Cómo compartir el calendario de Outlook (Windows, Web, iPhone, etc)

¿Quiere compartir un calendario de Outlook con sus compañeros de trabajo, amigos y familiares?

Puede informar a otras personas sobre su horario dándoles acceso a su calendario de Outlook o enviando una instantánea de su calendario.

A continuación le explicamos, paso a paso, cómo compartir su calendario de Outlook en Windows, Outlook en la web, Mac y desde la aplicación móvil.

Principales conclusiones:

• Para compartir un calendario de Outlook en Windows, los pasos dependen de la versión de Outlook. En el nuevo Outlook, vaya a Calendario > Inicio > Compartir calendario, seleccione el calendario, agregue a la persona y elija su nivel de acceso. En Outlook clásico, vaya a Calendario > Inicio > Compartir calendario, seleccione el calendario y configure los permisos en Propiedades del calendario.
• Para compartir un calendario en Outlook en la web, abra Calendario, seleccione Compartir en la barra de herramientas superior y elija el calendario que desea compartir. Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona, seleccione el nivel de permiso y pulse Compartir.
• Para compartir un calendario de Outlook en Mac, vaya a Calendario > Haga clic derecho en el calendario > seleccionado Elija permisos > para compartir Ingrese el nombre o la (s) dirección (es) > de correo electrónico Haga clic en «Agregar».

TL;DR

Para compartir un calendario de Outlook, abra Calendario y utilice la opción Compartir o Compartir calendario correspondiente a su versión de Outlook. Seleccione el calendario, agregue el nombre o la dirección de correo electrónico del destinatario, elija el nivel de acceso disponible y pulse Compartir. En cuentas profesionales o educativas de Microsoft 365 o Exchange Online, los permisos Puede editar y Delegado solo pueden concederse a personas de su organización, y Delegado solo puede asignarse al calendario principal.

Cómo compartir calendarios de Outlook en Windows

Nota: el nuevo Outlook para Windows y Outlook en la web utilizan una experiencia de uso compartido similar. En el nuevo Outlook para Windows, vaya a Calendario > Inicio > Compartir calendario. Las instrucciones para Outlook clásico se muestran por separado porque su interfaz y algunos pasos son diferentes.

Compartir un calendario es bastante fácil si usa Microsoft Outlook para Windows. Estos son los pasos.

Los pasos dependen de la versión de Outlook que utilice.

Nuevo Outlook para Windows

1. Abra Outlook y seleccione Calendario.
2. En la pestaña Inicio, seleccione Compartir calendario.
3. Seleccione el calendario que desea compartir.
4. Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona.
5. Seleccione el nivel de acceso que desea conceder.
6. Seleccione Compartir.

Outlook clásico para Windows

1. Abra Outlook y seleccione Calendario.
2. En la pestaña Inicio, seleccione Compartir calendario.
3. Seleccione el calendario que desea compartir.
4. En Propiedades del calendario, seleccione Agregar.
5. Busque a la persona en la libreta de direcciones o escriba su dirección de correo electrónico y seleccione Aceptar.
6. Seleccione a la persona, elija el nivel de permiso correspondiente y seleccione Aceptar.

¿Cómo compartir un calendario de Outlook Web?

También puede compartir un calendario desde Outlook en la web (outlook.office.com). Así se hace:

1. En Calendario, haga clic con el botón derecho en el calendario que quiera compartir debajo de «Mis calendarios» (por ejemplo, Calendario). Seleccione compartir y permisos.

2. Se abrirá la ventana Uso compartido y permisos. Introduzca el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona en el campo de búsqueda.

3. Seleccione el nivel de permiso que desea establecer en la lista desplegable proporcionada.

4. Seleccione compartir. Se enviará a la persona una notificación por correo electrónico confirmando que se han aplicado estos cambios.

Lectura recomendada: ¿Cómo abrir un calendario compartido en Outlook Web?

Cómo compartir un calendario de Outlook en Mac

Si necesita coordinar reuniones, planificar eventos o simplemente mantener informados a los demás sobre su disponibilidad, la aplicación Outlook para Mac le ofrece una forma sencilla de compartir su calendario.

A continuación están estos pasos:

1. En la barra lateral, seleccione Calendario.
2. Seleccione el calendario que desea compartir.
3. Seleccione los tres puntos (…) junto al calendario o pulse Control y haga clic y seleccione Permisos de uso compartido.
4. En la ventana Propiedades del calendario, seleccione el botón +.
5. En el cuadro Buscar, escriba el nombre de la persona con la que desea compartir el calendario.
6. Seleccione su nombre, elija el nivel de permisos que desea asignarle y seleccione Agregar.

