Öffentliche Ordner gibt es schon immer. Angenommen sie wären Personen, dann wären sie alt genug, um einen Drink bestellen zu können und jeder, der schon einmal versucht hat, sie zu bereinigen oder umzugestalten, wird Ihnen sagen, man könnte anschließend einen harten Drink gebrauchen.
Trotz den Kopfschmerzen, die sie Microsoft verursachen und jahrelangen Modifizierungen und Versuchen, sie zu entfernen, die Öffentliche sind hier, um zu bleiben. (Übrigens finden Sie auf der Microsoft-Website exzellente FAQ zu den Öffentlichen Ordnern.)
Da liegt die Frage auf der Hand. Wenn dieses antiquierte, unhandliche und umständliche Produkt so viel Ärger bereitet, warum lieben es die Unternehmen dann?
Öffentliche Ordner funktionieren wie ein Gruppen-Hub.
Öffentliche Ordner funktionieren wie ein richtiger Gruppen-Knotenpunkt innerhalb von Outlook. Jeder Benutzer des lokalen Exchange Server oder von Office 365 kann einen öffentlichen Ordner erstellen und ihn für andere Benutzer freigeben. Die beste Methode zur Verwaltung der Öffentlichen Ordner ist der Outlook-Desktop-Client. Jeder, der ein Outlook-Postfach hat, kann berechtigt werden, ihn anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu verwalten. Ein Plus ist auch, wie einfach sie mit dem Outlook-Client verwaltet werden können. Mit Drag & Drop zum Verschieben der Ordner, benutzerfreundlichem Stil, der die Navigation vereinfacht und schnell organisiert ist, sind die Öffentlichen Ordner für die Arbeit am Computer einfach traumhaft. Darüber hinaus ist es für jeden, der sie früher verwendet hat, kein Problem herauszubekommen, wie sie in Outlook funktionieren.
Hier haben sie verschiedene Funktionen: Kontaktinformationen wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Fotos können im Ordner gespeichert und für alle freigegeben werden, die dazu ordnungsgemäß berechtigt sind. Außerdem können Öffentliche Ordner einen zentralen Kalender hosten und jeder kann den freigegebenen Kalender aktualisieren, ergänzen und anzeigen. Das ist toll für kleine Arbeitsgruppen in einem Unternehmen oder für Personen, die zusammenarbeiten möchten. Der Öffentliche Ordner dient als zentrale Stelle, wo alle Informationen angesehen und aktualisiert werden können und zugänglich sind. Darüber hinaus wird kein IT-Personal benötigt, um ihn einzurichten, zu betreiben oder zu verwalten! Sie sind einfach perfekt, oder?
Keinesfalls.
Nachteile der Öffentlichen Ordner
Öffentliche Ordner haben eine Reihe von Unzulänglichkeiten. Wer schon einmal versucht hat, in einer kollaborativen Umgebung zu arbeiten, in der es keine gut definierte Hierarchie für das Speichern und Verwalten der Informationen gibt, wird wissen, dass das schiefgeht. Außerdem: Push ist nicht gleich Pull. Wenn ein Benutzer Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kalender usw. im Öffentlichen Ordner ändert, wissen die anderen nichts von dieser Änderung, es sei denn, sie sehen sich die Inhalte direkt im Ordner an.
Jetzt, wo Smartphones zu einem unverzichtbaren Business-Tool geworden sind, hat sich eine weitere große Unzulänglichkeit der Öffentlichen Ordner offenbart. Sie können nicht mit den Smartphones synchronisiert werden.
Unglaublich, die wichtigsten Telefonnummern sind nur im Client-Desktop-Outlook zugänglich! Sie sind auf Ihrem Smartphone nicht verfügbar. Sie versuchen Mahesh vom Engineering an der Ostküste zu erreichen, aber seine Nummer, die sich nur im Öffentlichen Ordner befindet, hat sich geändert und Sie sind im Außendienst… klar, wo das Problem liegt. Kein Computerzugang, kein Mahesh.
Öffentliche Ordner leben weiter und überleben trotz dieser Nachteile.
Die oben genannten Unzulänglichkeiten sind nicht genug, um die Unternehmen abzuschrecken. Nur eines ist schlimmer als unordentliche und unzuverlässige Kontaktinformationen und Kalender… überhaupt keine Kontakte und Kalender und für viele Unternehmen ist das die Realität. Selbst wenn sich die Öffentlichen Ordner in blutleere, veraltete Monster verwandelt haben, gefüllt mit Kontakten der vor Jahrzehnten ausgeschiedenen Mitarbeiter, dann ist das immer noch besser als nichts.
Obwohl Microsoft bessere, teamfreundlichere Lösungen für die Zusammenarbeit kleiner Personengruppen und das Teilen entwickelt, ist es sehr wahrscheinlich, dass uns die Öffentlichen Ordner absehbar erhalten bleiben.
Wenn Ihre Situation den oben beschriebenen Problemen ähnelt, gibt es Hoffnung. Sie können viele der oben beschriebenen Probleme umgehen z. B. fehlende automatisierte Synchronisierung und den fehlenden Zugriff auf den Mobiltelefonen, wenn Sie die auf Azure basierende SaaS-Plattform CiraSync verwenden.
Für die Bereinigung und das Sortieren der Öffentlichen Ordnern haben wir Praktikanten.
Mehr Storys vom technischen Support
- Axe Creatives wählt CiraSync-Lösung für die Kontaktsynchronisierung
- Kann die globale Adressliste sowohl die Privat- als auch die Geschäftsadresse enthalten?
- Synchronisieren der Kontakte und des Kalenders des öffentlichen Ordners
