Antiguamente, los negocios dependían de las libretas de direcciones de papel. Esas cosas torpes contenían la información de cada contacto empresarial, ordenada según nombres o departamentos, o por otra característica. Ahora, sin embargo, la tecnología ha transformado el concepto y ha hecho posible organizar la información de los clientes de múltiples maneras. Las libretas de direcciones en papel solían ser vitales para un negocio. Ahora, hay un software que se dedica exclusivamente a la gestión de contactos. Una consulta en un motor de búsqueda producirá cientos o miles de resultados. Sin embargo, los servicios como el correo electrónico también tienen características de gestión de contactos.
¿Qué es la gestión de contactos?
En resumen, se trata de la administración de los contactos y sus detalles para asegurar que estén organizados y actualizados. El mejor programa informático de gestión de contactos puede ayudar a hacerlo. También ayuda a los usuarios a encontrar información de clientes o colegas en segundos. Por ello, no hay demora en proporcionar a los clientes la información que necesitan o en convencerlos. Además, dado que la mayoría de las aplicaciones de gestión de contactos están ahora basadas en la nube, son accesibles desde cualquier lugar y en cualquier plataforma. Esto es ventajoso para los administradores que tienen que enviar correos electrónicos en masa a grupos selectos de colegas en cualquier momento. Esto también reduce el estrés de los empleados en movimiento que necesitan acceder a los datos de contacto de los clientes.
Gestión de contactos y correo electrónico
Hoy en día, las libretas de direcciones de correo electrónico sólo contienen la información de las personas o empresas a las que se ha enviado previamente un correo electrónico o de las que se ha recibido una comunicación electrónica. Esto significa que no es posible que los empleados envíen correos electrónicos a personas cuyas direcciones no conozcan de antemano, lo que podría obstaculizar los procesos comerciales. Una lista de direcciones almacenada y gestionada centralmente puede cambiar eso. Dado que contiene información relativa a contactos vitales, los empleados que la necesitan pueden acceder a ella y utilizarla al instante. De esta manera, pueden continuar con sus tareas sin más preámbulos. Esto está disponible principalmente en la computadora de escritorio, lo que hace que sea un reto para las empresas desplegar esta herramienta crucial en los teléfonos inteligentes. Incluso cuando lo hacen, el proceso es manual. Para ahorrar tiempo, se necesita la automatización. Para ello, aquí hay cinco consejos que pueden ayudarle a sincronizar su lista de contactos con los teléfonos móviles y automatizar el procedimiento de arranque.
1. Invertir en una solución de sincronización
Microsoft Office 365 tiene una característica llamada Lista Global de Direcciones (GAL). Esta existe en el servidor de Exchange, y almacena la información de contacto de ejecutivos, empleados, socios, clientes y otros interesados. Esta es una herramienta importante para las empresas porque centraliza las direcciones de correo electrónico y las listas de distribución. A pesar de eso, hay una función crucial de la que carece: la sincronización con los teléfonos móviles de las empresas. Sin un medio para sincronizar el GAL, las empresas tienen que implementar soluciones manuales y gastar mucho tiempo y dinero en hacerlo. Esto a menudo resulta en pérdidas de productividad y de ingresos. Algunas organizaciones utilizan aplicaciones personalizadas para remediar esto. Lamentablemente, este método no es escalable y tiene pocas funciones. Por eso, para resolver completamente el problema y sincronizar mejor los contactos, su empresa necesita una solución de sincronización GAL de Office 365 . ¿Qué es una solución de sincronización GAL? Es un software de contactos que puede utilizar para automatizar la sincronización de los contactos, así como de las notas y calendarios de los teléfonos inteligentes que proporciona a los empleados. Dado que el proceso es automático, no hay necesidad de alterar la configuración cada vez que se añaden nuevos contactos o se modifica cualquier tipo de información. Además, cada vez que se despliegan nuevos dispositivos, el GAL actualizado de la empresa está presente en él.
