Un calendrier partagé Outlook permet à plusieurs personnes de consulter, et selon les autorisations, de modifier le même calendrier. C’est la base d’une bonne coordination d’équipe : chacun voit les disponibilités des autres, réduit les échanges nécessaires pour trouver un créneau, et une absence ou un congé ne bloque plus le planning.
Ce guide explique comment créer un calendrier partagé sur Outlook, dans le nouvel Outlook, l’Outlook classique et Outlook sur le web ; quels niveaux d’autorisation existent ; comment le destinataire ajoute le calendrier partagé ; et que faire si le calendrier partagé n’apparaît pas. Ce guide couvre principalement les comptes professionnels ou scolaires Microsoft 365 et Exchange Online, pour lesquels le partage de calendrier est le plus complet. Outlook.com prend aussi en charge le partage, mais avec des niveaux d’autorisation différents. Les fonctions de partage et de délégation décrites dans ce guide concernent principalement les calendriers Microsoft 365, Exchange Online et Outlook.com. Un compte configuré uniquement en IMAP ou POP ne fournit pas les mêmes fonctions de calendrier Exchange.
TL:DR
L’essentiel : créer un calendrier partagé sur Outlook
Pour créer un calendrier supplémentaire dans le nouvel Outlook ou Outlook sur le web, ouvrez Calendrier, sélectionnez Ajouter un calendrier › Créer un calendrier vide, donnez-lui un nom et enregistrez-le. Dans Outlook classique, utilisez l’onglet Dossier › Nouveau calendrier. Pour partager un calendrier, utilisez Partager le calendrier, ajoutez le destinataire et choisissez le niveau d’accès approprié. Dans le nouvel Outlook, les calendriers partagés ou délégués peuvent ne pas être visibles immédiatement dans la liste : sélectionnez Afficher tout, puis recherchez-les dans la section des calendriers de personnes.
Les autorisations de modification et de délégation sont réservées aux personnes de votre organisation. Un délégué ne peut être affecté qu’au calendrier principal.
Créer et partager un calendrier : nouvel Outlook, Outlook classique et web
Nouvel Outlook et Outlook sur le web
Pour créer un calendrier supplémentaire :
- Ouvrez Calendrier.
- Sélectionnez Ajouter un calendrier, puis Créer un calendrier vide.
- Saisissez un nom pour le nouveau calendrier.
- Sous Ajouter à, choisissez l’emplacement ou la catégorie dans laquelle vous souhaitez ajouter le calendrier.
- Sélectionnez Enregistrer.
Pour partager le calendrier :
- Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Partager le calendrier, puis choisissez le calendrier concerné.
- Saisissez le nom ou l’adresse e-mail du destinataire.
- Sélectionnez le niveau d’accès souhaité dans la liste déroulante à côté de son nom.
- Sélectionnez Partager.
Outlook classique (Windows)
Ouvrez Calendrier, sélectionnez l’onglet Dossier, puis Nouveau calendrier dans le groupe Nouveau. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur Mes calendriers, puis sélectionner Nouveau calendrier.
Saisissez le nom du calendrier, choisissez son emplacement, puis sélectionnez OK.
Pour le partager, ouvrez les propriétés ou les options de partage du calendrier, ajoutez le destinataire et choisissez le niveau d’autorisation approprié. Vous pouvez également utiliser Partager le calendrier dans le ruban pour envoyer une invitation.
Conservez ici les captures d’écran existantes d’Outlook classique. Si des captures d’écran actuelles du nouvel Outlook sont disponibles, ajoutez-les sous la sous-section Nouvel Outlook et Outlook sur le web, idéalement pour illustrer Ajouter un calendrier › Créer un calendrier vide et Partager le calendrier.
Quelle version utilisez-vous ? Le nouvel Outlook affiche un bouton Paramètres en haut à droite et les onglets Accueil, Affichage et Aide. L’Outlook classique n’a pas ce bouton Paramètres dans l’en-tête. Le bouton « Nouvel Outlook » peut apparaître dans les deux versions selon la politique de l’administrateur ; pour plus de certitude, consultez le guide d’identification de Microsoft. Les étapes diffèrent légèrement entre les deux.
Note: les événements ajoutés à un calendrier secondaire ne modifient pas votre disponibilité dans l’Assistant Planification. De plus, les réponses aux réunions créées dans un calendrier Exchange secondaire ne sont pas comptabilisées.
