La sincronización de contactos y calendarios rara vez recibe atención hasta que empieza a causar problemas. Por eso, las comparaciones entre CiraSync y herramientas de sincronización de terceros son importantes para los equipos de IT
Sobre el papel, muchas herramientas prometen el mismo resultado. En la práctica, las diferencias se aprecian en el control, las revisiones de seguridad, el comportamiento de los usuarios y el mantenimiento a largo plazo.
Este artículo analiza cómo se compara CiraSync con las herramientas de sincronización típicas de terceros y cómo se comporta cada enfoque a medida que crecen las organizaciones.
Cómo funciona CiraSync a alto nivel
CiraSync utiliza Microsoft 365 (Entra ID/Azure AD + Exchange) como fuente de información veraz y, a continuación, envía los contactos y calendarios directamente a las aplicaciones nativas del dispositivo en iOS y Android. Los usuarios no necesitan instalar ninguna aplicación móvil.
El departamento de IT lo configura una vez en el portal de administración, concede el consentimiento OAuth y define las reglas de sincronización, como quién obtiene qué contactos, qué se excluye y el calendario de sincronización.
Después de eso, la sincronización sigue siendo automática, lo que reduce los tickets y mantiene los datos alineados a medida que se añaden usuarios, roles y ubicaciones.
Cómo funcionan las herramientas típicas de sincronización de terceros
La mayoría de las herramientas de sincronización de terceros adoptan un enfoque muy diferente. Por lo general, se basan en conectores o configuraciones a nivel de usuario, lo que significa que cada usuario tiene que autenticarse, aprobar permisos o instalar algo en su dispositivo.
A veces es una aplicación móvil. Otras veces es un complemento. En cualquier caso, el departamento de IT no controla totalmente el flujo.
Los permisos se gestionan a nivel de usuario, no de forma centralizada, lo que ya crea lagunas. La configuración suele realizarse más de una vez, especialmente cuando se cambian los teléfonos, los usuarios actualizan las versiones del sistema operativo o se vuelven a autenticar las cuentas.
Con el tiempo, las cosas se desvían. Los contactos dejan de actualizarse. Los calendarios se sincronizan para algunos usuarios, pero no para otros. La salida de los empleados se vuelve complicada.
Lo que comienza como «rápido de implementar» se convierte en comprobaciones manuales, tickets de soporte y trabajo solo para mantener los datos en su mayor parte alineados.
CiraSync frente a herramientas de sincronización de terceros
1. Control y administración
Con la mayoría de las herramientas de sincronización de terceros, los usuarios gestionan la sincronización, incluso si el departamento de IT ayudó con la implementación inicial, y los permisos recaen en las personas.
Cuando alguien cambia de puesto, se traslada a otro departamento o abandona la empresa, el departamento de IT tiene que encargarse de la limpieza. A veces, la sincronización sigue funcionando, pero otras veces se interrumpe. En cualquier caso, el control se va erosionando con el tiempo y la administración pasa a ser reactiva en lugar de predecible.
Sin embargo, con CiraSync, el control reside donde el departamento de IT espera que resida: en la capa administrativa. Usted define las reglas de forma centralizada. Qué contactos de la lista global de direcciones (GAL) se sincronizan, qué buzones compartidos son importantes, qué usuarios o grupos reciben qué y con qué frecuencia se ejecutan las actualizaciones.
Puedes ver la configuración. Puedes auditarla. Nada depende de que el usuario recuerde iniciar sesión, volver a autorizar o mantener una aplicación en funcionamiento.
2. Consideraciones de seguridad y cumplimiento normativo
Aquí es donde muchas herramientas de sincronización suspenden las revisiones de IT.
Las herramientas pueden «funcionar» y seguir siendo inaceptables desde el punto de vista de la seguridad. Los equipos de IT y de cumplimiento normativo se preocupan ante todo por el alcance del acceso. Quién tiene permiso para qué y cuál es el alcance real de ese acceso.
Muchas herramientas de terceros solicitan permisos a nivel de usuario que son difíciles de estandarizar y aún más difíciles de revocar de forma limpia. Esto crea muchos puntos ciegos.
CiraSync se toma muy en serio la seguridad y el cumplimiento normativo. Es la base de todo lo que hacemos internamente y para nuestros clientes.
Para los equipos de IT, la seguridad comienza por comprender exactamente dónde van los datos y quién tiene acceso a ellos. CiraSync se integra directamente con Microsoft Azure y utiliza Azure Consent Framework. La autenticación se realiza a través del flujo de inicio de sesión propio de Microsoft.
Nuestra guía de seguridad y cumplimiento entra en más detalles, pero resumamos aquí los puntos más esenciales.
Todos los datos de los suscriptores permanecen en Microsoft Cloud, y las actualizaciones del buzón se realizan a través de conexiones HTTPS seguras utilizando Exchange Web Services, sin pasar por la red pública de Internet.