2. Administración centralizada
Un sistema de administración centralizado, en cualquier entorno, es un enfoque eficaz para la gestión de las tareas. En el contexto de la sincronización de los contactos, esto asegura que cada teléfono de la empresa reciba las actualizaciones del GAL tan pronto como se produzcan. Las plataformas de sincronización de contactos permiten eso a través del SSO y un control detallado de los ajustes. Esto último es beneficioso, ya que permite a los administradores distribuir contactos e información sensible sólo a personas con la autorización adecuada. Más que eso, acelera la entrega del GAL a los nuevos teléfonos inteligentes de la compañía. Como se mencionó anteriormente, no hay ninguna tarea manual que hacer para sincronizar el GAL en nuevos dispositivos o dispositivos que acaban de ser reformateados. Además, la sincronización no se limita a un puñado de contactos solamente. Con un software de gestión de contactos, es posible distribuir y sincronizar información ilimitada a todos los teléfonos móviles de la empresa. Además, las actualizaciones no tienen que ocurrir sólo periódicamente. Si es necesario, se pueden distribuir varias veces al día. Esto también saca provecho de que elija el mejor sistema CRM para su empresa, para mejorar la interacción con los clientes y la gestión de sus datos.
3. Crear grupos de distribución
Un grupo de distribución es una lista de individuos que recibirán un correo electrónico en un solo intento. El cliente de correo electrónico los considera como un solo destinatario, así que no hay necesidad de añadir las direcciones de las personas una a una cada vez. La creación de listas de distribución en el GAL ayuda a ahorrar tiempo en el envío de correos electrónicos, especialmente si se trata del mismo grupo de personas. Pero, ¿cómo ayuda sincronizar los contactos con los teléfonos móviles? Cuando tienes grupos de distribución, puedes seleccionarlos para obtener actualizaciones con facilidad. Esto significa que puedes cambiarlos sólo cuando se han hecho modificaciones en cualquier número de contactos. Por lo tanto, no hay necesidad de sincronizar los contactos desde el principio para asegurarse de que las listas se actualizan. Este proceso también es automático, por lo que no hay necesidad de hacer nada más que las modificaciones que necesite.
4. Filtrar los datos heredados
Aunque la configuración de un programa de directorio es escasa, hay ajustes que se pueden modificar para agilizar la sincronización de las listas. Por ejemplo, se pueden clasificar y filtrar los datos heredados. En un GAL, podría haber contactos que ya no son relevantes. Utilizando la función de clasificación y filtrado, puede eliminar esos contactos del proceso de sincronización que se produce automáticamente. Esto puede ayudar en el proceso, ya que centra el esfuerzo de la aplicación sólo en los contactos seleccionados. Además, el filtrado de información no deseada puede ayudar a los usuarios de teléfonos móviles comerciales a ahorrar espacio de almacenamiento.
5. Actualizar los contactos de forma incremental
Una vez más, una cosa que puede ayudarte con la sincronización de tus contactos es hacer cambios en la configuración del software. Si bien esto puede ser tedioso al principio, al hacerlo se puede suavizar la sincronización automática de los contactos en un momento posterior. Además, esto puede ayudar a ahorrar dinero porque puede reducir los gastos de datos. ¿Qué tienes que hacer para disfrutar de esos beneficios? Configurar las actualizaciones para que se desarrollen de forma incremental. O sincronizar sólo la información modificada. De esta manera, los usuarios de teléfonos móviles inteligentes obtienen los datos que necesitan tan pronto como están disponibles. Además, esta configuración abstrae la posibilidad de errores de sincronización. Estos pueden ocurrir cuando se despliegan grandes cantidades de actualizaciones, ya que podría haber información perdida o datos editados sin arreglar.
Sincronización segura de los contactos
La seguridad es siempre una preocupación cuando se trata de comunicaciones. También puede surgir especialmente cuando una Lista Global de Direcciones es accesible para toda persona que tenga una cuenta de correo electrónico empresarial. Sin embargo, puede dejar de preocuparse porque las soluciones de sincronización tienen características de filtrado que hacen que la sincronización sea selectiva. Además, puede utilizar grupos de distribución para asegurarse de que sólo un puñado de personas reciban cierta información de contacto y actualizaciones. Sobre todo, los administradores tienen un control total sobre todos los usuarios desde un panel de control. Existen múltiples herramientas para ello, que pueden hacer que la gestión de miles de teléfonos móviles y usuarios sea perfecta.
