Mientras hacía una demostración de un proyecto de un millón de dólares, Diana se enfrentó a una pregunta técnica inesperada de un cliente impaciente. Al no poder acceder sin conexión a la Lista Global de Direcciones (GAL) de Microsoft 365 de su empresa, prometió una respuesta por la mañana, temiendo haber perdido la venta.
Los trabajadores a distancia, desde representantes de ventas a teletrabajadores, se enfrentan a información de contacto corporativa obsoleta o inaccesible. Esta falta de comunicación puede provocar pérdidas de ventas, horas desperdiciadas y empleados frustrados. Las organizaciones deben garantizar un acceso simple a su Lista Global de Direcciones para evitar estas consecuencias.
El impacto de la información de contacto obsoleta
Ya sea que se trate de una dirección de correo electrónico, un número de teléfono o una dirección física, los datos de contacto sirven de conducto principal para conectar a las partes interesadas, desde los empleados hasta los clientes. Pero, ¿qué ocurre cuando esta información está obsoleta? Las repercusiones pueden ser más graves de lo que se piensa.
Fallos de comunicación debidos a la falta de datos de contacto o a datos incorrectos
Las empresas modernas dependen en gran medida de una comunicación eficaz. Ya sea para la colaboración en proyectos, la gestión de reclamos de clientes o las operaciones cotidianas, los datos de contacto obsoletos pueden plantear importantes retos. Un correo electrónico que se devuelve o una llamada que no se contesta pueden provocar el incumplimiento de plazos, malentendidos entre equipos o incluso la pérdida de oportunidades.
Imaginemos, por ejemplo, que una información crítica destinada a una parte interesada no le llega a tiempo porque los contactos no están actualizados. Esto no sólo podría detener un proyecto en seco, sino también aumentar los costes debido a los retrasos y la falta de comunicación.
Posibles consecuencias para la productividad de los empleados y las relaciones con los clientes.
Los datos de contacto obsoletos no sólo dificultan la comunicación, sino que también pueden afectar a la productividad general. Los empleados pueden perder valiosas horas intentando ponerse en contacto con un colega o un socio. Este gasto innecesario de tiempo y esfuerzo podría haberse empleado mejor en actividades más productivas, afectando así al rendimiento global de una organización.
Además, desde el punto de vista de las relaciones con los clientes, nada frustra más a un cliente o a un posible cliente potencial que no poder ponerse en contacto con un representante de la empresa cuando lo necesita. Estos incidentes, aunque aparentemente menores, pueden tener un efecto acumulativo, erosionando con el tiempo la confianza en una marca. En un mundo en el que la experiencia del cliente es primordial, las empresas no pueden permitirse esos deslices.
Problemas de seguridad derivados del acceso no autorizado a datos obsoletos de la Lista Global de Direcciones.
La seguridad en la era digital no consiste sólo en protegerse de las ciberamenazas externas. A veces, los riesgos vienen de dentro. Cuando una organización no actualiza su Lista Global de Direcciones (GAL), queda expuesta a posibles fallos de seguridad. Los datos de contacto obsoletos, especialmente los relacionados con antiguos empleados o colaboradores, pueden ser explotados por agentes maliciosos. Este acceso no autorizado a las comunicaciones o datos de la empresa supone una amenaza no sólo para la integridad de la empresa, sino también para sus partes interesadas.
Por ejemplo, un ex-empleado con acceso a la lista Global de Direcciones de una empresa podría hacer un mal uso de esta información, intencionadamente o no, dando lugar a violaciones de datos, filtración de información privilegiada o incluso pérdidas financieras.
Por qué no funcionan las soluciones de sincronización de la Lista Global de Direcciones con los smartphones.
No disponer de un acceso de las Lista Global de Direcciones actualizado suele suponer muchas molestias para los usuarios finales, y muchos equipos informáticos no son conscientes de ello o no se lo toman en serio. Algunos profesionales de IT han entrado en escena, librando (y perdiendo) la batalla de intentar mantener a los usuarios de smartphones de su empresa sincronizados con la Lista Global de Direcciones. Han probado todo tipo de soluciones, como abrir manualmente la carpeta de contactos de cada persona y añadir, eliminar y actualizar los contactos desde la Lista Global de Direcciones o arrastrar y soltar las carpetas de contactos en Outlook a medida que se producen las actualizaciones.
