Diana estaba en el lugar con un prospecto de venta de 1 millón de dólares, completando un proyecto de prueba de concepto, cuando su cliente le hizo una pregunta técnica inesperada. El cliente estaba notoriamente impaciente, y ella sabía que si no daba una respuesta rápida esto podría hacer o deshacer la venta. Desafortunadamente, mientras buscaba en su teléfono, se dio cuenta de que no podía comunicarse con el equipo de ingenieros de la oficina principal porque no tenía acceso online a la Lista Global de Direcciones de Office 365 (GAL) de su empresa. Se disculpó y le dijo al cliente que le contestaría por la mañana, pero no pudo evitar la sensación de que este contratiempo podría haberle costado la venta. Los trabajadores remotos como los representantes de ventas, los teletrabajadores y el personal de las oficinas de campo luchan cuando la información de contacto de la empresa en sus teléfonos está desactualizada, es incorrecta o simplemente no está disponible. Los desafíos de comunicación y productividad que enfrentan pueden impactar directamente en el resultado final. Las organizaciones que no pueden hacer que su GAL sea fácilmente accesible están sufriendo las repercusiones de esta enorme brecha de comunicación en forma de pérdida de ventas, horas de trabajo perdidas y empleados frustrados.
¿Por qué no funcionan las alternativas para sincronizar la GAL con los teléfonos móviles?
No tener acceso a GAL actualizado a menudo crea muchos dolores de cabeza a los usuarios finales, y muchos equipos de IT no están al tanto o no lo toman en serio. Algunos profesionales de la informática se han metido en la pelea, luchando (y perdiendo) la batalla de tratar de mantener a los usuarios de teléfonos móviles de su empresa sincronizados con el GAL. Han intentado todo tipo de soluciones, incluyendo abrir manualmente la carpeta de contactos de cada persona y añadir, borrar y actualizar los contactos del GAL o arrastrar y soltar las carpetas de contactos en Outlook a medida que se producen las actualizaciones. Estas soluciones provisionales no son suficientes por varias razones:
- Las actualizaciones manuales son intensivas en tiempo – El consumo de personal informático con actualizaciones manuales GAL a los contactos de cada usuario puede desperdiciar docenas de horas cada mes – y evitar que se centren en proyectos de mayor envergadura.
- La personalización es tediosa – Configurar manualmente listas de excepciones y grupos especiales dentro de un push GAL es un proceso laborioso – especialmente cuando necesita ser revisado con cada actualización.
- El error humano es inevitable – Desde los dígitos transpuestos, los contactos duplicados, las eliminaciones accidentales, y los push olvidados, los humanos son a menudo el eslabón más débil en el proceso de actualización manual.
Transformando la sincronización de la GAL para los teléfonos móviles
Entonces, ¿qué puede eliminar el costo y el riesgo comercial de la sincronización manual de la GAL para los usuarios de teléfonos móviles? La automatización. La capacidad de automatizar las actualizaciones de los smartphones proporciona ventajas clave de productividad:
- Las listas de direcciones están disponibles y actualizadas las 24 horas del día, los 7 días de la semana
- Los usuarios desconectados o remotos nunca tienen ese momento de pánico cuando se dan cuenta de que no pueden acceder a la información que necesitan, cuando la necesitan.
- Los push manuales, las ediciones de datos o del usuario, y las correcciones de errores a posteriori son eliminadas
- Se liberan recursos de TI para ser reasignados a trabajar en iniciativas más importantes
La sincronización automatizada de la GAL tiene un rápido retorno de la inversión.
El equipo de movilidad global de la empresa consultora, Oliver Wyman Group, necesitaba una forma de proporcionar un mejor soporte GAL para sus usuarios de teléfonos móviles empresariales. Los empleados expresaban su frustración por no poder separar fácilmente las llamadas no solicitadas, de los colegas importantes. Ahora, con CiraSync -una solución segura basada en la nube que es fácil de configurar y escalar- el equipo de TI de Oliver Wyman Group ha optimizado la productividad de los empleados y ha ahorrado a la empresa unos 100.000 dólares anuales en costes de mano de obra de TI.
Soluciones de sincronización de la GAL para teléfonos inteligentes
Hasta hace poco, las organizaciones de tecnología de la información se veían obligadas a desarrollar soluciones para la sincronización de la GAL de los teléfonos inteligentes en sus propias instalaciones y los resultados generalmente iban de decepcionantes a pobres. Pero, hoy en día, varios proveedores de soluciones han construido soluciones dedicadas para automatizar la sincronización de la GAL para teléfonos móviles. Aquí hay una lista de algunas de las ofertas que hay en el mercado hoy en día:
- Add2Exchange (Did It Better)-Sincroniza la GAL, las carpetas públicas y los buzones de correo, y puede escalar hasta 100 usuarios. La solución es compatible con la nube, pero no es compatible con SaaS. La empresa ofrece soporte técnico 8/5.
Epicenter (Connected Software)-Sincroniza el GAL y puede escalar a cientos de usuarios. La desventaja de esta solución es que es sólo una aplicación de escritorio y no soporta SaaS. Ofrece soporte por correo electrónico en un día hábil.
CiraSync (Cira Apps Ltd)-Sincroniza el GAL, los calendarios y las carpetas públicas varias veces al día. Se puede sincronizar un número ilimitado de contactos y calendarios y se puede escalar rápidamente a miles de teléfonos inteligentes. Una solución segura, SaaS, basada en Azure. Ofrece soporte técnico 24/5; normalmente responde en una hora.
Para más casos de estudio, visite nuestra página de recursos de casos de estudio para ver cómo los clientes están utilizando la solución CiraSync para aumentar la productividad de sus empleados. Además, lea las reseñas de clientes satisfechos en G2 Crowd y Capterra.
