Autrefois, les entreprises s’appuyaient sur des carnets d’adresses papier. Ces choses maladroites contenaient les informations de chaque contact commercial, classées selon les noms ou les départements, ou selon une autre caractéristique. Aujourd’hui, cependant, la technologie a transformé le concept et a permis d’organiser les informations client de multiples façons.
Les carnets d’adresses papier étaient autrefois essentiels pour une entreprise.
Désormais, il existe des logiciels dédiés uniquement à la gestion des contacts. Une requête sur un moteur de recherche donnera des centaines à des milliers de résultats. Cependant, des services comme le courrier électronique ont également des fonctionnalités de gestion des contacts.
Qu’est-ce que la gestion des contacts ?
En un mot, il s’agit de l’administration des contacts et de leurs coordonnées pour s’assurer qu’ils sont organisés et à jour. Le meilleur logiciel de gestion des contacts peut vous aider à le faire.
Il aide également les utilisateurs à trouver des informations sur les clients ou les collègues en quelques secondes. De ce fait, il n’y a pas de retard pour fournir aux clients les informations dont ils ont besoin ou pour les convaincre.
De plus, comme la plupart des applications de gestion des contacts sont désormais basées sur le cloud, elles sont accessibles de n’importe où et sur n’importe quelle plate-forme. Ceci est avantageux pour les administrateurs qui doivent envoyer des e-mails en masse à des groupes de collègues sélectionnés à tout moment. Cela réduit également le stress des employés en déplacement qui ont besoin d’accéder aux coordonnées des clients.
Gestion des contacts et e-mail
De nos jours, les carnets d’adresses électroniques ne contiennent que les informations des individus ou des entreprises à qui vous avez déjà envoyé un courrier électronique ou de qui vous avez reçu des communications électroniques. Cela signifie qu’il n’est pas possible pour les employés d’envoyer des e-mails à des personnes dont ils ne connaissent pas les adresses au préalable, ce qui pourrait entraver les processus commerciaux.
Une liste d’adresses stockée et gérée de manière centralisée peut changer cela. Comme il contient des informations relatives aux contacts vitaux, les employés qui en ont besoin peuvent y accéder et les utiliser instantanément. En tant que tels, ils peuvent poursuivre leurs tâches sans plus tarder.
This is mostly available on the desktop, which makes it challenging for companies to deploy this crucial tool to smartphones. Même lorsqu’ils le font, le processus est manuel.
Pour gagner du temps, l’automatisation est nécessaire. À cette fin, voici cinq conseils qui peuvent vous aider à synchroniser votre liste de contacts avec les téléphones portables et à automatiser la procédure de démarrage.
1. Investissez dans une solution de synchronisation
Microsoft Office 365 possède une fonctionnalité appelée liste d’adresses globale (GAL). Celui-ci existe sur le serveur Exchange et stocke les informations de contact des dirigeants, des employés, des partenaires, des clients et des autres parties prenantes. C’est un outil important pour les entreprises car il centralise les adresses e-mail et les listes de diffusion.
Malgré cela, il lui manque une fonction cruciale: la synchronisation avec les smartphones professionnels. Sans moyen de synchroniser la liste d’adresses globale, les entreprises doivent mettre en œuvre des solutions de contournement manuelles et y consacrer beaucoup de temps et d’argent. Cela entraîne souvent des pertes de productivité et de revenus.
Certaines organisations utilisent des applications personnalisées pour y remédier. Malheureusement, cette méthode n’est pas évolutive et a peu de fonctions.
C’est pourquoi pour résoudre complètement le problème et mieux synchroniser les contacts, votre entreprise a besoin d’une solution de synchronisation Office 365 GAL.
Qu’est-ce qu’une solution de synchronisation GAL ? Il s’agit d’un logiciel de contact que vous pouvez utiliser pour automatiser la synchronisation des contacts ainsi que des notes et des calendriers sur les smartphones que vous fournissez aux employés. Étant donné que le processus est automatique, il n’est pas nécessaire de modifier les paramètres à chaque fois que de nouveaux contacts sont ajoutés ou lorsque des informations sont modifiées.
En plus de cela, chaque fois que vous déployez de nouveaux appareils, la GAL d’entreprise mise à jour y est présente.
2. Administration centralisée
Un système d’administration centralisé, quel que soit le contexte, est une approche efficace de la gestion des tâches. Dans le cadre de la synchronisation des contacts, cela garantit que chaque téléphone d’entreprise reçoit les mises à jour de la liste d’adresses globale dès qu’elles se produisent.
