C’est comme si ça fait une éternité que les dossiers publics existent. En fait, s’ils étaient des humains, ils seraient en âge de consommer de l’alcool, et toute personne ayant essayé de nettoyer ou de réorganiser un dossier vous dirait que vous aurez besoin d’un bon verre de vodka 80% à la fin.
Malgré les années de changements et les tentatives de les supprimer prématurément par Microsoft, il semble que les dossiers publics existeront encore pendant longtemps. (À propos, Microsoft a créé excellente FAQ sur les dossiers publics)
Cela soulève une question évidente: si ce produit quelque peu désuet, peu maniable et encombrant est si énervant – pourquoi les entreprises l’aiment-elles autant?
Les dossiers publics sont comme le carrefour d’un groupe.
Les dossiers publics agissent comme une sorte de carrefour de groupe, stocké sur Outlook. Tout utilisateur d’un serveur Exchange on-premise ou Office 365 peut créer un dossier public et en accorder l’accès à d’autres utilisateurs. La meilleure façon d’utiliser les dossiers publics consiste à utiliser l’application Outlook (pour pc ou ordinateur). Toute personne disposant d’une boîte aux lettres Outlook peut être autorisée à les afficher, les modifier ou les gérer. De plus, ils sont simples à utiliser via Outlook, avec la possibilité de glisser-déposer des fichiers. Ce style convivial facilitant la navigation et la possibilité de s’organiser rapidement transforme les dossiers publics en une pure merveille sur votre ordinateur. Qui plus est, quiconque les ayant déjà utilisés aura moins de difficultés à comprendre comment ils fonctionnent sur Outlook.
En parlant de leur fonctionnement, les dossiers publics remplissent plusieurs tâches: les informations de contact individuelles, telles que les adresses e-mail, les numéros de téléphone, les photos, peuvent être stockées et accessibles par toute personne disposant des autorisations appropriées. En outre, les dossiers publics peuvent être utilisés pour héberger un calendrier central. Là encore, tout le monde peut mettre à jour, ajouter et afficher le calendrier partagé. Ceci est idéal pour les petits groupes de travail au sein d’une entreprise ou pour les personnes souhaitant collaborer. C’est comme un emplacement central où toutes ces informations peuvent être consultées, mises à jour et accessibles. Un autre atout c’est qu’ils n’ont pas besoin d’être configurés, exploités ou gérés! C’est parfait, n’est-ce pas?
Pas tant que ça!
Inconvénients des dossiers publics
Les dossiers publics présentent un certain nombre de défauts. Si vous avez déjà travaillé dans un groupe sans hiérarchie bien définie sur la façon dont les informations doivent être stockées et gérées, vous savez à quel point les choses peuvent devenir compliquées. Parallèlement, si un utilisateur modifie un numéro de téléphone, un e-mail, un calendrier, etc., dans le dossier public, les autres utilisateurs ne seront pas au courant de ce changement jusqu’à ce qu’ils entrent et regardent directement le contenu du dossier.
Maintenant que les smartphones sont devenus un outil professionnel indispensable, on a découvert une autre lacune des dossiers publics: vous ne pouvez pas synchroniser ou afficher les dossiers publics sur les smartphones.
C’est tout simplement vrai ! Ils ne seront pas disponibles sur votre smartphone à moins d’utiliser l’application Outlook (version pc ou ordinateur) Vous essayez d’appeler Mahesh, ingénieur sur la côte est, mais son numéro – qui n’est stocké que dans le dossier public – a changé et vous, vous êtes sur le terrain. Eh bien, vous avez compris où se situe le problème ! Sans accès à votre ordinateur, pas de Mahesh.
Les dossiers publics continuent d’exister et de proliférer malgré leurs inconvénients.
Les lacunes mentionnées plus haut ne sont pas simplement suffisantes pour dissuader les entreprises. En fait, c’est mieux d’avoir des informations de contact et des calendriers malpropres et peu fiables que de ne pas avoir de contacts et de calendriers du tout. Et pour de nombreuses entreprises, c’est la réalité. Même lorsque les dossiers publics deviennent des monstruosités obsolètes remplies de contacts de ceux qui ont quitté l’entreprise il y a dix ans, ils valent toujours mieux que rien.
Même si Microsoft développe de meilleurs solutions d’entreprise afin que de petits groupes d’individus puissent collaborer et partager des informations, il est fort probable que les dossiers publics continueront d’exister pendant un moment.
Si les problèmes décrits semblent terriblement similaires à votre situation actuelle, il y a de l’espoir. Vous pouvez résoudrent la plupart des problèmes décrits ci-dessus, tels que la synchronisation automatique et le manque d’accès sur les téléphones avec la plate-forme SaaS CiraSync basée sur Azure.
En ce qui concerne le nettoyage et le tri des dossiers publics, eh bien, c’est pourquoi nous avons des stagiaires.
