Con CiraSync, los usuarios pueden sincronizar los contactos de una Lista Global de Direcciones de Microsoft 365 y de la Carpeta Pública directamente en sus teléfonos inteligentes. Esto es útil porque Microsoft 365 y las aplicaciones para smartphones no proporcionan a los usuarios un mecanismo para sincronizar las Carpetas Públicas o toda la Lista Global de Direcciones con los smartphones de los empleados.
Sin una solución automatizada de sincronización de Carpetas Públicas o GAL, los empleados pierden tiempo buscando los datos actuales de los contactos y se ven obligados a realizar actualizaciones manuales en los smartphones.
En este artículo se explican 16 razones para sincronizar carpetas públicas y GAL de Microsoft 365 con smartphones.
1. Uso del tiempo y eficacia
Muchos empleados consideran que su teléfono móvil es la tecnología más importante que usan durante el día. Usted quiere optimizar tanto su tiempo como su efectividad usándolo. Cuando busca a una persona por su nombre, puesto o departamento, no puede permitirse el lujo de atascarse.
2. Precisión
No se trata sólo de la gestión del tiempo. Tiene que identificar a la persona correcta para llamar, y el número correcto para contactarla. Los números equivocados hacen perder tiempo y pueden ser embarazosos.
3. Reducir las sorpresas
Es importante saber quién le llama o le envía mensajes de texto. Esto le ayuda a priorizar el bombardeo de llamadas entrante.
4. Ubicación
Si su empresa se tomó la molestia y el gasto de crear listas de contactos de proveedores, proveedores de servicios, contactos de emergencia y socios de la industria, entonces los empleados deben tenerlas listas para usar. Eso significa en el propio teléfono móvil. Piénselo de esta manera: en cualquier otro lugar donde guarde estos contactos, su valor es 0. En el smartphone, su valor se convierte inmediatamente en x10.
5. Proteger la misión de la compañía
Casi todas las organizaciones tienen grupos considerables de empleados que no pueden hacer su trabajo a menos que puedan conseguir contactos internos y externos. ¿No deberían ser capaces de hacer esto inmediatamente desde su teléfono? ¿Por qué cargar a los empleados con distracciones y obstáculos cuando el desafío se resuelve fácilmente a través de la automatización y la gestión central?
6. Ahorrar el dinero de la compañía
Su tiempo, y el de sus colegas, vale. Buscar números de teléfono o actualizarlos en sus dispositivos móviles implica un coste salarial que puede ser de un dólar por minuto o muchos dólares por minuto. ¡Multiplique eso por docenas de minutos por mes por empleado, vale la pena evitar el costo!
7. La sincronización no se produce por sí sola
Los contactos del GAL no se sincronizan automáticamente con Outlook y los teléfonos móviles. Microsoft Exchange Server y Outlook pueden sincronizar los contactos con los teléfonos móviles. Sin embargo, estos contactos no reciben automáticamente actualizaciones de la GAL. Hay una idea muy extendida y totalmente equivocada de que los contactos de la GAL se sincronizan con los teléfonos móviles No lo hacen.
8. Comodidad en los viajes
Se puede acceder al panel de control de CiraSync desde cualquier dispositivo smartphone que disponga de navegador web. Por ejemplo, los usuarios de CiraSync pueden sincronizar los datos de la Lista Global de Direcciones con Iphones, Androids o cualquier otro Smartphone en un dispositivo móvil. Esto significa que los usuarios pueden sincronizar un número ilimitado de los contactos, calendarios compartidos y notas varias veces al día en la aplicación CiraSync, incluso cuando están de viaje.
Esto permite a los usuarios sincronizar datos importantes y urgentes cuando están en casa y fuera de la oficina pero necesitan trabajar o compartir información inmediatamente.
9. Redes sobre la marcha
La creación de redes es una habilidad importante que ayuda a las empresas a encontrar más puestos de trabajo y oportunidades a su alcance. CiraSync facilita el networking añadiendo instantáneamente nuevas conexiones a la GAL de Microsoft 365 desde su smartphone. Esto le permite hablar con todos sus contactos y, potencialmente, conocer a otros nuevos, sincronizando sus datos con los de todos sus compañeros y contactos.
