Al ser una aplicación completa de correo electrónico y calendario, Outlook también le permite hacer copias de seguridad de los correos electrónicos.
De este modo, los usuarios de Outlook pueden guardar correos electrónicos de Outlook de forma masiva y tener una copia de los correos importantes, que puede ser útil para la migración, el archivo o la recuperación de datos. Vamos a mostrarte seis formas de exportar o hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook.
Principales conclusiones:
- Hay siete formas populares de hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook: 1) Exportarlos a través del archivo de datos de Outlook (.pst), 2) Usar arrastrar y soltar, 3) A otra cuenta de correo electrónico como Gmail, 4) Exportarlos a Microsoft Excel, 5) A su Mac, 6) A una unidad flash / USB o disco duro, y 7. automáticamente
- Para hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook como archivo de datos PST, Vaya a Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar > Exportar a un archivo > Archivo de datos de Outlook (.pst), seleccione su cuenta con Incluir subcarpetas marcada, elija donde guardar y pulse Finalizar.
- Para hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en Excel, vaya a la pestaña Archivo > Opciones > Avanzado > Exportar > Exportar a un archivo > Microsoft Excel > Próximo > Elija una ubicación para guardar su archivo de Excel > Terminar.
TL;DR
Outlook clásico: vaya a Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar > Exportar a un archivo > Archivo de datos de Outlook (.pst). Seleccione la cuenta, marque Incluir subcarpetas, elija dónde guardar el archivo y pulse Finalizar. Puede añadir una contraseña opcional.
Nuevo Outlook para Windows: vaya a Configuración > Archivos > Exportar para crear un .pst. Microsoft incorporó gradualmente la importación de archivos .pst al nuevo Outlook durante 2026. Si su versión muestra Configuración > Archivos > Importar, puede utilizar esa función; si no aparece, utilice Outlook clásico para la importación.
Outlook en la web: no dispone del mismo asistente de exportación completa a .pst. Para un buzón completo de Outlook.com, Microsoft indica utilizar Outlook de escritorio; los administradores empresariales pueden utilizar Purview eDiscovery para determinados escenarios de exportación.
Microsoft 365: incluye mecanismos de resiliencia, retención y recuperación, y Microsoft ofrece además Microsoft 365 Backup como servicio independiente de pago. En Exchange Online, los elementos eliminados permanentemente se conservan 14 días de forma predeterminada, ampliables por el administrador hasta 30 días.
Método #1: Copia de seguridad de correos electrónicos de Outlook (archivo de datos de Outlook PST)
Outlook ofrece una opción para exportar los mensajes de correo electrónico, el calendario y las tareas a un archivo .pst. Este archivo puede importarse a otra cuenta de correo electrónico o utilizarse como copia de seguridad.
Este proceso implica seleccionar la cuenta de correo deseada en Outlook y exportar los elementos a un arhivo .pst. Cuando Outlook exporta a .pst, crea una copia, asegurándose de que nada sea eliminado de Outlook.
Siga estos pasos para hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en un archivo .pst:
- Abra Microsoft Outlook.
- Vaya a la pestaña Archivo del menú superior.
- Seleccione Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar.
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Antes de exportar: si utiliza Exchange en modo caché, compruebe que Outlook haya descargado todo el correo que desea incluir. Si la configuración de sincronización solo conserva una parte del buzón localmente, el archivo .pst puede no incluir los mensajes más antiguos.
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- Elija Exportar a un archivo y seleccione Siguiente.
- Seleccione Archivo de datos de Outlook (.pst) y pulse Siguiente.
- Seleccione el nombre de su cuenta en la parte superior y marque Incluir subcarpetas para incluir las carpetas correspondientes de la cuenta.
- Seleccione Siguiente.
- Pulse Examinar, elija dónde guardar el archivo .pst y escriba un nombre para el archivo.
- Seleccione Finalizar.
- Si Outlook muestra el cuadro para proteger el nuevo archivo .pst con contraseña, puede introducir y confirmar una contraseña o continuar sin añadirla.
- Haga clic en Finalizar.
Lectura recomendada: ¿Cómo agregar una cuenta de correo electrónico a Outlook?
