Resumen ejecutivo
Simplatech ofrece una serie de servicios de consultoría informática a pequeñas y medianas empresas. Su cliente de jardinería a gran escala –Stillwater Landscape Management– tenía un problema a gran escala: cómo proporcionar información de contacto actualizada a los empleados que nunca están en la oficina y utilizan sus teléfonos móviles como principal herramienta de trabajo. Después de muchas investigaciones, Simplatech eligió CiraSync para sincronizar automáticamente los contactos internos dentro de Office 365 para el personal remoto del cliente.
Desafíos
Stillwater Landscape Management lleva nueve años en el negocio y ha tenido cientos de empleados a lo largo del tiempo en su agenda. La mayoría de los empleados trabajan fuera de la oficina proporcionando servicios de paisajismo y mantenimiento a propiedades comerciales y residenciales gestionadas por asociaciones de propietarios (HOA).
En el pasado, la empresa gestionaba un servidor Exchange interno que se conectaba a un solo buzón de correo. Muchos aspectos de su anticuado servidor se habían quedado pequeños y cambiaron a Microsoft Office 365. Una vez que la empresa cambió, se encontraron con problemas para sincronizar los contactos de los empleados. Office 365 no sincroniza automáticamente los contactos y calendarios con los teléfonos móviles. Esta limitación de Office 365 supuso un gran dolor de cabeza para Simplatech.
«Cada vez que un empleado se marchaba, se incorporaba o cambiaba de contacto, teníamos que hacer las actualizaciones manualmente para que el personal de campo tuviera la información de contacto correcta», dijo Paul Spencer, Ingeniero Senior de Simplatech. «Cuando los empleados se marchaban o había rotación de personal, se convertía en un proceso manual engorroso y molesto de tratar. Estos empleados nunca están en la oficina, no tienen ordenador y dependen al 100% de tener la información correcta en sus teléfonos mientras están de viaje», continuó.
«CiraSync hace exactamente lo que se supone que debe hacer a la primera. Es muy fácil de poner en marcha de inmediato. Nunca he encontrado una herramienta más útil».
Paul Spencer, Ingeniero Senior, Simplatech
Solución
Spencer necesitaba encontrar una mejor manera y tuvo la corazonada de que debía haber una solución por ahí que pudiera resolver su desafío de sincronizar manualmente los contactos. Hizo una búsqueda en Google y encontró CiraSync. Primero experimentó con CiraSync poniendo sólo un número de teléfono en el sistema y rápidamente se dio cuenta de que era la solución que había necesitado durante años. «Nunca he encontrado una herramienta más útil para una situación específica», dijo Spencer. «Normalmente me decepciona encontrar algo que puede tener una buena interfaz pero una terrible ejecución. No es el caso de CiraSync, ha sido una gran ayuda y ha cambiado todo el proceso que antes era un trabajo agotador.»
Simplatech configuró la cuenta de Office 365, utilizó CiraSync para sincronizar con la Lista Global de Direcciones (GAL) de Office 365 con la agenda de direcciones y, como dijo Spencer, «Todo el mundo se actualizó automáticamente». Estaba encantado de no tener que copiar y pegar cada contacto y tener una solución que realmente funciona. «Muchas cosas son buenas pero no esenciales. Esto es esencial», continuó Spencer.
Cuando Simplatech estaba empezando, se puso en contacto con el servicio de asistencia de CiraSync. Les llamó la atención la amabilidad y la ayuda del personal de asistencia, así como lo fácil que fue empezar. Están deseando extender CiraSync a todos sus clientes. Estas soluciones pueden ser increíblemente potentes para los equipos que ahora trabajan desde casa también.