Le calendrier partagé n’apparaît pas dans le nouvel Outlook?
C’est le comportement par défaut, pas un bug : les calendriers partagés et délégués ne sont pas visibles par défaut dans le nouvel Outlook. Pour les afficher, sélectionnez Afficher tout dans la liste des calendriers : les calendriers partagés apparaissent alors sous « Calendriers de personnes ». Sélectionnez ensuite celui qui vous intéresse. Pour comparer plusieurs calendriers côte à côte, utilisez Affichage fractionné dans le ruban.
Problèmes courants et solutions
- Le calendrier partagé est vide (aucun événement visible). Vérifiez d’abord si le problème se produit aussi dans Outlook sur le web. Si oui, l’origine est probablement côté serveur (autorisations, stratégie de locataire ou délai de synchronisation externe) plutôt que le cache local. Vérifiez le calendrier sélectionné, le niveau d’autorisation, que l’invitation a bien été acceptée, et la stratégie de partage externe de l’organisation avant de supprimer et de re-partager le calendrier.
- Les deux comptes doivent appartenir au même locataire Microsoft 365 pour un partage interne complet avec synchronisation instantanée. Entre locataires différents, la synchronisation se produit environ toutes les trois heures.
- Impossible de partager ce calendrier, Causes fréquentes : adresse e-mail non valide, groupe Microsoft 365 (le partage direct n’est pas pris en charge ; utilisez des utilisateurs individuels ou un groupe de sécurité), ou stratégie d’organisation qui bloque le partage externe.
- Compte IMAP/POP. Le partage de calendrier nécessite un compte Microsoft 365 ou Exchange.
- L’invitation n’a pas été acceptée. Demandez au destinataire de vérifier ses courriers indésirables.
- Le calendrier ne se synchronise pas entre le web, l’application classique et le nouvel Outlook. Retirez puis rajoutez le calendrier partagé, et vérifiez que les autorisations sont bien enregistrées côté serveur.
Les niveaux d’autorisation d’un calendrier partagé Outlook
Outlook propose cinq niveaux d’autorisation. Choisissez toujours le plus bas qui répond au besoin ; vous pourrez en accorder davantage plus tard.
| Niveau | Ce que la personne voit / peut faire |
| Peut afficher mes informations de disponibilité / Peut afficher quand je suis occupé(e) | Uniquement vos plages libre/occupé, sans aucun détail |
| Peut afficher les titres et les lieux | Votre disponibilité, plus l’objet et le lieu des événements |
| Peut afficher tous les détails | Tous les détails de vos événements, en lecture seule |
| Peut modifier | Ajouter, modifier et supprimer des événements dans votre calendrier |
| Délégué | Comme « Peut modifier », et peut en plus recevoir les demandes de réunion et y répondre en votre nom |
À retenir : les autorisations Peut modifier et Délégué ne sont disponibles qu’au sein de votre organisation ; vous ne pouvez pas les accorder à une personne extérieure. L’accès délégué nécessite un compte professionnel ou scolaire Microsoft 365 ou Exchange Online, et un délégué ne peut être assigné qu’à votre calendrier principal. Par défaut, les éléments marqués comme privés masquent leur objet et leur lieu, mais vous pouvez cocher « Autoriser le délégué à voir les événements privés » pour faire exception.
Remarque : le libellé exact du premier niveau peut varier selon le client Outlook et la traduction affichée. La documentation Microsoft en français utilise notamment « Peut afficher mes informations de disponibilité » et « Peut afficher quand je suis occupé ». Les deux correspondent à l’accès libre/occupé sans détails.
Partage du calendrier avec autorisations et accès délégués
- Cliquez sur l’icône du calendrier. Ensuite, clic-droit sur le calendrier créé (dans la section Création du calendrier de ce guide) dans le panneau de navigation.
- Cliquez sur Propriétés.
- Cliquez sur l’onglet Autorisations.
- Cliquez sur Ajouter. (Voir l’image ci-dessous.)
- Recherchez les utilisateurs ou les groupes avec lesquels partager le calendrier.
- Double-clic sur le nom d’utilisateur/le nom du groupe à ajouter.
- Cliquez sur OK lorsque tous les utilisateurs souhaités ont été ajoutés. (Voir l’image ci-dessous.)
- Cliquez sur la flèche déroulante dans Niveau d’autorisation.