Método #2: Copia de seguridad de correos electrónicos de Outlook 365 mediante arrastrar y soltar
Una de las mejores formas de hacer copias de seguridad de correos electrónicos desde Outlook es mediante el método de arrastrar y soltar.
Abra la carpeta de correo electrónico deseada en Outlook, seleccione los mensajes y arrástrelos y suéltelos en una carpeta local de su ordenador para crear una copia de seguridad.
1. Abra Microsoft Outlook.
2. Diríjase a la carpeta de correo que desea respaldar.
3. Seleccione los correos electrónicos de los que desea hacer una copia de seguridad Mantenga pulsada la tecla Ctrl (o Comando en su Mac) mientras hace clic en cada correo electrónico para seleccionar varios correos.
4. Arrastre los correos electrónicos seleccionados a una carpeta de su ordenador.
Método #3: Copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en Gmail
Para las personas que desean hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos de Outlook en otro servicio de correo electrónico como Gmail, el proceso implica agregar cuentas de Outlook y Gmail a la aplicación de escritorio de Outlook .Una vez configuradas ambas cuentas en Outlook, puede copiar mensajes o carpetas desde la cuenta de Outlook a una carpeta de la cuenta de Gmail. Esto crea otra copia de los mensajes en Gmail, pero no equivale a una copia de seguridad independiente del buzón completo.
Exporte sus correos electrónicos de Outlook a Gmail siguiendo estos pasos:
1. Diríjase a la pestaña de la carpeta en Microsoft Outlook.
2. Haga clic en Añadir cuenta para añadir su cuenta de Gmail.
3. Siga las instrucciones para completar la configuración de Gmail.
4. Una vez añadidas ambas cuentas (Outlook y Gmail), haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta de Outlook deseada o en correos electrónicos individuales.
5. Elija mover> copiar a la carpeta.
6. Selecciona la carpeta correspondiente en tu cuenta de Gmail.
7. Haga clic en Ok.
Lectura recomendada: ¿Cómo crear un grupo de contactos en Outlook?
Método #4: Guardar correos individuales de Outlook como archivos
Si solo necesita conservar mensajes concretos, puede guardarlos como archivos individuales en lugar de exportar todo el buzón. En el nuevo Outlook para Windows, abra el mensaje y utilice Más acciones > Guardar como. En Outlook en la web, abra el mensaje y utilice Más acciones > Descargar. Este método sirve para conservar mensajes específicos, pero no sustituye una exportación completa del buzón a un archivo .pst.
Método #5: Exportar a un archivo .olm en Outlook para Mac heredado
Esta función solo está disponible en Outlook para Mac heredado. Microsoft finalizará el soporte de esta versión en octubre de 2026. Si no aparece la opción Exportar, compruebe qué versión de Outlook para Mac utiliza antes de seguir estos pasos.
Método #6: Copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en una unidad flash/USB (o disco duro)
Hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos en una unidad flash o en un disco duro externo es una forma cómoda de guardar una copia sin conexión de todos tus correos electrónicos.
Esto resulta especialmente útil a la hora de pasar de un ordenador a otro o de protegerse contra imprevistos. Hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en un disco duro es esencialmente lo mismo que hacer una copia de seguridad en una unidad flash o USB.
Para hacer una copia de seguridad de los mensajes de correo electrónico de Outlook en un dispositivo externo, sólo tiene que seguir los pasos indicados en Copia de seguridad de mensajes de correo electrónico de Outlook (archivo de datos de Outlook PST) para usuarios de Windows o Cómo hacer una copia de seguridad de mensajes de correo electrónico de Outlook en Mac y copiar los respectivos archivos .pst u .olm en el dispositivo externo para guardarlos.
Método #7: Utilizar Microsoft 365 Backup
Microsoft 365 Backup es un servicio de pago de Microsoft para realizar copias de seguridad y restaurar datos de Microsoft 365. Actualmente protege Exchange Online, OneDrive y SharePoint.
Microsoft 365 Backup conserva puntos de restauración durante 1 año y Microsoft publica un precio de 0,15 USD por GB al mes de contenido protegido. El coste total depende de la cantidad de datos protegidos.
Esta opción está orientada principalmente a organizaciones que necesitan una estrategia administrada de copia de seguridad y recuperación de Microsoft 365. Para una copia local puntual de determinados datos de Outlook, una exportación a .pst puede seguir siendo útil.
