Una de las características más emocionantes que ofrece Office 365 es la posibilidad de compartir calendarios en toda la empresa en máquinas de escritorio, pero existe el desafío de acceder a los mismos calendarios compartidos desde los teléfonos móviles. Esto se debe a que la aplicación de correo predeterminada en Android e iOS no proporciona un método para acceder a los calendarios compartidos. Con CiraSync, una plataforma SaaS segura, los usuarios de su empresa pueden ahora acceder a calendarios compartidos desde teléfonos móviles. No tienes que perderte nunca una reunión importante, un entrenamiento o un cambio de turno de trabajo. Cualquier cambio en los calendarios compartidos se actualiza inmediatamente en el móvil de su empresa
Aquí hay cuatro casos de uso que explican por qué necesitas aprovechar la sincronización de calendario en los teléfonos móviles empresariales
Organizar las reuniones y fechas de los clientes
Una de las formas más comunes de la sincronización del calendario es su capacidad para ayudar a programar las reuniones que cambian regularmente. CiraSync le da a las compañías e individuos el poder de sincronizar sus calendarios compartidos a intervalos regulares, varias veces por hora. Esta característica ha sido muy utilizada por los bufetes de abogados en el pasado; un asistente puede gestionar los horarios de una docena de abogados, incluso cuando están fuera de la oficina. Múltiples sincronizaciones cada hora aseguran que los cambios de última hora estén presentes en el dispositivo móvil de cada usuario.
Sincronizar las vacaciones, eventos y entrenamientos de la compañía
Uno de los aspectos que más se pasan por alto en la sincronización del calendario de la empresa es la capacidad de garantizar que los empleados tengan los horarios adecuados para los eventos que puedan ocurrir fuera de la oficina o fuera de las horas de trabajo habituales. Si bien las personas suelen estar bastante dispuestas a utilizar su tiempo libre, suele ser complicado asegurar que cada individuo tenga a mano la información que necesita. Con la sincronización automatizada del calendario, las empresas pueden asegurarse de que sus empleados sepan cuándo deben o no deben estar en la oficina.
Asimismo, los eventos y las sesiones de capacitación de las empresas suelen publicarse en múltiples canales, pero es posible que un recordatorio importante no esté también en el teléfono inteligente de los usuarios. Con sólo actualizar una franja horaria en el calendario del grupo en línea, los administradores pueden asegurarse de que a cada empleado se le recuerde instantáneamente los próximos eventos; incluso cuando están fuera de la oficina.
Horario de turnos y horas de rotación
Particularmente útil para las empresas con grandes plantillas que trabajan en horarios rotativos; como los hospitales, los departamentos de policía, las industrias de servicios en gran escala, etc., la posibilidad de disponer de un calendario de grupo visible y de fácil acceso es increíblemente importante. Al programar los cambios de turno en un calendario central, todos los usuarios sabrán de cualquier cambio de última hora en los próximos horarios y podrán determinar quién se supone que está trabajando. Asegurarse de que no haya lapsos en los horarios es a menudo una gran prioridad para las empresas, la sincronización de los calendarios con los teléfonos móviles agiliza este proceso.
Administrar los recursos y programar las entregas
Otra aplicación útil de la sincronización de calendarios compartidos es su capacidad para ayudar a gestionar los horarios de los empleados que trabajan en varios lugares con horarios rotativos. Tomemos como ejemplo la industria de la construcción; a menudo se requiere que los empleados se trasladen entre varios sitios de un día para otro. De la misma manera, los capataces necesitan saber la ubicación de los empleados por lugar y fecha. Un calendario disponible globalmente a través de los teléfonos móviles de los empleados asegura que nadie se quede fuera del circuito, y cada individuo tiene información actualizada sobre dónde y cuándo debe estar en cualquier momento.
Casos de estudio con sincronización automática de calendario con CiraSync
Vea cómo dos organizaciones utilizan la sincronización automatizada del calendario para mejorar la capacidad de respuesta y la toma de decisiones de los empleados:
- Los educadores de Nueva York se organizaron con calendarios compartidos actuales en los teléfonos móviles a lo largo del año escolar
- The Arc of Schuyler organizacion sin fines de lucro resuelve con una respuesta y una toma de decisiones más rápida
