Los organismos gubernamentales y públicos se enfrentan a constantes movimientos de personal, responsabilidades compartidas y estrictos requisitos de comunicación.
Sin embargo, la gestión de contactos suele basarse en procesos obsoletos que generan confusión y riesgos. Los números cambian, las funciones se modifican y los dispositivos permanecen desincronizados durante más tiempo del que nadie quiere admitir.
La sincronizacion GAL para organismos gubernamentales y públicos soluciona este problema manteniendo automáticamente la coherencia de los contactos del directorio en todos los sistemas y dispositivos móviles.
en este articulo, verá como las agencias usualmente gestionan la sincronización de la Lista Global de Direcciones en la actualidad, cuáles son las deficiencias de esos métodos y cómo funciona la sincronización automática en un entorno seguro y basado en políticas.
Cómo suelen gestionar hoy en día la sincronizacion GAL los organismos gubernamentales y públicos
1. Depender del personal para guardar y mantener manualmente los contactos.
Muchas agencias siguen dependiendo de que los empleados guarden los contactos en sus propios dispositivos.
Un numero es compartido en un correo electrónico o mensaje interno, y los miembros del equipo deciden si guardarlo o no. Algunos lo hacen. Algunos lo olvidan.
Con el tiempo, las listas de contactos se van separando. Cuando los roles cambian o alguien es transferido de departamento, las actualizaciones rara vez se hacen en todos los celulares.
2. Distribuir listas de contactos a través de archivos compartidos o portales internos.
Algunas agencias publican listas de contactos en unidades compartidas, intranets o portales internos. Sobre el papel, esto parece centralizado. En realidad, los archivos quedan obsoletos rápidamente.
El personal tiene que descargarlos, abrirlos y utilizar la información manualmente. El acceso móvil es limitado, y la mayoría de las personas recurren a los números antiguos que ya tienen almacenados en sus teléfonos.
3. Uso de la búsqueda en el directorio o en Outlook sin sincronización automática
La búsqueda en el directorio ayuda al personal a buscar contactos cuando están en sus escritorios. En los dispositivos móviles, la experiencia es más lenta y menos fiable.
Incluso cuando los usuarios encuentran el contacto adecuado, aún tienen que guardarlo localmente.
Cualquier cambio futuro en el directorio nunca actualiza la versión guardada, lo que crea registros obsoletos en todos los dispositivos.
4. Sistemas heredados, scripts o herramientas de sincronización parcial gestionadas por IT.
Algunos equipos de IT utilizan herramientas antiguas, scripts o flujos de trabajo personalizados para enviar contactos a los dispositivos.
Estas soluciones suelen requerir una supervisión constante. Las actualizaciones de los sistemas operativos o las políticas de seguridad pueden inutilizarlas sin previo aviso.
Con el tiempo, menos personas comprenden como funciona la configuración, incrementando el riesgo y creando cambios dificiles de gestionar.
Cómo sincronizar automáticamente la lista global de direcciones (GAL) para organismos gubernamentales y públicos
La sincronización automática de GAL elimina muchos riesgos ocultos para los organismos gubernamentales y públicos.
En lugar de depender del personal para guardar contactos o buscar en directorios cada vez, los contactos se envían directamente a los dispositivos de los usuarios desde un directorio central.
Cuando alguien cambia de departamento, actualiza un puesto o abandona una agencia, esos cambios se propagan automáticamente.
Esa coherencia es importante cuando las agencias dependen de una comunicación precisa entre departamentos, ubicaciones y personal móvil.
Aquí es donde se suele utilizar CiraSync.
CiraSync se integra directamente con Microsoft 365 y Azure Active Directory, utilizando la Lista global de direcciones como fuente autorizada. Los administradores configuran las reglas de sincronización una sola vez a través de un panel de control centralizado.
A partir de ahí, los datos de contacto y del calendario se leen desde Azure Active Directory y Microsoft Exchange utilizando Exchange Web Services, y luego se envían a los buzones de correo de los usuarios, que a su vez se sincronizan con los dispositivos y teléfonos inteligentes compatibles con Outlook.
Los horarios de sincronización se pueden configurar en función de las necesidades operativas. Las agencias pueden realizar sincronizaciones varias veces al día para garantizar actualizaciones casi en tiempo real, o bien optar por horarios menos frecuentes si eso se ajusta mejor a su política.
La seguridad y el cumplimiento normativo son fundamentales para el funcionamiento de CiraSync, lo que resulta especialmente importante para los entornos del sector público.
CiraSync está registrado en Microsoft Azure y utiliza Azure Consent Framework para la autenticación. Los usuarios son redirigidos a la página de inicio de sesión de Microsoft, y CiraSync no almacena contraseñas.
Todos los datos permanecen en Microsoft Cloud, y las conexiones a Exchange Web Services utilizan HTTPS sin atravesar la Internet pública.
Para las agencias que operan bajo requisitos normativos, CiraSync es compatible con los principios del RGPD, incluidos el derecho al olvido, la portabilidad de los datos, el cumplimiento de las normas de almacenamiento de datos y el consentimiento informado.
En conjunto, la sincronización automática de GAL con CiraSync proporciona a los organismos gubernamentales y públicos un control centralizado, actualizaciones predecibles y un modelo de seguridad que se ajusta a los estándares de identidad y nube de Microsoft.
Lea más: ¿Qué es CiraSync?
Lea más: Preguntas frecuentes sobre CiraSync: respuestas a todas las preguntas
Lea más: Seguridad y cumplimiento normativo en CiraSync
Preguntas frecuentes
Para organismos gubernamentales y públicos, GAL sync distribuye automáticamente los contactos de Microsoft 365 y Azure Active Directory a los dispositivos de los usuarios, de modo que el personal siempre dispone de la información de contacto correcta sin necesidad de guardarla manualmente.
¿Por qué es importante la sincronización GAL para el gobierno y los organismos públicos?
Las agencias operan en distintos departamentos, ubicaciones y funciones. La sincronización de GAL reduce los malentendidos al garantizar que todos trabajen con los mismos datos actualizados del directorio.
¿Funciona la sincronización GAL en los dispositivos móviles utilizados por el personal de campo o los trabajadores remotos?
Sí. Los contactos se sincronizan con dispositivos y teléfonos inteligentes compatibles con Outlook, lo cual es fundamental para inspectores, agentes de campo y personal remoto.
What solution is commonly used to automate GAL sync for government and public agencies?
Muchas agencias públicas utilizan CiraSync para automatizar la sincronización de contactos desde Microsoft 365, al tiempo que mantienen un control centralizado, la seguridad y el cumplimiento normativo.