- Choisissez le niveau d’autorisation à attribuer à l’utilisateur ajouté. Dans cet exemple, l’utilisateur reçoit le niveau d’autorisation Auteur de la publication. NOTE: En cas de partage avec plusieurs utilisateurs, cliquez sur l’entrée de chaque destinataire pour pouvoir déléguer ses autorisations d’affichage et de modification.
- Cliquez sur OK. (Voir l’image ci-dessous.)
Si vous et votre équipe disposez d’un ensemble de calendriers que vous utilisez tous ensemble, vous souhaiteriez peut-être utiliser un groupe de calendriers. Les groupes de calendriers sont parfaits pour les équipes car ils vous permettent de voir les horaires combinés en un coup d’œil. Consultez notre article sur la création d’un groupe de calendriers Outlook!
Comment ajouter un calendrier partagé (côté destinataire)
Le destinataire reçoit une invitation par e-mail et clique sur Accepter ; le calendrier apparaît ensuite sous Calendriers partagés. Il peut aussi l’ajouter directement via Ajouter un calendrier › À partir du répertoire, sans attendre l’invitation (comptes professionnels ou scolaires uniquement).
Cas particulier, le partage externe : pour un destinataire hors de votre organisation (une adresse Gmail, par exemple), Microsoft génère généralement un abonnement ICS. Le destinataire peut ajouter le calendrier via cette URL dans son propre service de calendrier, sans compte Microsoft. L’accès est en lecture seule et la fréquence de synchronisation dépend de son service : environ trois heures vers Outlook.com, et parfois 24 à 48 heures vers Gmail. Si votre organisation autorise le partage externe, le destinataire peut aussi recevoir une invitation directe, mais les autorisations de modification et de délégué restent réservées aux membres internes.
Afficher les calendriers partagés sur tous les smartphones
Les calendriers partagés Exchange Online compatibles avec le nouveau modèle de partage peuvent se synchroniser sur mobile après avoir été acceptés ou ajoutés par l’utilisateur. À l’échelle d’une organisation, le défi consiste à distribuer automatiquement les bons calendriers sans demander à chaque collaborateur de les configurer. CiraSync synchronise de façon centralisée et fondée sur des règles les calendriers partagés, de salles et de dossiers publics vers les applications de calendrier natives iOS et Android, sans application à installer sur les appareils. Résultat : un calendrier d’équipe parfaitement configuré côté bureau reste invisible sur le terrain.
CiraSync comble cette lacune : il synchronise automatiquement les calendriers partagés Microsoft 365 (calendriers d’équipe, de salles et de boîtes aux lettres) vers les applications de calendrier natives de tous les collaborateurs, sans installation sur les appareils.
FAQ
Comment créer un calendrier partagé sur Outlook?
Ouvrez le Calendrier, sélectionnez Ajouter un calendrier › Créer un calendrier vide, nommez-le, puis partagez-le via Partager le calendrier en saisissant une adresse e-mail et en choisissant un niveau d’autorisation.
Quels sont les niveaux d’autorisation d’un calendrier partagé?
Peut afficher quand je suis occupé(e), Peut afficher les titres et les lieux, Peut afficher tous les détails, Peut modifier et Délégué. Les deux derniers sont réservés aux membres de votre organisation.
Pourquoi mon calendrier partagé n’apparaît-il pas dans le nouvel Outlook?
Les calendriers partagés sont masqués par défaut : sélectionnez « Afficher tout » dans la liste des calendriers pour les faire apparaître sous « Calendriers de personnes ».
Le calendrier partagé est vide, que faire?
Vérifiez si le problème existe aussi dans Outlook sur le web. Si oui, il s’agit des autorisations : faites supprimer puis rajouter votre accès avec le niveau « Peut afficher tous les détails ».
Puis-je partager mon calendrier Outlook avec une personne externe?
Oui, mais en lecture seule : les autorisations Peut modifier et Délégué sont réservées à votre organisation. Pour une adresse Gmail, publiez le calendrier et envoyez le lien ICS.
Quelle différence entre calendrier partagé et groupe de calendriers?
Le calendrier partagé donne un accès contrôlé par personne ; le groupe de calendriers regroupe simplement plusieurs calendriers à l’écran sans changer les autorisations.
Comment arrêter le partage d’un calendrier?
Clic droit sur le calendrier › Partage et autorisations › sélectionnez la personne › Supprimer.