Autoarchivar no es una copia de seguridad
Autoarchivar es una función de Outlook clásico para gestionar elementos antiguos. Según la configuración, puede moverlos a un archivo .pst o eliminarlos. Cuando mueve mensajes, no conserva necesariamente una segunda copia en el buzón original; por ello, Autoarchivar no debe utilizarse por sí solo como una estrategia de copia de seguridad redundante. Esta función no está disponible en el nuevo Outlook.
Nuevo Outlook vs. Outlook clásico: exportar e importar archivos PST
Nuevo Outlook para Windows: Microsoft ya permite exportar un buzón o carpetas seleccionadas a un archivo .pst. Vaya a Configuración > Archivos > Exportar, seleccione Comenzar y siga el asistente.
Las notas de versión de Microsoft de 2026 indican que la importación desde archivos .pst se añadió al nuevo Outlook y posteriormente se amplió a otros tipos de elementos, incluidos eventos del calendario, contactos y tareas. Sin embargo, otra página de soporte de Microsoft todavía indica limitaciones para la importación de PST en el nuevo Outlook. Por ello, compruebe la función disponible en su versión instalada. Si aparece Configuración > Archivos > Importar, siga el asistente; si la opción no está disponible, utilice Outlook clásico para importar el archivo .pst.
Outlook clásico: continúa ofreciendo el asistente tradicional en Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar, tanto para exportar como para importar archivos .pst.
Las funciones disponibles en el nuevo Outlook pueden depender de la versión, la arquitectura, la suscripción y las políticas de la organización. Si una opción no aparece, compruebe que Outlook esté actualizado y revise los requisitos de Microsoft.
¿Por qué hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook?
Realizar copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook es importante para evitar la pérdida de datos y proteger los correos electrónicos, ya que todas las cuentas de correo electrónico son vulnerables. Además, cuando cambia de servicio de correo electrónico o migra a otro cliente, tener copias de seguridad de tus correos antiguos facilita la transición.
Además, cuando cambia de servicio de correo electrónico o migra a otro cliente, tener copias de seguridad de sus correos antiguos facilita la transición. Las copias de seguridad pueden ayudarle a cumplir estas obligaciones.
Cómo restaurar correos electrónicos de Outlook desde una copia de seguridad
La restauración de los mensajes de correo electrónico desde una copia de seguridad garantiza la rápida recuperación de los datos en caso de que se produzca algún error o problema con Outlook. A continuación encontrará una guía paso a paso.
1. Abra Outlook.
2. Vaya a Abrir archivo > y exportar > importar / exportar.
3. Seleccione Importar desde otro programa o archivo y haga clic en Siguiente.
4. Elija Archivo de datos de Outlook (.pst) y busque su archivo de copia de seguridad.
5. Seleccione si desea:
- Reemplazar duplicados
- Permitir duplicados
- Omitir duplicados
6. Elija la carpeta a la que desea importar (generalmente su buzón principal o bandeja de entrada).
7. Haga clic en Finalizar.
Tus correos electrónicos de copia de seguridad ahora aparecerán en Outlook.
¿Qué es un archivo PST en Outlook?
Un archivo PST (Personal Storage Table) es un archivo de datos de Outlook que almacena sus correos electrónicos, eventos del calendario y otros elementos. Actúa como un archivo local y le permite gestionar los datos de su correo electrónico.
Buenas prácticas para las copias de seguridad del correo electrónico
Proteger sus datos debería ser una preocupación primordial para cualquier usuario de ordenador. Dada la naturaleza crítica de las comunicaciones por correo electrónico, tanto en el ámbito personal como en el profesional, es fundamental contar con estrategias de copia de seguridad para sus correos electrónicos.
A continuación se indican algunas prácticas recomendadas para realizar copias de seguridad del correo electrónico:
1. Realice copias de seguridad periódicas
La actualización periódica de sus copias de seguridad le garantiza que dispone de la copia más reciente de sus datos a salvo y seguros. Crear un calendario es una forma proactiva de realizar copias de seguridad de los datos con regularidad.
