En la mayoría de las organizaciones, la información de los contactos está repartida entre distintas plataformas, como Outlook, Gmail, Listas Globales de Direcciones (GAL), CRM, etc. Esta dispersión de los datos puede dificultar la búsqueda de los contactos adecuados cuando se necesitan. Cada plataforma que utiliza su empresa tiene probablemente su propio estilo de almacenar los datos de los contactos (por ejemplo, nombres, correo electrónico, números de teléfono, etc.). Cuando intenta consolidar manualmente los contactos de distintas fuentes, puede acabar con información que no coincide o que falta.
Si el repositorio de contactos de su empresa no se actualiza automáticamente cuando la información de contacto cambia, hay probabilidades de que sus contactos en Teams queden obsoletos también. Por ejemplo, un colega puede cambiar su número de telefono, o una persona recién contratada puede no estar en su lista.
¿El problema de los datos obsoletos? Es fácil que se produzcan interrupciones en la comunicación y pérdidas de tiempo debido a las idas y venidas de correos electrónicos tratando de obtener la información de contacto correcta.
Y, como puede imaginar, actualizar manualmente los contactos diaria o semanalmente en múltiples plataformas es un proceso que lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Es demasiado fácil olvidarse de actualizar un contacto en un lugar, crear duplicados o sobrescribir accidentalmente información importante.
No es práctico a largo plazo.
Contactos unificados de Outlook a Teams de Microsoft: ¿Un paso en la dirección correcta?
Microsoft anunció recientemente una nueva experiencia unificada de los contactos en Teams y Outlook, que ya está disponible de forma general. Esta característica permite a los usuarios de Microsoft Entra ID acceder y gestionar el mismo conjunto de contactos en ambas plataformas. La nueva experiencia unificada de los contactos se desplegó para los usuarios de Outlook a partir del 6 de enero de 2025, y se desplegará gradualmente para los usuarios de Teams el 30 de abril de 2025. Esto significa que los contactos almacenados en la libreta de direcciones de Outlook estarán disponibles en Teams para chats, llamadas y otros tipos de colaboración.
Microsoft afirma que las anotaciones de los usuarios en los contactos, como las etiquetas de categoría, también se reflejarán en Teams y Outlook. Todos los contactos existentes de Teams y Outlook estarán disponibles en la experiencia de contactos unificados, y los duplicados obvios se fusionarán en un único contacto.
En caso de que surja algún conflicto al fusionar los contactos de Teams y Outlook, se creará una nueva copia del contacto con los datos de Teams y se etiquetará claramente con la categoría de contacto «Conflictos de Teams» para que los usuarios puedan revisarla.
Pero aunque se trata de un gran paso hacia la unificación de los contactos en todo el ecosistema de Microsoft, esta función de sincronización tiene importantes limitaciones:
- No hay integración con la Lista Global de Direcciones: La sincronización sólo extrae los contactos de su libreta de direcciones personal de Outlook. La Lista Global de Direcciones (GAL) de su organización -el directorio central de empleados, equipos y contactos compartidos- no se sincronizará a menos que se añada manualmente a Outlook.
- Se requieren actualizaciones manuales: Los cambios realizados en Teams o Outlook no se sincronizarán automáticamente con la otra plataforma.
- Fuentes limitadas: Se excluyen los contactos de fuentes críticas como CRM, Gmail o carpetas públicas.
- Sin filtrado: Todos los contactos de Outlook se sincronizan indiscriminadamente – no hay forma de excluir carpetas o filtrar contactos.
- Retrasos: Las actualizaciones pueden tomar hasta 24 horas para reflejarse en Teams.
Para organizaciones que dependen de GAL o con múltiples plataformas de contactos, estas deficiencias significan que los Equipos seguirán careciendo de información crítica y actualizada.
CiraSync: La pieza que faltaba para la sincronización perfecta de los contactos de los equipos
CiraSync es una solución de sincronización automatizada de los contactos que se integra con Microsoft 365, incluido Teams. Soluciona las lagunas de Microsoft garantizando que la Lista Global de Direcciones y otras fuentes clave rellenen automáticamente Outlook (y, por tanto, Teams):
Por qué CiraSync es esencial:
✅ Sincronización automática de la lista global de direcciones: CiraSync envía la Lista Global de Direcciones (GAL) de su organización a cada usuario de la carpeta de contactos de Outlook , garantizando que Teams disponga siempre del directorio completo de empleados, sin adiciones manuales.
✅ Actualizaciones en tiempo real: Los cambios en las Listas Globales de Direcciones, CRMs, o carpetas públicas se sincronizan con Outlook/Teams en minutos, no en horas.
✅ Control central : Los administradores deciden qué grupos de la Lista Global de Direcciones, listas de CRM o carpetas se sincronizan con los usuarios. Distribuye los contactos por departamento, ubicación o función.
✅ Fusión sin conflictos: La asignación inteligente evita duplicados y sobrescrituras, incluso al fusionar datos de Outlook, Lista Global de Direcciones y CRM.
✅ Securidad: Construido sobre Microsoft Azure con cumplimiento de GDPR, HIPAA y SOC 2.
Con CiraSync, sus contactos de Teams están siempre completos:
- ¿Nuevas contrataciones en Lista Global de Direcciones? Aparecerán en Equipos automáticamente.
- ¿Un representante de ventas actualiza los contactos de CRM? El cambio se refleja en Teams al instante.
- Se acabó la información obsoleta o que faltaba, se acabó la colaboración sin fisuras.
Lo esencial
La sincronización de Outlook a Teams de Microsoft es un paso adelante, pero sin la automatización de la Lista Global de Direcciones y la sincronización multifuente, los contactos de Teams seguirán estando incompletos. CiraSync cierra la brecha, garantizando que toda su organización -no solo los usuarios de Outlook- tenga los contactos precisos y en tiempo real en Teams.
¿Listo para transformar Teams en un verdadero centro de colaboración?
Explore los casos prácticos de CiraSync para ver cómo automatizamos la sincronización de los contactos para las empresas.