CiraSync opera como procesador de datos y cumple con los requisitos del RGPD, incluyendo el derecho al olvido, la portabilidad de los datos, el consentimiento informado y la residencia regional de los datos.
Los datos de sincronización almacenados en caché se pueden purgar automáticamente, y los datos personales permanecen cifrados.
Para IT, esto es importante porque una herramienta que sincroniza datos pero no puede explicar claramente el acceso, el almacenamiento y la auditabilidad rara vez supera las revisiones de seguridad o cumplimiento.
Consulte nuestro informe técnico sobre seguridad para obtener más detalles.
3. Fiabilidad y mantenimiento continuo
La mayoría de las herramientas de sincronización de terceros funcionan bien al principio, pero luego se desvían. La sincronización depende de los inicios de sesión de los usuarios, la configuración de los dispositivos, el comportamiento de las aplicaciones en segundo plano y la reautenticación periódica.
Con el tiempo, los permisos caducan, las actualizaciones del sistema operativo cambian el funcionamiento de las aplicaciones y algunos usuarios dejan de estar sincronizados sin que nadie se dé cuenta.
Por lo general, el departamento de TI es el responsable del ticket, pero la solución suele estar en el teléfono del usuario, lo que significa que hay que repetir los mismos pasos en varios dispositivos.
Con CiraSync, la sincronización se ejecuta según un calendario definido por el administrador desde Microsoft 365 como fuente de verdad. Los cambios se gestionan de forma centralizada y los usuarios pueden cambiar de dispositivo o de función sin romper el modelo de sincronización.
4. Escalabilidad y adecuación a largo plazo
Lo que parece manejable con 10 usuarios, suele fallar con 500. Muchas herramientas de terceros se basan en configuraciones por usuario, permisos individuales o soluciones manuales, que escalan linealmente con el número de empleados.
A medida que la organización crece, la carga de trabajo de IT crece con ella. Más dispositivos, más excepciones, más limpieza.
Con CiraSync, el modelo es el mismo tanto si hay 50 como si hay 10.000 usuarios. Las reglas se definen una sola vez y se aplican a todos los grupos.
Esto reduce el trabajo administrativo continuo y evita el trabajo adicional que se produce cuando una solución de sincronización «temporal» se convierte en infraestructura permanente.
CiraSync frente a otras herramientas de sincronización de terceros: ¿cuál es mejor?
Cuando la sincronización se convierte en parte de las operaciones diarias, la diferencia entre las herramientas ya no es teórica. Las soluciones gestionadas por el usuario pueden parecer convenientes al principio, pero se vuelven ineficaces a medida que aumenta el número de empleados, los dispositivos y las expectativas de cumplimiento.
Ahí es donde CiraSync marca la diferencia. Trata la sincronización de contactos y calendarios como una infraestructura básica, con control centralizado, comportamiento predecible y seguridad alineada con el propio Microsoft 365.
Para las organizaciones que desean reducir el número de tickets, simplificar el proceso de salida de los empleados y disponer de un modelo de sincronización que siga funcionando a gran escala, CiraSync no es solo una alternativa. Es la opción más segura a largo plazo.
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Preguntas frecuentes
CiraSync elimina la sincronización gestionada por el usuario. El departamento de IT lo controla todo de forma centralizada, y los contactos y calendarios permanecen sincronizados en todos los dispositivos sin necesidad de aplicaciones, complementos ni acciones por parte del usuario.
¿Los usuarios deben instalar una aplicación móvil para utilizar CiraSync?
No. Los contactos y calendarios se sincronizan directamente con las aplicaciones nativas de iOS y Android a través de Microsoft 365. No se instala nada en los dispositivos de los usuarios.
¿Cómo gestiona CiraSync los permisos y el acceso?
Los permisos se conceden a través del consentimiento OAuth de administración centralizada en Microsoft Azure. El acceso se controla a nivel de inquilino, no por usuario.
¿CiraSync almacena contraseñas o credenciales de usuario?
No. La autenticación se realiza a través del flujo de inicio de sesión de Microsoft, y CiraSync nunca almacena las contraseñas.
¿Dónde se almacenan los datos de contactos y calendario?
Todos los datos permanecen en la nube de Microsoft. CiraSync procesa y sincroniza los datos, pero no los transfiere a aplicaciones móviles de terceros.
¿Cómo cumple CiraSync con los requisitos de seguridad y cumplimiento normativo?
CiraSync cumple con los requisitos del RGPD, admite la residencia de datos, cifra los datos personales y permite purgar automáticamente los datos de sincronización almacenados en caché.
¿CiraSync se puede adaptar a organizaciones grandes?
Sí. Se aplican las mismas reglas definidas por el administrador, independientemente de si hay docenas o miles de usuarios, sin aumentar el mantenimiento por usuario.
