SharePoint es una plataforma potente y versátil que puede utilizarse para muchos fines. Tanto si es el propietario de una pequeña empresa que necesita gestionar contenidos, como si es un miembro de un equipo que necesita colaborar o un particular que necesita compartir información, SharePoint puede ser una herramienta valiosa. En esta entrada del blog, vamos a esbozar 7 consejos para hacer el uso de SharePoint más fácil y más eficiente para usted.
Tip #1: Personalice el banner de su página
Añadir un toque personal a su SharePoint es fácil con la ayuda de la personalización de banners de página. Puede seleccionar una foto o un gráfico, añadir texto o logotipos, y cambiar el color y los tipos de letra del banner para crear un aspecto exclusivo para usted. Para añadir un banner personalizado a su sitio, primero, abra la Configuración del sitio desde la Administración Central de SharePoint. En la parte izquierda de la ventana, en «Propiedades del sitio», haga clic en «Diseño de página». Aquí encontrarás opciones para cambiar el diseño y la apariencia de tu banner.
Tip #2: Añade etiquetas de imagen a tus documentos
Una de las mejores características de SharePoint es la posibilidad de incluir etiquetas de imagen en los documentos. Las etiquetas de imagen son una forma eficaz de añadir imágenes a los documentos de SharePoint. Puede utilizarlos para añadir imágenes de la Web, de su ordenador o fotos que haya importado a SharePoint. Las etiquetas de imagen facilitan el enlace directo a secciones específicas de un documento, lo que resulta perfecto para añadir gráficos de encabezado y pie de página. Cuando compartas documentos en línea, puedes incluir una etiqueta de imagen para que la gente pueda ver lo que está descargando.
Tip #3: Mantenga la coherencia en los nombres de archivo
Cuando se trata de archivos de SharePoint, la coherencia es la clave. Esto le ayuda a usted y a su equipo a encontrar fácilmente los archivos que buscan y a construir una base sólida para la colaboración en equipo. Utilice siempre caracteres, números y símbolos estándar para nombrar los archivos. Así serán más fáciles de recordar y se evitarán confusiones Si necesitas modificar el nombre de un archivo, no dudes en sugerir el nuevo nombre a tus compañeros. Siguiendo estos sencillos consejos, podrá dar coherencia a la nomenclatura de sus archivos y lograr un entorno de colaboración en equipo más sólido.
Tip #4: Use etiquetas para encontrar sus documentos fácilmente
Para sacar el máximo partido a SharePoint, es necesario aprender a utilizar las etiquetas de forma eficaz para encontrar documentos y acceder a ellos. Las etiquetas son perfectas para organizar tus archivos por temas, tipos o cualquier otro criterio específico. Incluso puedes utilizar etiquetas para agrupar documentos relacionados y facilitar el acceso. Si no está seguro de dónde localizar un documento que necesita, pruebe a buscar utilizando una combinación de etiquetas. Se sorprenderá de la cantidad de veces que puede encontrar lo que busca de esta manera.
Tip #5: Cambie a vista de carpeta
Si usted es usuario de SharePoint, usted probablemente está familiarizado con la vista plana. Esta vista muestra todas las carpetas en una sola lista, lo que puede ser útil si desea ver todos los archivos a la vez. Sin embargo, esta vista no es muy práctica cuando necesita buscar cosas o navegar por ellas. Por otro lado, la vista de carpetas es más fácil de usar, ya que muestra cada carpeta como una lista independiente. De este modo, podrá buscar y examinar sus archivos más fácilmente. Ademas, esta vista puede ser muy útil cuando desea organizar sus archivos por proyectos o categorias.
Tip #6: Cómo funciona la herencia de permisos y accesos
Una de las características que hacen que SharePoint sea tan potente es la herencia de permisos y accesos. Esta función permite a los usuarios heredar los permisos de sus objetos padre, lo que facilita la concesión de acceso a archivos o carpetas específicos. Puede utilizar la configuración de permisos de su sitio para controlar quién tiene acceso a qué información en SharePoint.
Tip #7: Habilite el Historial de Versiones en su biblioteca de documentos
Las bibliotecas de documentos son un valioso elemento de SharePoint y pueden utilizarse para diversos fines. Una característica especialmente útil de las bibliotecas de documentos es el historial de versiones. Esto le permite volver a versiones anteriores de un documento si algo sale mal y hacer un seguimiento de los cambios que se han realizado en un documento desde la última vez que se guardó. El historial de versiones está disponible tanto en entornos locales como en la nube para servidores SharePoint que ejecuten Microsoft 365 o SharePoint Online 2016 Commercial edition o versiones posteriores.
Conclusion
SharePoint es un producto que puede ser extremadamente potente para la organización y la comunicación. En este blog, hemos esbozado 7 trucos y consejos útiles para los usuarios de SharePoint. Esperamos que estos tips le hayan resultado útiles y le ayuden a trabajar de forma más eficiente en SharePoint.
