Resumen ejecutivo
The Arc of Schuyler, es una organización sin ánimo de lucro con sede en el condado de Schuyler, Nueva York, que ofrece apoyo y recursos a personas con discapacidad. También gestiona varias residencias y el sistema de transporte público del condado, con siete líneas de autobús.
The Arc of Schuyler realizó un cambio tecnológico al pasar de Microsoft Exchange a Microsoft 365 en 2016. Esto creó una brecha en las comunicaciones para sus empleados, que necesitan los contactos y calendarios actualizados en sus iPhones en todo momento, ya que utilizan los smartphones como principal herramienta de apoyo a la gestión y toma de decisiones. Wendy Shutter, Directora de TI y Servicios Empresariales de The Arc of Schuyler, explica: «Para aumentar nuestra productividad, queríamos compartir los grupos de contactos y los calendarios en los iPhones del personal». La solución de Microsoft 365 no proporciona sincronización automatizada de la lista global de direcciones (GAL) ni del calendario.
Shutter identificó los requisitos de la solución: un producto SaaS automatizado, robusto y basado en la nube que pudiera implantarse rápidamente con una formación mínima de los usuarios.
Desafíos
El cambio tecnológico a Microsoft 365 reveló un desafío: la falta de una sincronización automatizada entre Microsoft 365 y las listas de contactos y los calendarios de los smartphones empresariales. La carga manual de las listas de contactos en el smartphone de cada directivo lleva mucho tiempo y es propensa a errores, y los empleados no tenían acceso a calendarios compartidos. «No podía dar a los usuarios acceso total», señala Shutter, «porque podían cargarse calendarios enteros sin querer, y además perdíamos los contactos». Si un miembro del personal declinaba una cita para todos, podía bloquear la reunión en un calendario compartido, al que debían asistir otros empleados.
«La gente se quejaba de que no tenía los contactos y las reuniones de departamento en su iPhone», dice Shutter. Creemos en la tecnología si nos ayuda. Pero los calendarios compartidos de los iPhones no nos ayudaban. Aun así, veíamos las ventajas potenciales que tenían».
«CiraSync supone un ahorro de tiempo fenomenal. Ahora los directivos sacan sus smartphones, consultan calendarios que siempre están correctos y toman decisiones de programación al momento, sin esperas.»
Wendy Shutter, Directora de Servicios Informáticos y Empresariales, The Arc of Schuyler
«Nuestro equipo directivo lleva iPhones. Nuestras listas de contactos incluyen personal de emergencia, organizaciones de apoyo y equipos de mantenimiento internos y externos. Ahora, puedo enviar cada lista específica de forma selectiva a quienes la necesiten: al personal de enfermería, por ejemplo». Wendy Shutter, Directora de IT y Servicios Empresariales, The Arc of Schuyler.
CiraSync potencia el control granular y la respuesta rápida a incidentes
Durante una búsqueda en Google, Shutter se topó con CiraSync y le gustó el control granular que ofrecía la solución, como la posibilidad de designar qué información podía ver cada empleado. Shutter decidió implantar CiraSync y probar sus capacidades. Su veredicto: «Fenomenalmente fácil de usar y entender». A continuación, creó una colección o agrupación de todos los usuarios de smartphones y luego otra para enfermeras.
«CiraSync me ha permitido solucionar muchos líos y gestionar todos nuestros problemas de permisos con facilidad», afirma Shutter. «Puedo controlar qué grupos ven qué calendarios, como las citas clínicas y las fechas de revisión de mantenimiento».
Shutter también ha establecido listas de personal de emergencia para que, en caso de accidente de un autobús del condado, los empleados puedan ponerse inmediatamente en contacto con el Departamento de Transporte y todos los intervinientes necesarios. «Es todo un mundo nuevo de normativas y certificaciones, con notificaciones obligatorias de incidentes a las personas adecuadas», afirma. «CiraSync significa que no tenemos que buscar números de teléfono en caso de crisis, ya sea médica o relacionada con el mantenimiento».
Rápida adopción con un excelente soporte técnico de CiraSync
La asistencia de CiraSync ha sido rápida y precisa, lo que ha facilitado la adopción. «CiraSync supuso un gran cambio y un gran ahorro para quienes prestan servicios en The Arc of Schuyler», afirma Shutter. «En nuestras reuniones de los lunes, cuando el equipo ejecutivo debe decidir cuándo hacer algo, simplemente sacamos nuestros iPhones, superponemos los calendarios para averiguar los tiempos y tomar decisiones rápidamente, e inmediatamente actualizamos la cita en nuestro calendario compartido.»
- Los equipos directivos toman decisiones más rápidamente utilizando sus teléfonos inteligentes en lugar de sus ordenadores.
- Las situaciones urgentes y emergentes se gestionan en segundos, el personal ya no tiene que buscar los números de respuesta médica, de mantenimiento y de accidentes.
- Las listas de contactos se crean para grupos específicos y los empleados disponen de ellas inmediatamente.
- Los gestores coordinan las decisiones de programación en minutos en lugar de horas con calendarios sincronizados en los smartphones.
- Los calendarios compartidos están protegidos de cancelaciones involuntarias.
«Antes de CiraSync, los problemas con los contactos y el calendario llevaban, como mínimo, a una incidencia semanal en el servicio de asistencia», explica Shutter. «Llevamos varios meses con Microsoft 365 y no he oído ni una sola queja o problema relacionado con los contactos y los calendarios.»
