las personas adecuadas», dice. «CiraSync significa que no tenemos que buscar números de teléfono en una crisis, ya sea médica o de mantenimiento».
Adopción rápida con un excelente soporte técnico de CiraSync
El apoyo de CiraSync ha sido rápido y preciso, facilitando la adopción. «CiraSync ha supuesto un gran cambio y un gran ahorro para los que prestan servicios en The Arc of Schuyler», dice Shutter. «En nuestras reuniones de los lunes, cuando el equipo ejecutivo debe decidir cuándo hacer algo, simplemente sacamos nuestros iPhones, superponemos los calendarios para calcular el tiempo y tomar decisiones rápidamente, e inmediatamente actualizamos la cita en nuestro calendario compartido».
- Los equipos de dirección toman decisiones más rápidas usando sus teléfonos móviles mientras están en movimiento en lugar de sus PCs.
- Las situaciones urgentes y emergentes se manejan en segundos, el personal ya no necesita buscar números de respuesta médica, de mantenimiento y de accidentes.
- Se crean listas de contactos para grupos específicos y los empleados tienen las listas de contactos inmediatamente.
- Los gerentes coordinan las decisiones de planificación en minutos en lugar de horas con calendarios sincronizados en los teléfonos móviles.
- Los calendarios compartidos están protegidos de cancelaciones involuntarias.
«Antes de CiraSync, los problemas de contacto y de calendario daban lugar a un ticket semanal de asistencia, como mínimo», dice Shutter. «Hemos estado en Office 365 durante varios meses y no he escuchado ni una sola queja o problema relacionado con los contactos y los calendarios»