Determine con qué frecuencia debe hacer copias de seguridad dependiendo del volumen de correos electrónicos y cambios que tenga. Las copias de seguridad diarias pueden ser recomendables para usuarios empresariales, mientras que las semanales pueden ser suficientes para uso personal. Puede utilizar recordatorios o incluso alarmas para recordarle que debe realizar copias de seguridad.
Tenga siempre más de una copia de seguridad y guárdelas en lugares diferentes. Así se diversifica el riesgo y se garantiza que se pueda utilizar otra si una copia de seguridad falla o se vuelve inaccesible.
2. Utilice soluciones de almacenamiento seguras|
Un método simple es almacenar su copia de seguridad en un disco duro externo. Asegúrese de que está encriptada y almacenada en un lugar seguro. Alternativamente, puedes utilizar soluciones en la nube como OneDrive o Dropbox para proporcionar accesibilidad desde cualquier lugar.
Asegúrese de utilizar contraseñas seguras y autenticación de dos factores. El almacenamiento conectado a la red (NAS) también puede ser una buena inversión para las empresas, ya que ofrece un almacenamiento centralizado al que se puede acceder a través de una red segura.
3. Restaure a menudo su copia de seguridad
De vez en cuando, debería intentar restaurar desde la copia de seguridad para asegurarse de que los datos están intactos y se pueden recuperar. Mantener Outlook y el software de copia de seguridad actualizados garantiza la compatibilidad al realizar una restauración.
4. Gestionar el espacio de almacenamiento
En lugar de hacer copias de seguridad de todos los correos electrónicos, plantéese archivar los más antiguos. Outlook dispone de una función de archivado que permite reducir el tamaño del buzón.
Guardar regularmente y eliminar después los archivos adjuntos grandes de los correos electrónicos también puede ayudar a minimizar el tamaño de la copia de seguridad. Por último, rote y sustituya siempre las copias de seguridad antiguas por otras más recientes.
Conclusion
En la era digital, los correos electrónicos suelen contener información profesional y personal importante que los particulares y las empresas no pueden permitirse perder, ya que la pérdida de una comunicación vital puede acarrear contratiempos tanto personales como profesionales. Esperamos que esta guía haya proporcionado información suficiente sobre cómo realizar copias de seguridad, exportar y restaurar los mensajes de correo electrónico de Outlook. Siguiendo los sencillos pasos de los métodos mencionados anteriormente, podrá salvaguardar con confianza sus correos electrónicos y disfrutar de tranquilidad.
FAQ
¿Puedo hacer una copia de seguridad de todos mis correos electrónicos desde Outlook?
Sí, puede hacer una copia de seguridad de todos sus correos electrónicos desde Outlook. Esto es útil porque garantiza que tenga una copia segura de sus comunicaciones importantes, protege contra la pérdida de datos debido a fallas de hardware o eliminaciones accidentales, y le permite transferir o restaurar fácilmente sus correos electrónicos a otro dispositivo o cuenta de Outlook si es necesario. También ayuda a administrar y archivar correos electrónicos para liberar espacio en su cuenta de correo electrónico o en su computadora.
¿Se puede hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en un disco duro externo?
Sí, puede hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en un disco duro externo. Esto proporciona una copia de seguridad segura de sus correos electrónicos importantes, lo que garantiza que estén seguros en caso de falla de la computadora o pérdida de datos. También le permite liberar espacio en su computadora y facilita la transferencia de sus correos electrónicos a un nuevo dispositivo si es necesario
¿Cómo recupero todos mis correos electrónicos de Outlook?
1. Abra Outlook y vaya a «Archivo» en la esquina superior izquierda.
2. Seleccione «Abrir y exportar» y elija «Importar / Exportar».
3. Elija «Importar desde otro programa o archivo» y haga clic en «Siguiente».
4. Seleccione «Archivo de datos de Outlook (.pst)» y haga clic en «Siguiente».
5. Haga clic en «Examinar» y navegue hasta la ubicación de su archivo PST. Seleccione el archivo y haga clic en «Abrir».
6. Elija la opción adecuada para manejar duplicados y haga clic en «Siguiente».
7. Seleccione la carpeta de destino, generalmente la carpeta raíz (su dirección de correo electrónico) y asegúrese de que «Incluir subcarpetas» esté marcado. Haga clic en «Finalizar».
