Me sorprendió que Piaff, nuestro gestor de contenidos, me pidiera que escribiera una entrada en el blog sobre la lista global de direcciones offline. Sabía lo que era la GAL offline porque había oído el término pero nunca lo había utilizado.
Al fin y al cabo, nosotros (y nuestros clientes) no vemos su necesidad porque utilizamos CiraSync para sincronizar los contactos con los dispositivos móviles.
Por eso, escribir este post ha sido una experiencia nueva para mí. Para empezar, encontré poca información sobre la libreta de direcciones sin conexión, y cuanto más investigaba, más me daba cuenta de que miles de usuarios de GAL no sabían casi nada de su versión sin conexión.
Algunos incluso experimentaron problemas técnicos con su GAL fuera de línea.
Así que, para asegurarme de que podía escribir el mejor artículo posible, probé los GAL online y offline durante seis días para detectar las diferencias. Por último, descargué, actualicé y borré muchas copias de la versión offline para ver cómo funcionaba.
Permítanme compartir mi experiencia con ustedes en esta entrada del blog.
Principales conclusiones:
- La lista global de direcciones sin conexión (OAB) es una colección de direcciones de correo electrónico a las que los usuarios de Outlook pueden acceder aunque no estén conectados a Internet.
- El GAL offline se actualiza cada 8 horas. Pero puedes acelerar la sincronización y evitar la actualización manual utilizando CiraSync.
- Para exportar la GAL sin conexión, abra la Libreta de direcciones > Haga clic con el botón derecho en una lista de contactos > Añadir a contactos > Haga clic en Archivo en Outlook > Configuración de la cuenta > Descargar Libreta de direcciones > Descargar cambios desde el último envío/recepción. > Aceptar.
¿Qué es la lista global de direcciones sin conexión (OAB)?
La lista global de direcciones sin conexión, también conocida como libreta de direcciones sin conexión, es una colección de direcciones de correo electrónico a la que los usuarios de Outlook pueden acceder aunque no estén conectados a Internet.
A diferencia de su homóloga online, la lista global de direcciones offline requiere administración – los administradores deciden qué listas de direcciones estarán disponibles para los usuarios offline. Pueden cambiar la configuración por defecto que provoca una descarga de la OAB.
De este modo, podrás acceder a tu información de contacto esencial aunque estés desconectado.
¿Cómo funciona la lista global de direcciones fuera de línea?
Microsoft Outlook genera automáticamente una libreta de direcciones sin conexión si trabaja en modo caché, que es la configuración por defecto de Outlook.
Los servidores de Outlook recibirán automáticamente la GAL sin conexión recién actualizada cada 8 horas si la dejas funcionando constantemente. Aún así, puede tardar 24 horas más en actualizar la nueva libreta de direcciones sin conexión en el cliente de Outlook.
En algunos casos, Outlook descargará una lista completa de direcciones globales sin conexión. Outlook hará esto si:
- No hay una lista global de direcciones sin conexión en el equipo (por ejemplo, si es la primera vez que inicia sesión en su cuenta de Outlook en este equipo).
- Hay disponible una versión más reciente de la OAB
- Faltan archivos OAB en el ordenador
- Falla una descarga completa anterior
- Un usuario tiene más de un perfil de Outlook en el mismo ordenador y cambia de un perfil a otro.
Lista Global de Direcciones Online vs Lista Global de Direcciones Offline: ¿Cuál es la diferencia?
La Lista Global de Direcciones (GAL) en línea es un directorio dinámico al que los usuarios pueden acceder a través de Microsoft Exchange o Outlook. El usuario necesita una conexión a Internet para acceder a la GAL en línea.
En cambio, la Lista Global de Direcciones Offline es una copia estática de la GAL online que los usuarios descargan y almacenan en sus dispositivos. Pueden acceder a ella sin conexión a Internet.
El GAL en línea siempre será más completo que su versión fuera de línea. La versión offline no contiene:
- Información sobre la pertenencia a grupos
- Información sobre la jerarquía de la organización
- Algunas propiedades personalizadas, como el ID de empleado, que es algo que el administrador configura con el GAL online.
Toda esta información está disponible en el servidor, y como no estás conectado a Internet, Outlook no puede llegar al servidor y obtener los datos.
Una lista global de direcciones offline es una GAL simplificada con menos información.
He aquí una tabla comparativa de ambas herramientas con más detalle.
| Característica | Lista Global de Direcciones online | Lista Global de Direccions Offline |
| Acceso | Acceso a través de Microsoft Exchange/Outlook en línea | Almacenado en el dispositivo del usuario |
| Actualización de datos | Actualizaciones automáticas en tiempo real | Estático; requiere actualización manual |
| Requisitos de Internet | Los usuarios necesitan una conexión a Internet | Los usuarios pueden acceder sin conexión a Internet |
| Frecuencia de actualización | Actualiza automáticamente | La libreta de direcciones sin conexión tarda hasta 8 horas en actualizarse. |
| Disponibilidad de datos | Siempre dispone de la información de contacto más reciente | Puede contener información obsoleta si no se actualiza |
| Talla | Sin límites | Limitado por el tamaño del archivo OAB |
| Uso ideal | Sólo cuando los usuarios necesitan trabajar y están conectados a Internet | Cuando los usuarios necesitan trabajar fuera de línea y carecen de conexión a la red |
Ventajas e inconvenientes de utilizar una agenda sin conexión
Sólo utilizará una lista global de direcciones sin conexión cuando esté desconectado de Internet. Cuando esto ocurre, Outlook cree automáticamente un archivo «Offline Storage Table», o archivo OST para abreviar.
