L’une des fonctionnalités les plus intéressantes offertes par Office 365 est la possibilité de partager des calendriers à l’échelle de l’entreprise sur des ordinateurs de bureau. Mais c’est difficile d’accéder aux mêmes calendriers partagés à partir des smartphones. En effet, l’application de messagerie par défaut sur Android et iOS ne fournit aucun moyen d’accéder aux calendriers partagés. Avec CiraSync, une plate-forme SaaS sécurisée, les utilisateurs professionnels peuvent désormais accéder aux calendriers partagés à partir de leurs smartphones ! Vous ne devrez jamais manquer une réunion importante, une formation ou un changement dans un quart de travail. Toute modification apportée aux calendriers partagés est immédiatement mise à jour sur votre smartphone professionnel.
Voici quatre cas d’utilisation expliquant pourquoi vous devez tirer parti de la synchronisation du calendrier sur les smartphones professionnels.
Organiser des dates et des rendez-vous clients
L’une des applications les plus courantes de la synchronisation du calendrier est sa capacité à aider à planifier des réunions qui changent régulièrement. CiraSync donne aux entreprises et aux particuliers la possibilité de synchroniser leurs calendriers partagés à intervalles réguliers, plusieurs fois par heure. Cette fonctionnalité a été largement utilisée par les cabinets d’avocats dans le passé; un assistant peut gérer les plannings d’une dizaine d’avocats, même lorsqu’ils sont absents. Plusieurs synchronisations toutes les heures garantissent que les changements de dernière minute sont présents sur chaque appareil mobile de l’utilisateur.
Synchronisez les jours fériés, les événements et les formations de l’entreprise
L’un des aspects les plus négligés de la synchronisation à l’échelle de l’entreprise est la capacité de garantir que les employés ont les bons horaires pour les événements qui peuvent se produire en dehors du bureau ou en dehors des heures de travail habituelles. Alors que les gens sont souvent assez désireux d’utiliser leur temps libre, il est souvent compliqué de s’assurer que chaque individu dispose des informations dont il a besoin. Grâce à la synchronisation automatisée du calendrier, les entreprises peuvent s’assurer que leurs employés savent quand ils doivent ou ne doivent pas être au bureau.
De même, les événements d’entreprise et les sessions de formation sont souvent publiés sur plusieurs canaux, mais les rappels importants peuvent ne pas figurer sur les smartphones des utilisateurs. En mettant simplement à jour un créneau horaire dans le calendrier du groupe en ligne, les administrateurs peuvent s’assurer que tous les employés sont à jours sur les événements à venir; même lorsqu’ils ne sont pas au bureau.
Horaire des quarts de travail et des heures de rotation
Particulièrement utile pour les entreprises avec un effectif important qui travaille à heures fixes; tels que les hôpitaux, les services de police, les industries de services à grande échelle, etc., la capacité d’avoir un calendrier de groupe visible et facilement accessible est extrêmement importante. En planifiant les changements d’équipe sur un calendrier central, tous les utilisateurs seront informés de tout changement de dernière minute apporté aux horaires à venir et pourront déterminer qui est censé travailler. S’assurer qu’il n’y ait pas d’interruption dans la planification est souvent une priorité absolue pour les entreprises. Or, la synchronisation des calendriers avec les smartphones rationalise ce processus.
Gérer les ressources et planifier les livraisons
Une autre fonctionnalité de la synchronisation du calendrier partagé est sa capacité à aider à gérer les horaires des employés travaillant sur plusieurs sites avec des horaires de rotation. Prenez l’industrie de construction par exemple. Souvent, les employés sont amenés à se déplacer entre plusieurs sites d’un jour à l’autre. De même, les contremaîtres doivent connaître l’emplacement des employés par site et par date. Un calendrier disponible sur les smartphones des employés garantit que personne n’est laissé de côté et que chaque individu dispose d’informations à jour sur l’endroit et le moment où il doit se déplacer.
Études de cas sur la synchronisation automatique du calendrier avec CiraSync
Découvrez comment deux organisations utilisent la synchronisation de calendrier automatique pour améliorer la réactivité et la prise de décision des employés.
- Le corps enseignant de New York organisé par des calendriers partagés à jour sur les smartphones tout au long de l’année scolaire
- The Arc of Schuyler, organisation à but non lucratif, résout ses problèmes par une réponse rapide et une prise de décision plus rapide
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