¡Las 8 mejores prácticas para la sincronización de contactos en empresas de construcción!
Los proyectos de construcción avanzan rápidamente y la comunicación suele interrumpirse en el momento en que las listas de contactos quedan desactualizadas. Los equipos cambian de lugar de trabajo, los subcontratistas cambian de número y, de repente, nadie sabe a quién llamar.
Esta guía le muestra las 8 mejores prácticas para sincronizar los contactos de construcción. Esto ayudará a su equipo a mantener los datos de contacto limpios, organizados y siempre disponibles para las personas que más los necesitan.
1. Estandarizar la forma en que los contactos ingresan al sistema
Si alguna vez ha trabajado en un proyecto en el que cada capataz guarda los números de forma diferente, ya sabe lo complicado que resulta.
Una persona escribe «Mike – HVAC», otra escribe «Michael, AC» y otra guarda solo el nombre de la empresa del subcontratista.
Cuando se ejecutan docenas de proyectos al mismo tiempo, esas pequeñas inconsistencias se acumulan y se convierten en retrasos. Una simple norma ayuda mucho. Defina los campos obligatorios, como el nombre completo, el cargo, la empresa, el teléfono, el correo electrónico y la asociación del proyecto.
Cree reglas rápidas para el formato, como utilizar el mismo estilo de nomenclatura y evitar abreviaturas que solo tienen sentido para una persona. Parece básico, pero una vez que todo el mundo utiliza el mismo sistema, encontrar el contacto adecuado es mucho más rápido. Y la gente deja de llamar al «John de fontanería» equivocado.
2. Utiliza una única fuente de información veraz para todos los equipos.
Los equipos de construcción no pretenden crear caos, pero ocurre de todos modos.
- Alguien lleva una hoja de cálculo.
- Otra persona tiene una lista de contactos personales en su teléfono.
- La oficina utiliza un directorio diferente.
Al final termina con tres versiones de la verdad, y ninguna de ellas es correcta.
Cuando una empresa utiliza un directorio centralizado para todos sus empleados, subcontratistas y proveedores, todo resulta más sencillo.
Los gestores de proyectos no tienen que enviar mensajes a cinco personas para encontrar un número. Los trabajadores de campo no tienen que buscar en antiguos chats grupales.
El objetivo es sencillo: un único lugar donde almacenarlo, un único lugar donde actualizarlo, un único lugar en el que todos confían.
3. Automatizar la sincronización entre dispositivos y ubicaciones
Aunque organice perfectamente los contactos, no servirá de nada si las actualizaciones nunca llegan a las personas que trabajan sobre el terreno. Los calendarios de las empresas de construcción avanzan rápidamente y las actualizaciones manuales se quedan obsoletas casi de inmediato.
Cambia el número de un subcontratista en el directorio, pero la mitad del equipo sigue teniendo el antiguo en sus teléfonos. Ahí es donde entra en juego la automatización.
Con una herramienta de sincronización de contactos de construcción como CiraSync, el proceso se vuelve automático.
Actualice un contacto una vez en Microsoft 365 y CiraSync envía la información correcta al smartphone de cada empleado en segundo plano. Sin necesidad de instalar aplicaciones, sin recordatorios del tipo «¿ha actualizado sus contactos?», sin importaciones manuales.
Se sincronizan
- Buzones compartidos,
- Contactos de la carpeta pública,
- La Lista global de direcciones,
- E incluso directorios específicos para cada proyecto.
Lo bueno es que funciona para las personas que cambian de sitio, ya que sus teléfonos siempre reflejan los datos más recientes. Así, en lugar de que los trabajadores de campo tengan que lidiar con números obsoletos, solo tienen que abrir su lista de contactos y todo ya está correcto.
4. Segmentar y organizar los contactos por proyecto.
La segmentación es nuestra siguiente práctica recomendada para la sincronización de contactos en empresas de construcción.
Cuando tiene varios sitios funcionando al mismo tiempo, una lista de contactos enorme y sin filtrar se convierte en una pesadilla. Los equipos de campo no necesitan a todos los electricistas, fontaneros o proveedores con los que la empresa ha trabajado alguna vez.
Necesitan a las personas vinculadas a su proyecto.
Crear segmentos por sitio, sector, región o equipo agiliza todo el proceso. Un gestor de proyectos puede abrir su teléfono y ver inmediatamente solo los contactos que realmente utiliza.
También reduce los errores, ya que los trabajadores no tienen que desplazarse por diez versiones del mismo subcontratista.
Con CiraSync, por ejemplo, puede asignar una carpeta a un grupo específico y esta se envía automáticamente a sus teléfonos inteligentes. Mantiene cada proyecto ordenado, reduce los errores y ayuda a los equipos a encontrar a la persona adecuada sin tener que desplazarse por cientos de nombres que no tienen nada que ver.
5. Proporcionar acceso basado en roles
No todo el mundo necesita el directorio completo.