10. No es un trabajo de bricolaje
Uno puede copiar-pegar o arrastrar y soltar los contactos del GAL o de las Carpetas Públicas en el Outlook de cada suscriptor, un suscriptor a la vez, pero es laborioso, propenso a errores y supone una carga para muchos usuarios. A menudo se producen fallos con consecuencias confusas. Por ejemplo, ¿ha localizado alguna vez a un cliente en la libreta de direcciones de su teléfono móvil, pero luego se ha sentido frustrado al encontrar tres entradas con diferentes números de teléfono? ¿Cómo puede saber cuál es el más reciente? ¡Siga leyendo!
11. Mantenga los datos de los contactos limpios y bien gestionados
El término tecnológico para esto es higiene de datos. Debería haber una versión única y central de los datos de la que todo el mundo extraiga información. Si un número de teléfono es incorrecto, alguien se quejará y se arreglará. Es autocorrectivo. Las actualizaciones de la multitud se hacen realidad porque todo el mundo se beneficia de cada contribución.
12. Mala presencia eterna en los contactos del smartphone
Los contactos obsoletos probablemente no se eliminarán de las libretas de direcciones de los teléfonos inteligentes con la mayoría de los métodos de sincronización. Llamar a los empleados que han dejado la empresa o dejar un mensaje de voz con información confidencial para un contratista cuyo compromiso terminó mal podría hacerle perder mucho más que sólo tiempo. Puede abrir la caja de Pandora de la mala voluntad. Necesita un método fiable y automatizado para eliminar los contactos obsoletos.
13. Los humanos deberían usar su tiempo para pensar, no para sincronizar.
Casi siempre es un desperdicio de recursos y poder cerebral cuando una persona sincroniza los datos de contacto manualmente. ¿Qué queremos decir con manual? Copiar de una hoja de cálculo, escribir nombres en el teléfono móvil o raspar números de un correo electrónico. La sincronización es una tarea para la automatización, no para los empleados.
14. Una lista de contactos por sí sola sirve de poco
Los datos de contacto por sí solos no son una solución a los problemas comerciales. Requiere difusión, y es un problema de empuje. La automatización es la forma más efectiva de manejar ese empuje.
15. Distribución estratégica y gestionada de los contactos
Los contactos son un recurso valioso y de propiedad que debe ser administrado cuidadosamente. No todos los empleados deben tener los contactos de los proveedores de la compañía. No todos los vendedores deben tener necesariamente los contactos de todos los clientes. El CEO y su junta probablemente no quieran los datos de contacto de los 2.000 empleados. La información de contacto personal de los empleados, como el teléfono de la casa y la dirección, es de conocimiento público y debe ser automatizada para ser entregada sólo a las personas adecuadas.
16. Situaciones de emergencia
Al igual que la copia de seguridad de los datos, debería hacerse todas las noches. Típicamente, el descubrimiento de que no se ha hecho de manera consistente o correcta llega en el peor momento posible en una crisis o desastre. Las consecuencias pueden ser costosas o perjudiciales para una empresa y sus clientes. La seguridad y el bienestar de los empleados podría verse fácilmente comprometidos sin la información de contacto de emergencia adecuada.
En conclusión
Esperamos que este artículo le haya ayudado a desglosar algunas de las diferentes formas en que CiraSync puede utilizarse para ayudarle a sincronizar sus datos de la Carpeta Pública y la Lista Global de Direcciones. Las Carpetas Públicas son una forma sencilla y eficaz de almacenar información, por lo que es importante contar con una solución de sincronización que le permita compartir fácilmente todos sus datos sin problemas. CiraSync también es una de las pocas plataformas de sincronización GAL que permite a los usuarios sincronizar automáticamente los datos de su Lista Global de Direcciones con sus teléfonos inteligentes. Además, CiraSync ofrece multitud de ajustes de sincronización GAL personalizables que permiten especificar con precisión lo que se desea sincronizar.
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