Compartir el calendario de Outlook desde el móvil (iPhone y Android)

Los pasos para compartir un calendario son los mismos en Outlook para iPhone y Android:

Abra Outlook y vaya a Calendario. A continuación:

1. Pulse el menú de calendario en la esquina superior izquierda.
2. Pulse el icono de engranaje Calendario.
3. Pulse Agregar contactos y seleccione las personas que desea agregar.
4. Pulse una persona para editar sus permisos o quitarle el acceso.
5. Pulse la marca de verificación.

Cómo compartir su calendario de Outlook con personas externas a su organización

Puede compartir su calendario con personas ajenas a su empresa (clientes, proveedores, colaboradores) siempre que el administrador de Microsoft 365 lo permita. En Outlook en la web, siga los pasos habituales de uso compartido e introduzca la dirección de correo externa de la persona.

Tenga en cuenta dos requisitos:

1. Su organización debe permitir el uso compartido externo. El administrador lo activa en el Centro de administración de Microsoft 365 (o en las directivas de uso compartido de Exchange). Si la opción de compartir aparece deshabilitada, pida a su administrador que la habilite.
2. Si el destinatario usa Gmail u otro servicio de calendario, Outlook genera un vínculo ICS de solo lectura que puede añadir a su calendario. La frecuencia de actualización depende del servicio; en Gmail, los cambios pueden tardar entre 24 y 48 horas.

¿Por qué no puedo compartir mi calendario de Outlook con alguien?

Es posible que no pueda compartir su calendario de Outlook con alguien porque la dirección de correo electrónico que ha proporcionado no es válida. Por eso aparece el error «Este calendario no se puede compartir con una o más de las personas…».

Sin embargo, si el usuario de correo electrónico es correcto, el error podría ser una entrada duplicada en la lista de permisos de su calendario.

Para chequear entradas duplicadas en Outlook:

1. Haga clic en el ícono del calendario para los usuarios y presione Propiedades.

2. Seleccione la pestaña de permisos.

3. Revise la lista de usuarios para ver si hay entradas duplicadas.

Elimine la entrada duplicada si la ha encontrado. A continuación, reinicie Outlook e intente compartir su calendario para comprobar si funciona.

Permisos para compartir el calendario de Outlook

Puede elegir cuánto acceso tiene un usuario a su Calendario o Carpeta cuando configure los permisos. Microsoft tiene permisos predeterminados, sin embargo, pueden ser cambiados.

Los niveles de permiso disponibles dependen del tipo de cuenta, del calendario y de si el destinatario pertenece a su organización. En cuentas de trabajo o escuela de Microsoft 365 o Exchange Online, los destinatarios externos están limitados a permisos de visualización. Puede editar y Delegado solo pueden concederse a personas de su organización, y Delegado solo puede asignarse al calendario principal. Use la siguiente tabla como referencia:

Nivel de permiso	Qué puede hacer la otra persona	Recomendado para
Puede ver cuándo estoy ocupado	Ver solo bloques de libre/ocupado, sin ningún detalle del evento	Clientes, freelancers y contactos externos
Puede ver títulos y ubicaciones	Ver disponibilidad, título y ubicación de los eventos	Compañeros que necesitan contexto básico
Puede ver todos los detalles	Ver toda la información de los eventos (excepto los marcados como privados)	Miembros de su equipo, recepción
Puede editar	Crear, modificar y eliminar eventos en su calendario	Usuarios internos que necesitan administrar eventos del calendario; no disponible para destinatarios externos.
Delegado	Editar el calendario y programar o responder a reuniones en su nombre. Si usted lo autoriza, también puede ver eventos privados.	Asistentes ejecutivos u otros usuarios internos. Solo está disponible para personas de su organización y únicamente en el calendario principal.

1. Haga clic en el ícono del calendario en la esquina inferior izquierda

2. En la barra lateral izquierda, haga clic con el botón derecho en el calendario que desea compartir y, a continuación, haga clic en Propiedades.

3. Haga clic en la pestaña de permisos

4. Haga clic en añadir para agregar permisos a un nuevo usuario, o haga clic en el nombre del usuario existente en la lista para cambiar sus permisos actuales.

5. Seleccione un conjunto predefinido de permisos en el desplegable Nivel de permisos o especifique el permiso en las casillas de verificación que aparecen a continuación.