Estas soluciones se quedan cortas por varias razones:
- Las actualizaciones manuales consumen mucho tiempo del personal informático con actualizaciones manuales de la Lista Global de Direcciones para los contactos de cada usuario, puede suponer una pérdida de decenas de horas al mes e impedir que se centren en proyectos de mayor envergadura.
- La personalización es tediosa – Configurar manualmente listas de excepciones y grupos especiales dentro de una Lista Global de Direcciones push es un proceso laborioso, especialmente cuando hay que revisarlo con cada actualización.
- El error humano es inevitable – Desde dígitos transpuestos, contactos duplicados, eliminaciones accidentales y pulsaciones olvidadas, los humanos son a menudo el eslabón más débil en el proceso de actualización manual.
Transformando la sincronización de la Lista Global de Direcciones para smartphones
Entonces, ¿qué puede eliminar el coste y el riesgo empresarial de la sincronización manual de la Lista Global de Direcciones para los usuarios de smartphones?
La automatización.
La posibilidad de activar la sincronización automática de la Lista Global de Direcciones con los teléfonos inteligentes proporciona ventajas de productividad clave:
- Las listas de direcciones están disponibles y actualizadas 24 horas al día, 7 días a la semana
- Los usuarios desconectados o remotos nunca tienen ese momento de pánico cuando se dan cuenta de que no pueden acceder a la información que necesitan, cuando la necesitan
- Se eliminan las inserciones manuales, las ediciones de datos o de usuarios y las correcciones de errores a posteriori.
- Se liberan recursos informáticos que pueden reasignarse a iniciativas más importantes.
La sincronización automatizada de la Lista Global de Direcciones ofrece un rápido retorno de la inversión.
El equipo de movilidad global de la consultora Oliver Wyman Group necesitaba una forma de ofrecer una mejor asistencia de la Lista Global de Direcciones a sus usuarios de smartphones. Los empleados expresaban su frustración por no poder separar fácilmente las llamadas no solicitadas de las de colegas importantes.
Ahora, con CiraSync -una solución segura basada en la nube que es fácil de configurar y ampliar-, el equipo de IT de Oliver Wyman Group ha agilizado la productividad de los empleados y ha ahorrado a la empresa unos 100.000 dólares anuales en costes de mano de obra de IT.
Soluciones de sincronización de la Lista Global de Direcciones con Smartphones.
Hasta hace poco, las organizaciones de IT se veían obligadas a desarrollar internamente soluciones para la sincronización Lista Global de Direcciones de smartphones y los resultados solían ser entre decepcionantes y deficientes. Pero, hoy en día, varios proveedores de soluciones han creado soluciones dedicadas para automatizar la sincronización de la Lista Global de Direcciones para smartphones.
He aquí una lista de algunas de las ofertas que existen actualmente en el mercado:
- Add2Exchange (Lo hizo mejor)- Sincronizó la Lista Global de Direcciones, las carpetas públicas y los buzones de correo, pudiendo escalarlo hasta 100 usuarios. La solución es compatible con la nube, pero no con SaaS. La empresa ofrece asistencia técnica 8/5.
- Epicenter (software conectado): sincroniza la Lista Global de Direcciones y puede ampliarse a cientos de usuarios. La desventaja de esta solución es que sólo es una aplicación de escritorio y no admite SaaS. Ofrece asistencia por correo electrónico en el plazo de un día laborable.
- CiraSync (Cira Apps Ltd) – Sincroniza la Lista Global de Direcciones, los calendarios y las carpetas públicas varias veces al día. Se puede sincronizar un número ilimitado de los contactos y calendarios y escalar rápidamente a miles de teléfonos inteligentes. Solución segura, SaaS y basada en Azure. Ofrece asistencia técnica 24/5; suele responder en una hora.
Si desea conocer más casos prácticos, visite nuestra página de recursos Casos prácticos para ver cómo los clientes utilizan la solución CiraSync para aumentar la productividad de sus empleados. Lee también las opiniones de clientes satisfechos en G2 Crowd y Capterra.
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