Sur notre blog, jusqu’à présent, nous avons discuté en détail des avantages et inconvénients des dossiers publics, pourquoi les utilisateurs aiment les dossiers publics, comment tirer le meilleur parti des dossiers publics, et enfin, pourquoi les smartphones détestent les dossiers publics. Mais ce dont nous n’avons pas exploré en profondeur, c’est pourquoi vous devriez les synchroniser sur vos smartphones au lieu de les utiliser comme référentiel de visualisation et d’oubli (Afficher versus synchroniser les dossiers publics). Voici cinq raisons pour lesquelles vous devriez arrêter de consulter vos dossiers publics et commencer à les synchroniser avec votre smartphone.
Raison 1: la synchronisation des dossiers publics permet d’afficher les contacts et les calendriers contenus dans les dossiers publics.
Bon c’est vrai que cette raison semble un peu évidente, mais la plupart des gens ne réalisent pas que les dossiers publics ne sont pas accessibles sur les smartphones, du tout. Les dossiers publics sont principalement conçus comme un référentiel central pour les informations de contact et de calendrier.
Cependant, toutes ces informations, conçues pour être consultées sur mobile, sont totalement inaccessibles.
C’est une décision déconcertante de la part de Microsoft, et il ne semble pas qu’il soit prévu de la changer de si tôt. En supposant que vous ne synchronisez pas actuellement votre dossier public, la meilleure solution consiste à utiliser une application tierce (par exemple, CiraSync).
Cependant, vous devrez toujours charger manuellement l’application, ouvrir le dossier public et trouver ce que vous recherchez. Au lieu de cela, en synchronisant votre dossier public avec votre smartphone, vous pourriez facilement contourner ce problème en ayant les données à jour en permanence sur votre appareil mobile.
D’où la différence entre afficher et synchroniser les dossiers publics sur des smartphones.
Raison 2: la synchronisation permet la mise à jour automatique des contacts et calendriers partagés sur votre smartphone.
Ne pas synchroniser les dossiers publics signifie que la seule chose que vous pouvez faire c’est afficher le contenu dans les dossiers.
Si quelque chose est ajouté, mis à jour ou modifié, vous devez revenir en arrière et consulter à nouveau le dossier . . . avec vraiment aucun moyen de savoir que quelque chose a changé jusqu’à ce que vous le découvriez.
En synchronisant les dossiers publics avec votre smartphone, vous activez également la synchronisation automatique, ce qui signifie que vous avez désormais accès aux calendriers et contacts partagés à jour et directement sur votre smartphone. Une réunion est annulée? La mise à jour apparait instantanément sur votre téléphone.
Un numéro de téléphone a changé? La mise à jour apparait instantanément sur votre téléphone. Avec une solution standard d’affichage des dossiers publics sur votre téléphone, vous ne saurez souvent pas, jusqu’à ce qu’il soit trop tard, qu’on a effectué un changement de réunion ou une mise à jour de contact.
Mais, en activant la synchronisation automatique, ce problème appartient désormais au passé.
Raison 3: continuité des activités, sécurité et accès hors ligne.
De nombreuses entreprises utilisent les dossiers publics comme principal moyen de stockage de données, de contacts partagés et de procédures d’urgence.
Considérez ce qui se passe si vous vous retrouvez hors service, hors ligne, dans une urgence ou s’il y a un problème catastrophique avec Microsoft! Si vous n’avez que le dossier public existant, une chose va se passer, et vous serez bloqué.
La synchronisation du contenu des dossiers publics sur votre smartphone résout ce problème. Au lieu d’avoir à vous soucier de choses comme «Puis-je y arriver à temps, trouver ce dont j’ai besoin et partir de là?», avec la synchronisation automatique des dossiers publics sur votre smartphone, vous pouvez être assuré que les dernières informations dont vous avez besoin sont là et à jour sur votre téléphone.
Raison 4: Données et économies de coûts
Des centaines de personnes chargent leur dossier public sur de nombreux appareils des dizaines de fois par jour. Il ne s’agit pas seulement des coûts de données, mais aussi des pertes de productivité.
En activant la synchronisation automatique du contenu des dossiers publics, vous pouvez non seulement vous assurer que les informations sont déjà en ligne sur votre téléphone, mais également des mises à jour incrémentielles garantissent que seules les informations nouvelles et mises à jour sont transmises aux appareils, économisant ainsi d’énormes quantités de données.
Raison 5: Gestion centralisée
L’un des avantages de la synchronisation automatique des dossiers publics avec chaque smartphone de l’entreprise est qu’elle supprime l’aspect plusieurs-à-plusieurs des dossiers publics et crée un scénario un-à-plusieurs.
Lorsque chaque utilisateur met à jour son téléphone de manière ponctuelle, cela crée une situation dans laquelle des dizaines d’individus mettent manuellement à jour qui et ce dont ils ont besoin, quand et où ils le souhaitent.
Cependant, en permettant la synchronisation du dossier public en fonction des groupes de distribution, ça permet à une personne de contrôler la distribution des données, ce qui non seulement permet d’économiser du temps et de l’argent, mais augmente également la précision et la délivrabilité.
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