Antiguamente, los negocios dependían de las libretas de direcciones de papel. Esas cosas torpes contenían la información de cada contacto empresarial, ordenada según nombres o departamentos, o por otra característica. Ahora, sin embargo, la tecnología ha transformado el concepto y ha hecho posible organizar la información de los clientes de múltiples maneras. Las libretas de direcciones en papel solían ser vitales para un negocio. Ahora, hay un software que se dedica exclusivamente a la gestión de contactos. Una consulta en un motor de búsqueda producirá cientos o miles de resultados. Sin embargo, los servicios como el correo electrónico también tienen características de gestión de contactos.
¿Qué es la gestión de contactos?
En resumen, se trata de la administración de los contactos y sus detalles para asegurar que estén organizados y actualizados. El mejor programa informático de gestión de contactos puede ayudar a hacerlo. También ayuda a los usuarios a encontrar información de clientes o colegas en segundos. Por ello, no hay demora en proporcionar a los clientes la información que necesitan o en convencerlos. Además, dado que la mayoría de las aplicaciones de gestión de contactos están ahora basadas en la nube, son accesibles desde cualquier lugar y en cualquier plataforma. Esto es ventajoso para los administradores que tienen que enviar correos electrónicos en masa a grupos selectos de colegas en cualquier momento. Esto también reduce el estrés de los empleados en movimiento que necesitan acceder a los datos de contacto de los clientes.
Gestión de contactos y correo electrónico
Hoy en día, las libretas de direcciones de correo electrónico sólo contienen la información de las personas o empresas a las que se ha enviado previamente un correo electrónico o de las que se ha recibido una comunicación electrónica. Esto significa que no es posible que los empleados envíen correos electrónicos a personas cuyas direcciones no conozcan de antemano, lo que podría obstaculizar los procesos comerciales. Una lista de direcciones almacenada y gestionada centralmente puede cambiar eso. Dado que contiene información relativa a contactos vitales, los empleados que la necesitan pueden acceder a ella y utilizarla al instante. De esta manera, pueden continuar con sus tareas sin más preámbulos. Esto está disponible principalmente en la computadora de escritorio, lo que hace que sea un reto para las empresas desplegar esta herramienta crucial en los teléfonos inteligentes. Incluso cuando lo hacen, el proceso es manual. Para ahorrar tiempo, se necesita la automatización. Para ello, aquí hay cinco consejos que pueden ayudarle a sincronizar su lista de contactos con los teléfonos móviles y automatizar el procedimiento de arranque.
1. Invertir en una solución de sincronización
Microsoft Office 365 tiene una característica llamada Lista Global de Direcciones (GAL). Esta existe en el servidor de Exchange, y almacena la información de contacto de ejecutivos, empleados, socios, clientes y otros interesados. Esta es una herramienta importante para las empresas porque centraliza las direcciones de correo electrónico y las listas de distribución. A pesar de eso, hay una función crucial de la que carece: la sincronización con los teléfonos móviles de las empresas. Sin un medio para sincronizar el GAL, las empresas tienen que implementar soluciones manuales y gastar mucho tiempo y dinero en hacerlo. Esto a menudo resulta en pérdidas de productividad y de ingresos. Algunas organizaciones utilizan aplicaciones personalizadas para remediar esto. Lamentablemente, este método no es escalable y tiene pocas funciones. Por eso, para resolver completamente el problema y sincronizar mejor los contactos, su empresa necesita una solución de sincronización GAL de Office 365 . ¿Qué es una solución de sincronización GAL? Es un software de contactos que puede utilizar para automatizar la sincronización de los contactos, así como de las notas y calendarios de los teléfonos inteligentes que proporciona a los empleados. Dado que el proceso es automático, no hay necesidad de alterar la configuración cada vez que se añaden nuevos contactos o se modifica cualquier tipo de información. Además, cada vez que se despliegan nuevos dispositivos, el GAL actualizado de la empresa está presente en él.
2. Administración centralizada
Un sistema de administración centralizado, en cualquier entorno, es un enfoque eficaz para la gestión de las tareas. En el contexto de la sincronización de los contactos, esto asegura que cada teléfono de la empresa reciba las actualizaciones del GAL tan pronto como se produzcan. Las plataformas de sincronización de contactos permiten eso a través del SSO y un control detallado de los ajustes. Esto último es beneficioso, ya que permite a los administradores distribuir contactos e información sensible sólo a personas con la autorización adecuada. Más que eso, acelera la entrega del GAL a los nuevos teléfonos inteligentes de la compañía. Como se mencionó anteriormente, no hay ninguna tarea manual que hacer para sincronizar el GAL en nuevos dispositivos o dispositivos que acaban de ser reformateados. Además, la sincronización no se limita a un puñado de contactos solamente. Con un software de gestión de contactos, es posible distribuir y sincronizar información ilimitada a todos los teléfonos móviles de la empresa. Además, las actualizaciones no tienen que ocurrir sólo periódicamente. Si es necesario, se pueden distribuir varias veces al día. Esto también saca provecho de que elija el mejor sistema CRM para su empresa, para mejorar la interacción con los clientes y la gestión de sus datos.
3. Crear grupos de distribución
A distribution group is a list of individuals who will receive an email in a single attempt. The email client treats them as a single recipient, so there’s no need to add people’s addresses one by one each time. Creating distribution lists in your GAL helps save time when sending emails, especially if it’s the same group of people. But how does syncing contacts with mobile phones help? When you have distribution groups, you can easily select them for updates. This means you only need to change them when modifications have been made to any number of contacts. Therefore, there’s no need to sync contacts from scratch to ensure the lists are up to date. This process is also automatic, so you only need to make the necessary changes.
4. Filter legacy data
Although directory program settings are limited, there are adjustments that can be made to speed up list synchronization. For example, legacy data can be sorted and filtered. In a GAL (Group Access List), there might be contacts that are no longer relevant. Using the sorting and filtering function, you can remove these contacts from the automatic synchronization process. This can improve the process by focusing the application’s efforts only on the selected contacts. Furthermore, filtering out unwanted information can help business mobile phone users save storage space.
5. Update contacts incrementally
Once again, one thing that can help with contact synchronization is making changes to the software settings. While this might be tedious at first, doing so can smooth out automatic contact synchronization later on. Furthermore, this can help save money by reducing data usage. What do you need to do to enjoy these benefits? Configure updates to be rolled out incrementally, or synchronize only the changed information. This way, smartphone users get the data they need as soon as it’s available. Additionally, this configuration minimizes the possibility of synchronization errors. These can occur when large numbers of updates are rolled out, as there might be missing information or uncorrected edited data.
Secure synchronization of contacts
Security is always a concern when it comes to communications. This is especially true when a Global Address List is accessible to anyone with a business email account. However, you can stop worrying because synchronization solutions have filtering features that make synchronization selective. Furthermore, you can use distribution groups to ensure that only a select few receive specific contact information and updates. Most importantly, administrators have complete control over all users from a single dashboard. Multiple tools are available to facilitate this, making the management of thousands of mobile phones and users seamless.
