En este blog, hasta ahora hemos discutido en detalle los pros y contras de las carpetas públicas, por qué los usuarios adoran las Carpetas Públicas, cómo sacar el maximo provecho de las carpetas públicas y, por último, por qué los teléfonos móviles odian las Carpetas Públicas, pero a lo que no hemos dedicado mucho tiempo es a por qué deberías sincronizarlas con tus teléfonos móviles en lugar de usarlas como un depósito de ver y olvidar. Aquí tienes cinco razones por las que debe dejar de ver sus Carpetas Públicas y empezar a sincronizarlas con sus teléfonos móviles.
Razón número 1: La sincronización de las carpetas públicas permite ver realmente los contactos y calendarios contenidos en las carpetas públicas.
Esto parece una obviedad, pero la mayoría de la gente no se da cuenta de que no se puede acceder a las carpetas públicas en los teléfonos móviles. En absoluto. Las carpetas públicas están diseñadas principalmente como un depósito central para la información de contactos y calendarios; sin embargo, toda esa información, que fue diseñada para ser vista en el móvil, es completamente inaccesible. Es una decisión desconcertante por parte de Microsoft, y parece que no hay planes de cambiarla en breve. Asumiendo que actualmente no está sincronizando su Carpeta Pública, la siguiente mejor solución es utilizar una aplicación de terceros (por ejemplo, CiraSync); sin embargo, esto todavía requiere que usted cargue manualmente la aplicación, abra la Carpeta Pública, y encuentre lo que está buscando cada vez que la información es requerida. En cambio, si se sincroniza la Carpeta Pública con el teléfono móvil, esto se puede evitar por completo, ya que los datos están constantemente en el dispositivo móvil.
Razón número 2: La sincronización permite la actualización automática de los contactos y calendarios compartidos en su teléfono móvil.
No sincronizar las carpetas públicas significa que todo lo que puede hacer es ver el contenido actual dentro de las carpetas. Si se añade, actualiza o modifica algo, hay que volver a mirar la carpeta… sin saber realmente que algo ha cambiado hasta que lo descubra. Al sincronizar las carpetas públicas con su teléfono móvil, también se activa una sincronización automática, lo que significa que ahora tiene acceso a los calendarios y contactos compartidos en vivo en su teléfono móvil. ¿Se cancela una reunión? La actualización se produce al instante en su teléfono. ¿Cambios en el número de teléfono? La actualización se produce al instante en su teléfono. Con una solución estándar de visualización de carpetas públicas en el teléfono, a menudo no se sabe hasta que es demasiado tarde que se ha producido un cambio en una reunión o se ha actualizado un contacto, pero, al activar la sincronización automática, esto es un problema del pasado.
Razón número 3: Continuidad del negocio, seguridad y acceso sin conexión.
Muchas empresas utilizan las carpetas públicas como medio principal de almacenamiento de datos, contactos compartidos y procedimientos de emergencia. Piensa en lo que ocurre si te encuentras fuera de servicio, sin conexión, en una emergencia o si hay un problema catastrófico con Microsoft. Si simplemente estás viendo la carpeta pública existente, una cosa sucederá: estarás bloqueado. Sincronizar el contenido de las carpetas públicas con tu teléfono móvil resuelve este problema. En lugar de tener que preocuparse por cosas como «¿puedo llegar a tiempo, encontrar lo que necesito y partir de ahí?» Con la sincronización automática de las carpetas públicas con tu teléfono móvil, puedes estar seguro de que la información más reciente que necesitas está al día en tu teléfono.
Razón número 4: Ahorro de datos y costos.
Cientos de personas cargando su Carpeta Pública a través de numerosos dispositivos docenas de veces al día hacen una gran suma. No sólo en los costos de los datos, sino también en las pérdidas de productividad. Al habilitar la sincronización automática del contenido de la Carpeta Pública, no sólo se asegura de que la información ya está en el teléfono, sino que las actualizaciones incrementales garantizan que sólo se envía a los dispositivos la información nueva y actualizada, lo que ahorra enormes cantidades de datos.
Razón número 5: Gestión centralizada
Uno de los beneficios realmente fantásticos de tener las carpetas públicas sincronizadas automáticamente con todos los teléfonos móviles de la empresa es que elimina el aspecto de muchos a muchos de las carpetas públicas y crea un escenario de uno a muchos. Cuando cada usuario individual actualiza su teléfono de forma ad hoc, se crea una situación en la que decenas de personas actualizan manualmente lo que necesitan, cuando y donde quieren. Sin embargo, al permitir que la Carpeta Pública se sincronice según los grupos de distribución, permite que una persona controle la distribución de los datos, lo que no sólo ahorra tiempo y dinero, sino que aumenta la precisión y la capacidad de entrega. Para sincronizar automáticamente las carpetas públicas como usuario individual,comience aquí con CiraSync Edición Personal (siempre gratuito). Para que las carpetas públicas se sincronicen automáticamente con todos los teléfonos móviles de su empresa, pruebe la versión de prueba gratuita para 100 usuarios de la edición Enterprise durante 30 días (sin tarjeta de crédito ni contrato).
