1. Zeitaufwand und Effektivität
Für viele Mitarbeiter ist ihr Smartphone im Arbeitsalltag die wichtigste Technologie. Sie möchten sowohl Ihren Zeitaufwand als auch die Effizienz der Nutzung dieser Technologie optimieren. Wenn Sie nach einer Person nach deren Namen, Position oder Abteilung suchen, können Sie es sich nicht leisten, lange zu suchen.
2. Richtigkeit
Es geht jedoch nicht nur um das Zeitmanagement. Sie müssen die richtige Person für Ihren Anruf identifizieren und die richtige Nummer für den Kontakt haben. Falsche Nummern sind Zeitverschwendung und können peinlich sein.
3. Weniger Überraschungen
Es ist wichtig zu wissen, wer Sie anruft oder Ihnen eine SMS sendet. Auf diese Weise können Sie beim Empfang Prioritäten setzen.
4. Standort
Wenn Ihr Unternehmen mit viel Stress und hohen Kosten eine Liste aller Branchenkontakte der Lieferanten, Dienstanbieter, Notfallkontakte und Partner erstellt hat, dann sollten die Mitarbeiter auch bereit sein, sie zu nutzen. Das heißt natürlich auf dem Smartphone. Verdeutlichen Sie es sich wie folgt: Wenn Sie diese Kontakte irgendwo speichern, haben sie einen Wert x. Auf dem Smartphone ist ihr Wert sofort 10x.
5. Schützen der Unternehmensmission
Fast jedes Unternehmen hat große Mitarbeitergruppen, die ihre Aufgaben nur erfüllen können, wenn sie interne und externe Ansprechpartner kontaktieren. Wäre es nicht das Normalste der Welt, dass sie das direkt über ihr Smartphone tun? Warum die Mitarbeiter mit Ablenkungen und Hindernissen belasten, wenn diese Herausforderung durch Automatisierung und zentrale Verwaltung einfach zu bewältigen ist?
6. Einsparungen des Unternehmens
Ihre Zeit und die Zeit Ihrer Kollegen ist nicht kostenlos. Die Jagd nach Telefonnummern und die Aktualisierung auf den mobilen Geräten verursacht Arbeitskosten von einem bis zu mehreren USD pro Minute. Multipliziere Sie das mit den dutzenden Minuten im Monat pro Mitarbeiter. Es lohnt sich, diese Kosten zu vermeiden!
7. Die Kontakte synchronisieren sich nicht von selbst.
Die Kontakte der globalen Adressliste synchronisieren sich nicht automatisch mit Outlook und Smartphones. Microsoft Exchange Server und Outlook können Kontakte auf Smartphones synchronisieren. Diese Kontakte empfangen jedoch nicht automatisch Aktualisierungen der globalen Adressliste. Es ist eine verbreitete und völlig falsche Auffassung, dass Kontakte der globalen Adressliste sich mit den Kontakten auf den Smartphones synchronisieren. Das tun sie nämlich nicht.
8. Kein Job für Bastler
Sie können mit Copy & Paste oder Drag & Drop Kontakte aus der globalen Adressliste oder öffentlichen Ordnern zu jedem Outlook-Abonnenten verschieben, aber jeweils nur zu einem Abonnenten. Das ist ein sehr zeitaufwändiges, für Fehler anfälliges Verfahren und eine große Belastung für die Benutzer. Oft geht es nach hinten los und die Folgen sorgen für Verwirrung. Ist es Ihnen nicht auch schon einmal passiert, dass Sie einen Kunden zum Adressbuch Ihres Smartphone hinzufügen und dabei frustriert feststellen müssen, dass der Eintrag drei unterschiedliche Telefonnummern enthält? Welche Nummer ist die aktuellste? Siehe dazu auch Grund 11!
9. Ordentliche und rationale Verwaltung der Kontakte
Der IT-Begriff dafür lautet Datenhygiene. Es muss eine einzige, zentrale Version der Daten geben, aus der jeder seine Informationen abruft. Falls eine Telefonnummer falsch ist, werden sich die Mitarbeiter beschweren und das Problem wird behoben. Das System korrigiert sich selbst. Crowdsourcing-Updates werden Realität, weil jeder vom Beitrag der anderen profitiert.
10. Im Adressbuch des Smartphones leben selbst Verstorbene weiter.
Bei den meisten Synchronisierungsverfahren werden veraltete Kontakte meistens nicht entfernt. Wenn Sie einen ehemaligen Mitarbeiter anrufen oder eine Sprachnachricht mit vertraulichen Informationen bei einem Auftragnehmer hinterlassen, mit dem Sie schlechte Erfahrungen gemacht haben, ist das mehr als Zeitverlust. Vielleicht öffnen Sie die Büchse der Pandora? Sie benötigen ein zuverlässiges, automatisiertes Verfahren, das obsolete Kontakte löscht.
11. Thinking, not syncing.
Wenn Sie Kontakte manuell synchronisieren, ist das fast immer eine Verschwendung von Ressourcen und Intelligenz. Was bedeutet manuell? Das Kopieren aus einer Tabelle, das Eintippen von Namen ins Smartphone oder das Ausschneiden von Telefonnummern aus einer E-Mail. Das Synchronisieren ist eine Aufgabe der Automatisierung und nicht der Mitarbeiter.
12. Eine Kontaktliste allein ist wenig hilfreich.
Die Kontaktdaten allein sind als Unternehmenslösung inakzeptabel. Sie müssen verteilt und weitergeleitet werden. Die Automatisierung ist der effektivste Methode der Weiterleitung.
13. Unternehmenskontakte müssen strategisch verwaltet und verteilt werden.
Kontakte sind eine wertvolle und proprietäre Ressource, die umsichtig verwaltet werden muss. Nicht jeder Mitarbeiter muss die Kontakte der Lieferanten haben. Nicht jeder Verkäufer muss unbedingt die Kontakte aller Kunden haben. Der CEO und Ihr Vorstand möchten wahrscheinlich nicht alle Kontaktdaten Ihrer 2.000 Mitarbeiter. Die privaten Kontaktinformationen wie die private Telefonnummer und die Privatadresse werden im jeweils nötigen Umgang gebraucht und sollten automatisiert werden, damit sie nur die richtigen Mitarbeiter erhalten.
14. Das Synchronisieren der Kontakte ist wichtiger als oft angenommen wird.
Wie die Datensicherung muss auch die Synchronisierung jede Nacht durchgeführt werden. In der Regel wird im ungünstigsten Augenblick entdeckt, dass die Synchronisierung nicht konsistent oder nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurde z. B. in einer Krisensituation oder im Notfall. Die Folgen für das Unternehmen und seine Kunden sind teuer und disruptiv. Die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter sind gefährdet, wenn keine ordnungsgemäßen Kontaktinformationen für den Notfall vorhanden sind.
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