Las carpetas públicas han existido desde siempre. De hecho, si fueran una persona, tendrían edad suficiente para beber, y cualquiera que haya tratado de limpiar o reformar una carpeta de legado te diría, que podrías usar una rígida para cuando termines. A pesar del dolor de cabeza, los años de cambios, y los intentos de eliminarlos prematuramente por parte de Microsoft, las Carpetas Públicas están aquí para quedarse. (Por cierto, excelente sección de preguntas frecuentes sobre las Carpetas Públicas en el sitio web de Microsoft.) Esto plantea una pregunta obvia, si este producto algo anticuado, poco manejable y engorroso es tan molesto, ¿por qué las empresas las aman tanto?
Las Carpetas Públicas actúan como un centro de grupo
Las carpetas públicas actúan como una especie de centro o nucleo de grupo, almacenado en Outlook. Cualquier usuario de un servidor Exchange Server u Office 365 local crea una carpeta pública y concede acceso a otros usuarios. La mejor manera de trabajar con las Carpetas Públicas es a través del cliente de escritorio de Outlook. Cualquier persona con un buzón de correo de Outlook puede ser autorizada a verlas, editarlas o administrarlas. Además, es muy sencillo utilizarlas a través del cliente de Outlook; con la posibilidad de arrastrar y soltar archivos, el estilo fácil de usar que facilita la navegación y la capacidad de organizar rápidamente, las Carpetas Públicas son un sueño para trabajar en equipo. Lo que es más, cualquiera que las haya utilizado anteriormente rara vez se verá desafiado a averiguar cómo funcionan dentro de Outlook. A partir de ahí, cumplen varias funciones: la información de contacto individual -como direcciones de correo electrónico, números de teléfono, fotos- puede ser almacenada y accedida por cualquiera con los permisos adecuados. Además, las Carpetas Públicas pueden ser utilizadas para alojar un calendario central – de nuevo, cualquiera puede actualizar, añadir y ver el calendario compartido. Esto es ideal para pequeños grupos de trabajo dentro de una empresa o para individuos que buscan colaborar, ya que sirve como un lugar central donde toda esta información puede ser vista, actualizada y accedida libremente. Es más, no requieren que nadie dentro de TI lo configure, lo opere o lo administre. Son perfectos, ¿verdad? No del todo.
Desventajas de las carpetas públicas
Las Carpetas Públicas tienen un gran número de problemas. Cualquiera que haya intentado trabajar en un entorno de colaboración sin una jerarquía bien definida de cómo debe almacenarse y gestionarse la información sabe lo desordenado que pueden llegar a ser las cosas. Junto con eso, push no es pull: si un usuario individual cambia un número de teléfono, correo electrónico, calendario, etc., dentro de la Carpeta Pública, los demás usuarios no son conscientes de este cambio hasta que entran y miran el contenido de la carpeta directamente. Ahora que los teléfonos inteligentes se han convertido en una herramienta de negocios indispensable, se revela una gran deficiencia de las Carpetas Públicas: no se pueden sincronizar ni ver las Carpetas Públicas en los teléfonos inteligentes. Así es, a menos que estés en un cliente de Outlook de escritorio, todos esos números de teléfono importantes… No están disponibles en tu smartphone. Estás intentando llamar a Mahesh en la ingeniería de la Costa Este, pero su número, que sólo está almacenado en la Carpeta Pública, ha cambiado, y estás en el campo… bueno, ya ves dónde está el problema. Sin acceso a la computadora, no hay Mahesh.
Las Carpetas Públicas siguen existiendo y proliferando a pesar de sus desventajas.
Los defectos mencionados no son simplemente suficientes para disuadir a las empresas: lo único peor que una información de contacto y calendarios desordenados y poco fiables es… no tener ningún contacto ni calendario; y para muchas empresas, esta es la realidad. Incluso cuando las Carpetas Públicas se convierten en monstruosas y anticuadas monstruosidades llenas de contactos de aquellos que dejaron la compañía hace una década, algo es mejor que nada. Incluso cuando Microsoft desarrolla soluciones mejores y más fáciles de usar para que pequeños grupos de personas puedan colaborar y compartir información, es muy probable que las Carpetas Públicas estén aquí para quedarse en el futuro inmediato. Si los problemas descritos suenan terriblemente similares a su situación actual, hay esperanza, se pueden evitar muchos de los problemas descritos anteriormente, como la sincronización automática y la falta de acceso de lectura en los teléfonos móviles con la plataforma segura CiraSync SaaS basada en Azure. En cuanto a la limpieza y clasificación de las Carpetas Públicas, bueno, por eso tenemos internos.