 ¿Qué diferencia hay entre «Puede editar» y «Delegado»?

Un usuario con permiso Puede editar puede ver y modificar los elementos del calendario. Un Delegado, además, puede programar y responder a reuniones en su nombre. En cuentas profesionales o educativas de Microsoft 365 o Exchange Online, los permisos Puede editar y Delegado solo pueden concederse a personas de su organización. El permiso Delegado solo puede asignarse al calendario principal. Si usted lo autoriza, el delegado también puede ver los eventos marcados como privados.

¿Cómo puedo ver quién tiene acceso a mi calendario de Outlook?

Para ver quién tiene acceso a su calendario de Outlook, abra la pestaña Permisos en la ventana Propiedades del calendario. Verá una lista completa de las personas.

Si hace clic con el botón derecho en el calendario que desea consultar, también aparecerá el panel Propiedades del calendario.

En resumen

Aprender a compartir su calendario de Outlook es una de las mejores formas de facilitar a los demás el seguimiento de su agenda. Los calendarios en línea son increíblemente útiles para diversas tareas, como organizar una llamada o una reunión virtual con un cliente o incluso simplemente recordar el cumpleaños de su compañero de trabajo.

Con Microsoft Outlook, sus compañeros de trabajo, familiares y amigos estarán al tanto de su agenda sin ningún esfuerzo de su parte. Sólo tiene que seguir los pasos que hemos descrito anteriormente para compartir su calendario de Outlook con personas de dentro y fuera de su empresa, ya sea por motivos personales o profesionales

FAQ

¿Puedo compartir mi calendario de Outlook con personas ajenas a mi organización?

Sí, puede compartir el calendario de Outlook con personas ajenas a la organización, pero el administrador de la organización debe habilitar primero el uso compartido de calendarios externos en el Centro de administración de Microsoft 365. Además, el nivel de detalle que ve la persona depende de los permisos que le otorgues.

¿Cuáles son los diferentes niveles de permisos al compartir un calendario en Outlook?

Puede permitir que otros solo vean los tiempos de disponibilidad, vean todos los detalles del evento o incluso editen y administren eventos según sus necesidades.

¿Puedo dejar de compartir mi calendario de Outlook una vez que lo haya compartido?

Sí. Simplemente vaya a la configuración de permisos de su calendario, seleccione la persona que desea eliminar y haga clic en Eliminar.

¿Es posible compartir solo una parte de mi calendario de Outlook?

No exactamente. Outlook comparte todo el calendario, pero puede crear un nuevo calendario para eventos o categorías específicos y compartirlo por separado.

¿Cuál es la diferencia entre compartir un calendario de Outlook y publicarlo?

Compartir un calendario de Outlook le permite controlar quién ve su calendario y qué puede hacer. La publicación lo pone a disposición como un vínculo de solo lectura al que puede acceder cualquier persona que tenga el vínculo.

¿Cómo comparto mi calendario de Outlook?

En el nuevo Outlook para Windows, abra Calendario y seleccione Inicio > Compartir calendario. En Outlook en la web, abra Calendario y seleccione Compartir en la barra de herramientas superior. Elija el calendario, agregue al destinatario, seleccione el nivel de acceso y pulse Compartir. En Outlook clásico, use Inicio > Compartir calendario.

¿Qué niveles de permiso hay?

Los niveles disponibles dependen del tipo de cuenta, del calendario y del destinatario. Las opciones de visualización incluyen «Puede ver si estoy ocupado», «Puede ver títulos y ubicaciones» y «Puede ver todos los detalles». En cuentas profesionales o educativas de Microsoft 365 o Exchange Online, «Puede editar» y «Delegado» solo pueden concederse a personas de su organización, y «Delegado» solo puede asignarse al calendario principal.

¿Por qué no puedo compartir mi calendario de Outlook?

Si Outlook clásico muestra el error «Este calendario no se puede compartir», Microsoft indica tres posibles causas: la dirección de correo electrónico no es válida, la dirección corresponde a un Grupo de Microsoft 365 o el destinatario es externo a la organización. Si la opción para compartir está deshabilitada, una directiva del administrador puede impedir el uso compartido. Si aparece un error relacionado con el nivel de permisos, la directiva de uso compartido puede no permitir el nivel seleccionado.

¿Cómo añado un calendario que me han compartido?

Acepta la invitación por correo o usa Agregar calendario › Del directorio.

¿Puedo dejar de compartir mi calendario?

Sí: clic derecho en el calendario › Uso compartido y permisos › selecciona la persona › Quitar.