Les plates-formes de synchronisation des contacts permettent cela via l’authentification unique et un contrôle précis des paramètres. Ce dernier est avantageux car il permet aux administrateurs de distribuer des contacts et des informations sensibles uniquement aux personnes disposant d’une autorisation appropriée.
Plus que cela, il accélère la livraison de la GAL aux nouveaux smartphones d’entreprise. Comme mentionné précédemment, il n’y a aucune tâche manuelle à effectuer pour synchroniser la liste d’adresses globale dans les nouveaux appareils ou les appareils qui viennent d’être reformatés.
De plus, la synchronisation n’est pas limitée à une poignée de contacts uniquement. Avec un logiciel de gestion des contacts, il est possible de distribuer et de synchroniser des informations illimitées sur chaque smartphone appartenant à l’entreprise. En plus de cela, les mises à jour ne doivent pas nécessairement se produire périodiquement. Si besoin, vous pouvez les distribuer plusieurs fois par jour. Cela tire également parti de la façon dont vous choisissez le meilleur système GRC pour votre entreprise afin d’améliorer l’interaction client et la gestion des données client.
3. Créer des groupes de distribution
Un groupe de distribution est une liste d’individus qui recevront un e-mail en une seule fois. Le client de messagerie les considère comme un seul destinataire, il n’est donc pas nécessaire d’ajouter les adresses des personnes une par une à chaque fois.
La création de listes de distribution dans GAL permet de gagner du temps dans l’envoi d’e-mails, surtout s’il s’agit du même groupe de personnes.
Mais en quoi cela aide-t-il à synchroniser les contacts avec les smartphones ?
Lorsque vous avez des groupes de distribution, vous pouvez facilement les cibler pour les mises à jour. Cela signifie que vous ne pouvez les modifier que lorsque des modifications ont été apportées à un nombre quelconque de contacts. Ainsi, il n’est pas nécessaire de synchroniser les contacts à partir de zéro pour s’assurer que les listes sont mises à jour. Ce processus est également automatique, il n’est donc pas nécessaire de faire autre chose que les modifications dont vous avez besoin.
4. Filtrez les données héritées
Bien qu’il y ait peu de configuration à faire avec un logiciel de carnet d’adresses, il existe des paramètres que vous pouvez modifier pour rationaliser la synchronisation des listes. Par exemple, vous pouvez trier et filtrer les données héritées.
Dans une liste d’adresses globale, il peut y avoir des contacts qui ne sont plus pertinents. En utilisant la fonction de tri et de filtrage, vous pouvez supprimer ces contacts du processus de synchronisation qui se produit automatiquement. Cela peut aider dans le processus car il concentre l’effort de l’application sur les contacts sélectionnés uniquement.
De plus, le filtrage des informations indésirables peut aider les utilisateurs de smartphones professionnels à économiser de l’espace de stockage.
5. Mettre à jour les contacts progressivement
Encore une fois, une chose qui peut vous aider dans la synchronisation de vos contacts est de modifier les paramètres de votre logiciel. Bien que cela puisse être fastidieux au début, cela peut faciliter la synchronisation automatique des contacts plus tard. En plus de cela, cela peut aider à économiser de l’argent car cela peut réduire les frais de données.
Que devez-vous faire pour profiter de ces avantages ? Configurez les mises à jour pour un déploiement incrémentiel. Ou synchronisez uniquement les informations modifiées. De cette façon, les utilisateurs de smartphones obtiennent les données dont ils ont besoin dès qu’elles sont disponibles.
De plus, ce paramètre fait abstraction de la possibilité d’erreurs de synchronisation. Ceux-ci peuvent se produire lorsque de larges pans de mises à jour sont déployés, car il peut y avoir des informations manquantes ou des données modifiées non corrigées.
Synchronisation sécurisée des contacts
La sécurité est toujours une préoccupation lorsqu’il s’agit de communications. Cela peut également survenir en particulier lorsqu’une liste d’adresses globale est accessible à toute personne disposant d’un compte de messagerie professionnel. Cependant, vous pouvez apaiser vos inquiétudes car les solutions de synchronisation ont des fonctionnalités de filtrage qui rendent la synchronisation sélective. En dehors de cela, vous pouvez utiliser des groupes de distribution pour vous assurer que seule une poignée d’individus reçoivent certaines informations de contact et mises à jour. Surtout, les administrateurs ont un contrôle total sur tous les utilisateurs à partir d’un tableau de bord. Il existe plusieurs outils pour cela, ce qui peut rendre la gestion de milliers de smartphones et d’utilisateurs transparente.
