L’une des utilisations courantes des dossiers publics Office 365 onsiste à gérer les contacts de l’entreprise et les calendriers partagés. Par exemple, presque tout le monde dans l’entreprise possède un iPhone, un Android ou un autre smartphone si vous travaillez pour une entreprise de construction et que vous avez un casting de personnages en constante évolution sur des projets. L’utilisation d’un dossier public Exchange pour stocker des informations de contact à jour et des calendriers partagés est très simple.
Peut-être que votre entreprise utilise une agence de voyage préférée avec plusieurs comptes et numéros de téléphone (un numéro international gratuit et une ligne d’urgence après les heures d’ouverture, par exemple). Aucun problème – utilisez un dossier public. Vous avez une liste de contacts réservée à votre équipe de direction? Vous l’avez deviné . . . utilisez un dossier public.
Inconvénients des dossiers publics Office 365
Les dossiers publics peuvent certainement être un compromis. Considérer ce qui suit:
- La simplicité n’est pas le point fort de dossiers publics. C’est formidable de pouvoir gérer les contacts dans un emplacement central. D’un autre côté, vos utilisateurs ne sauront pas quand ils auront été mis à jour. Vous pouvez envoyer des notifications par e-mail, mais les personnes dont les boîtes de réception sont surchargées risquent de les manquer.
- Il est facile d’oublier où ils se trouvent. Je ne peux pas compter le nombre de fois que j’ai dû trier une énorme hiérarchie de dossiers publics pour trouver le dossier de contacts du fournisseur.
- Ce sont comme des plantes zébrées. Ils languissent et meurent sans entretien fréquent.
Dans certaines entreprises, on décide d’abandonner complètement les dossiers publics.
La plus grande mise en garde de tous? Ils ne coopéreront pas avec les smartphones. Microsoft ne fournit tout simplement pas de mécanisme pour synchroniser les dossiers publics avec les utilisateurs mobiles. Quand avez-vous le plus besoin de vos contacts partagés à jour? Lorsque vous n’êtes pas au bureau et que vous utilisez votre smartphone, bien sûr!
Solutions de synchronisation des dossiers publics Office 365 avec les smartphones
Si vous souhaitez synchroniser des smartphones avec des dossiers publics ou des calendriers Office 365, vous disposez d’options limitées:
- Recherchez dans l’App Store. Les boutiques d’applications Apple et Android vendent des applications tierces pour synchroniser un dossier public. Cependant, vous devez acheter l’application, la configurer (encore un autre serveur Exchange, un nom d’utilisateur et un mot de passe). Pour des centaines d’utilisateurs professionnels. Il ne s’agit pas d’une solution évolutive.
- Créer votre propre application. Si vous savez comment le faire, vous pouvez synchroniser le dossier public avec le dossier de contacts de chaque boîte aux lettres. ActiveSync synchronisera automatiquement les contacts de la boîte aux lettres avec les smartphones.
- Faites glisser les contacts dans les boîtes aux lettres de toutes les personnes qui en ont besoin. C’est une excellente option, mais encore une fois, elle n’est pas évolutive. Il est préférable de créer un sous-dossier et de le remplacer au moment d’une mise à jour, mais vous devrez tout de même informer les utilisateurs de l’actualisation.
- Essayez CiraSync. C’est ma façon préférée de synchroniser un smartphone avec des dossiers publics Office 365 en moins d’une minute.
Voilà donc les bons, les mauvais et les meilleurs moyens d’obtenir le bien sans le mal. Espérons que certaines de ces idées vous seront utiles!
