Diana était sur place avec un prospect d’une valeur d’un million de dollars, réalisant un contrat de principe lorsque son client a posé une question technique inattendue. La cliente était notoirement impatiente et elle savait que ne pas trouver de réponse pouvait concrétiser ou déconcrétiser la vente. Malheureusement, en fouillant dans son téléphone, elle s’est rendu compte qu’elle ne pouvait pas joindre l’équipe d’ingénierie du bureau principal car elle n’avait pas d’accès, hors ligne, à la liste d’adresses globale (GAL) Office 365 de son entreprise. Elle s’est excusée et a dit au client qu’elle lui répondrait dans la matinée, mais elle ne pouvait pas s’empêcher de penser que ce contretemps lui avait peut-être coûté la vente.
Les télétravailleurs comme les commerciaux et le personnel travaillant à l’extérieur vivent une crise lorsque les coordonnées de l’entreprise sur leurs téléphones sont obsolètes, incorrectes ou tout simplement indisponibles. Les défis de communication et de productivité auxquels ils sont confrontés peuvent avoir un impact direct sur leurs résultats. Les organisations qui ne sont pas en mesure de rendre leur GAL facilement accessible subissent les répercussions de cet énorme écart de communication sous la forme de ventes irréalisées, d’heures perdues et d’employés frustrés.
Pourquoi les solutions pour contourner la synchronisation de la liste d’adresses globale sur les smartphones ne fonctionnent pas.
Le fait de ne pas disposer d’un accès à la GAL à jour crée souvent beaucoup de problèmes commerciaux pour les utilisateurs finaux, et de nombreuses équipes informatiques ne sont pas au courant ou ne le prennent pas au sérieux. Certains informaticiens sont entrés dans la mêlée, combattant (et perdant) la bataille consistant à essayer de maintenir les utilisateurs de smartphones de leur entreprise synchronisés avec la GAL. Ils ont essayé toutes sortes de solutions de contournement, notamment l’ouverture manuelle du dossier de contacts de chaque personne et l’ajout, la suppression et la mise à jour des contacts de la liste d’adresses globale ou le glisser-déposer des dossiers de contacts sur Outlook au fur et à mesure des mises à jour.
De telles solutions de contournement sont insuffisantes pour plusieurs raisons:
- Les mises à jour manuelles prennent beaucoup de temps. La charge du personnel informatique avec des mises à jour manuelles de la liste d’adresses globale pour les contacts de chaque utilisateur peut perdre des dizaines d’heures chaque mois et les empêcher de se concentrer sur des projets plus vastes.
- La personnalisation est fastidieuse. La configuration manuelle de listes d’exceptions et de groupes spéciaux au sein d’une GAL est un processus laborieux, en particulier lorsqu’il doit être revu à chaque mise à jour.
- L’erreur humaine est inévitable – Des chiffres transposés, des contacts dupliqués, des suppressions accidentelles et des transmissions oubliées, les humains sont souvent le maillon faible du processus de mise à jour manuelle.
Transformer la synchronisation GAL pour les smartphones
Alors, qu’est-ce qui peut éliminer le coût et le risque commercial de la synchronisation manuelle de la liste d’adresses globale pour les utilisateurs de smartphones ?
Automatisation.
La possibilité d’automatiser les mises à jour des smartphones GAL offre des avantages de productivité clés:
- Les listes d’adresses sont disponibles et à jour 24h/24 et 7j/7
- Les utilisateurs hors ligne ou en télétravail ne paniquent jamais lorsqu’ils se rendent compte qu’ils ne peuvent pas accéder aux informations dont ils ont besoin quand ils en ont besoin
- Les poussées manuelles, les modifications de données ou d’utilisateurs et les corrections d’erreurs après coup sont éliminées
- Les ressources informatiques sont libérées pour être réaffectées pour travailler sur des initiatives plus importantes
La synchronisation de la GAL automatisée offre un retour sur investissement rapide
L’équipe de mobilité mondiale du cabinet de conseil Oliver Wyman Group avait besoin d’un moyen de fournir une meilleure prise en charge de la liste d’adresses globale aux utilisateurs de smartphones. Les employés exprimaient leur frustration de ne pas pouvoir séparer facilement les appels non sollicités des collègues importants.
Désormais, avec CiraSync, une solution sécurisée basée sur le cloud, facile à configurer et à faire évoluer, l’équipe informatique d’Oliver Wyman Group a rationalisé la productivité des employés et fait économiser à l’entreprise environ 100 000 $ en coûts de main-d’œuvre informatique annuels.
Synchronisation de la GAL vers les solutions pour smartphone
Jusqu’à récemment, les services informatiques étaient contraints de développer en interne des solutions pour la synchronisation de la liste d’adresses globale des smartphones et les résultats allaient généralement de décevants à médiocres. Mais, aujourd’hui, plusieurs développeurs ont construit des solutions dédiées à automatiser la synchronisation de la GAL sur les smartphones.
Voici une liste de certaines des offres sur le marché aujourd’hui:
- Add2Exchange (Did It Better): synchronise la liste d’adresses globale, les dossiers publics et les boîtes aux lettres, et peut être utilisé jusqu’à 100 utilisateurs. La solution est compatible avec le cloud, mais elle ne prend pas en charge le SaaS (logiciel en tant que service). La société offre un support technique 8h/5j.
- Epicenter (Connected Software): synchronise la liste d’adresses globale et peut être utilisé pour de centaines d’utilisateurs. L’inconvénient de cette solution est qu’il s’agit uniquement d’un logiciel de bureau et qu’elle ne prend pas en charge le SaaS. Elle offre une assistance par e-mail dans un délai d’un jour ouvrable.
- CiraSync (Cira Apps Ltd): synchronise la liste d’adresses globale, les calendriers et les dossiers publics plusieurs fois par jour. Un nombre illimité de contacts et de calendriers peut être synchronisé et s’utilise rapidement pour des milliers de smartphones. Solution sécurisée, SaaS, basée sur Azure. Offre un support technique 24h/24, 5j/7; répond généralement en une heure.
Pour plus d’études de cas, visitez notre page de d’études de cas pour voir comment les clients utilisent la solution CiraSync pour augmenter la productivité de leurs employés. Lisez également les avis de clients satisfaits sur G2 Crowd et Capterra.
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