8. Outlook comenzará a importar sus correos electrónicos desde el archivo PST.
¿Como hago una copia de seguridad de mis correos de Outlook?
En el Outlook clasico: Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar > Exportar a un archivo > Archivo de datos de Outlook (.pst), marca Incluir subcarpetas y guarda. En el nuevo Outlook: Configuracion > Archivos > Exportar.
¿Microsoft 365 hace copias de seguridad del correo?
Microsoft 365 incluye funciones nativas de resiliencia, retención y recuperación, y Microsoft ofrece además Microsoft 365 Backup como servicio de pago para Exchange Online, OneDrive y SharePoint. En Exchange Online, los elementos eliminados de forma permanente se conservan 14 días de forma predeterminada y el administrador puede ampliar ese periodo hasta 30 días. La estrategia de copia de seguridad adecuada depende de los requisitos de recuperación y retención de la organización.
Por que no encuentro Importar o exportar en mi Outlook?
Probablemente uses el nuevo Outlook: el asistente completo es una funcion del Outlook clasico. Usa Configuracion > Archivos > Exportar, o desactiva el boton Nuevo Outlook si tu administrador lo permite.
Puedo importar un PST en el nuevo Outlook?
Microsoft anunció durante 2026 la incorporación gradual de la importación de archivos .pst al nuevo Outlook. Compruebe si aparece Configuración > Archivos > Importar en su versión. Si la opción no está disponible, utilice Outlook clásico. Abrir un archivo mediante Configuración > Archivos > Archivos de datos de Outlook no equivale a importar todo su contenido al buzón.
Como exporto correos desde Outlook en la web?
Outlook en la web no ofrece el mismo asistente de exportación completa de buzón a .pst que la aplicación de escritorio. Para exportar un buzón completo de Outlook.com, Microsoft indica utilizar Outlook de escritorio. Los administradores de Microsoft 365 con los permisos adecuados también pueden exportar resultados de búsquedas mediante Microsoft Purview eDiscovery.
Un archivo PST es una copia de seguridad real?
Solo parcialmente: es una copia de un buzon en un momento concreto. La protección depende de dónde se almacene el .pst. Una copia guardada en una ubicación independiente y no accesible al sistema comprometido puede formar parte de una estrategia de recuperación, pero un único archivo .pst no sustituye una estrategia automatizada y probada de copias de seguridad.
Cual es la diferencia entre archivar y hacer copia de seguridad?
Archivar mueve los correos antiguos fuera del buzon para reducir su tamano; la copia de seguridad los copia a una ubicacion independiente y restaurable.
Puedo proteger el PST con contrasena?
En Outlook clásico, Microsoft permite asignar una contraseña opcional al crear o exportar determinados archivos .pst. Las contraseñas de PST ofrecen protección básica frente al acceso no intencionado, pero Microsoft advierte que no están diseñadas como protección fuerte frente a intentos maliciosos de acceso.
Cuanto tiempo conserva Microsoft 365 los correos eliminados?
Exchange Online conserva los elementos eliminados permanentemente durante 14 días de forma predeterminada. Un administrador puede ampliar ese periodo hasta un máximo de 30 días. Las políticas de retención o las retenciones legales pueden modificar la conservación efectiva de determinados datos.
Donde se guardan mis correos de Outlook?
Depende del tipo de cuenta. Microsoft 365, Exchange, Outlook.com y algunas cuentas IMAP mantienen los datos principales en el servidor y Outlook puede almacenar una copia sincronizada localmente en un archivo .ost. Microsoft indica que normalmente no es necesario respaldar el .ost porque puede volver a generarse desde el servidor. Los archivos .pst se utilizan para determinados tipos de cuenta, archivos locales y exportaciones manuales.
¿Dónde se almacenan todos mis correos electrónicos de Outlook?
Los correos electrónicos de Outlook se almacenan en diferentes ubicaciones según el tipo de cuenta que esté utilizando. Para las cuentas de Microsoft Exchange e IMAP, los correos electrónicos se almacenan principalmente en el servidor de correo, con copias locales guardadas en un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) en su computadora. La ubicación predeterminada de estos archivos .ost en Windows se encuentra dentro de la carpeta AppData del usuario.