- El personal de oficina puede necesitar los datos de contacto de los proveedores, pero un operador de equipos probablemente no.
- Los capataces necesitan listas de subcontratistas, mientras que los ejecutivos quizá solo quieran contactos de alto nivel.
El acceso basado en roles mantiene protegida la información confidencial y evita que las personas se vean abrumadas por datos innecesarios.
También ayuda al cumplimiento normativo, ya que solo se comparte lo necesario para cada trabajo. Cuantas menos listas aleatorias circulen, más fácil será mantener todo limpio y seguro.
Y cuando alguien asume un nuevo cargo, actualizar su acceso se convierte en un paso rápido y predecible, en lugar de una tarea complicada.
6. Establecer un calendario regular de actualizaciones y auditorías.
Continuemos con algunas prácticas recomendadas más para la sincronización de contactos en empresas de construcción.
Incluso el mejor sistema se desmorona si nadie lo mantiene. Las empresas constructoras trabajan con equipos rotativos y subcontratistas, por lo que los datos de contacto cambian constantemente.
Un sencillo calendario de auditorías ayuda a mantener todo bajo control. Puede tratarse de una revisión mensual para eliminar subcontratistas inactivos, actualizar cifras y fusionar duplicados. O una rápida revisión semanal durante las temporadas altas de proyectos.
El objetivo es evitar la acumulación gradual de información obsoleta que, con el tiempo, provoca llamadas perdidas o retrasos.
7. Crear un flujo de trabajo para la salida y la incorporación de empleados.
Los nuevos empleados suelen llegar listos para trabajar, pero a menudo pasan el primer día pidiendo números de teléfono.
Un flujo de trabajo de incorporación soluciona eso. Tan pronto como alguien se une, obtiene los contactos exactos que necesita para su proyecto, su función y su equipo.
La salida de los empleados es igual de importante. Cuando alguien abandona un sitio o la empresa, su acceso debe desaparecer inmediatamente para que no sigan circulando listas obsoletas.
Es un proceso sencillo, pero evita mucha confusión más adelante, ya que todo el mundo sabe en todo momento quién está activo y quién no.
8. Capacitar a los equipos de campo sobre el protocolo de gestión de contactos.
Por último, pero no menos importante, entre nuestras mejores prácticas para la sincronización de contactos en la construcción se encuentra la formación.
La mayoría de la gente tiene buenas intenciones, pero los hábitos en este campo varían mucho.
Algunos trabajadores guardan versiones personales de los contactos. Otros se olvidan de informar de los cambios. Un poco de formación ayuda a mantener el directorio limpio.
Puede ser tan sencillo como recordar a los equipos que eviten crear entradas duplicadas, que actualicen el directorio central en lugar de sus teléfonos y que marquen los números incorrectos tan pronto como los detecten.
Cuando todos siguen las mismas reglas básicas, las listas de contactos se mantienen actualizadas durante mucho más tiempo.
Sincronizar los contactos de las empresas de construcción con los teléfonos inteligentes
Los proyectos de construcción avanzan rápidamente, y una gestión clara de los contactos desempeña un papel más importante de lo que la mayoría de la gente cree.
Cuando los equipos utilizan reglas de entrada coherentes, segmentos claros basados en proyectos, sincronización automatizada y flujos de trabajo sencillos, la comunicación se vuelve más fluida y se reducen los retrasos.
Incluso puede probarlo usted mismo.
Si desea ver cómo funciona la sincronización automática en un entorno real, pruebe CiraSync ahora mismo. Y si aún tiene preguntas sobre CiraSync o necesita ayuda para diseñar una configuración que se adapte a los proyectos de su empresa, póngase en contacto con nosotros.
Siempre estamos encantados de ayudar.
Preguntas frecuentes
La sincronización de contactos es muy importante para las empresas de construcción, ya que los equipos se desplazan constantemente y los proyectos cambian rápidamente. Si las listas de contactos no son precisas, se pierde tiempo buscando números, coordinando a los subcontratistas y corrigiendo errores que se podrían evitar.
¿Con qué frecuencia deben actualizar los equipos de construcción su directorio de contactos?
La mayoría de las empresas realizan auditorías mensuales, pero los proyectos muy ocupados pueden necesitar controles semanales. La idea es mantener las cifras actualizadas antes de que se produzcan retrasos.
¿Cuál es la principal causa de que los contactos estén desactualizados en las empresas de construcción?
Todos guardan su propia versión. Las listas de contactos personales, las hojas de cálculo y los chats grupales se van separando con el tiempo y nadie se da cuenta hasta que algo falla.
¿Cuál es la mejor herramienta para sincronizar los contactos de las empresas de construcción con los dispositivos móviles?
CiraSync es la mejor herramienta para sincronizar los contactos de las empresas de construcción con los dispositivos móviles. Actualiza los contactos en Microsoft 365 y luego los envía automáticamente a los teléfonos inteligentes de los empleados. No es necesario instalar ninguna aplicación ni realizar pasos manuales de exportación o importación.