Trabajar con un archivo OST y utilizar una libreta de direcciones sin conexión tiene pros y contras.
Pros:
Cuando está desconectado, puede:
- Acceda a listas de correo, direcciones y envíos.
- Almacenar elementos de correo en el almacenamiento local, incluyendo la Libreta de direcciones en línea y la Lista global de direcciones.
- Utilice las carpetas compartidas y las carpetas públicas que haya descargado mientras estaba conectado.
- Funciona sin conexión y a pesar de los retardos provocados por una mala conexión.
Contras
Cuando está desconectado, no puede:
- Enviar o recibir correos electrónicos: ésta es la desventaja más significativa de utilizar una lista global de direcciones offline.
- Contar con la estabilidad – Los archivos OST, que incluyen sus borradores de correo electrónico, son propensos a la corrupción debido a fallos del sistema y virus, lo que puede conducir a la pérdida de datos.
- Confiar en los contactos sincronizados porque la GAL Offline no se actualiza automáticamente.
- Realizar el trabajo con exactitud, ya que los archivos OST de gran tamaño pueden ralentizar el rendimiento de Outlook (las versiones más recientes de Outlook admiten archivos OST de hasta 50 gigabytes de tamaño).
Con una plataforma de sincronización GAL como CiraSync, los usuarios pueden sincronizar automáticamente sus contactos GAL con iPhones y dispositivos Android. También pueden establecer configuraciones de horarios como
- Diario
- Semanal
- Mensual y
- Intervalo.
No es necesario exportar la libreta de direcciones sin conexión, ya que CiraSync siempre enviará contactos nuevos y actualizados.
Lectura recomendada: ¿Cómo encontrar la lista global de direcciones en Outlook?
Cómo exportar la GAL fuera de línea
Puede exportar la lista global de direcciones sin conexión en Microsoft Outlook en cuestión de minutos.
1. Abra su Agenda y seleccione la lista de contactos.
2. Seleccione los contactos que desea exportar.
4. Haga clic con el botón derecho en su selección y elige «Añadir a contactos». (Yo los añadiría a una carpeta específica)
5. En Outlook, haga clic en «Archivo».
6. Seleccione «Configuración de la cuenta».
7. Haga clic en Descargar libreta de direcciones
8. Seleccione «Lista global de direcciones sin conexión» en el menú desplegable. Recuerde marcar «Descargar cambios desde el último envío/recepción».
9. Seleccione OK.
Cómo actualizar la lista global de direcciones sin conexión
El GAL fuera de línea se actualiza automáticamente una vez al día, pero si observa alguna información inexacta o anticuada, puede actualizar manualmente los datos del GAL en su ordenador.
¿Qué diferencia hay entre exportar y actualizar la lista global de direcciones offline?
Exportar la GAL sin conexión significa descargar una copia de la Lista Global de Direcciones del servidor Exchange a su dispositivo local (en formatos CSV, Excel o PST). Por otro lado, actualizar la Libreta de direcciones sin conexión (GAL) refresca la copia que ya tiene en su dispositivo.
Las actualizaciones pueden incluir nuevos contactos, contactos eliminados o cambios en los contactos existentes.
A continuación se explica cómo actualizar la lista global de direcciones sin conexión.
1. Ir a la pestaña «Enviar/Recibir
2. En el grupo Grupos de envío/recepción, haga clic en Enviar/recibir todas las carpetas.
3. En el mismo grupo, haga clic en «Descargar libreta de direcciones».
4. En el cuadro de diálogo que aparece, marque Descargar cambios desde el último envío/recepción y haga clic en Aceptar.
Ya está, acaba de actualizar su GAL offline. Sin embargo, no es un método eficaz porque debe hacer la actualización manualmente.
La mejor solución es utilizar una herramienta de terceros que sincronice automáticamente el GAL con iPhones y dispositivos Android.
Cómo eliminar la lista global de direcciones sin conexión
1. En la pestaña «Archivo», haga clic en Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta.
2. Seleccione «Libretas de direcciones».
3. Haga clic en «Eliminar».
Buenas prácticas para gestionar una OAB
Cuando se gestiona una libreta de direcciones sin conexión (OAB), seguir algunas de las mejores prácticas puede ayudar a los usuarios a enviar y gestionar los datos de manera eficiente.
He aquí algunas de las mejores prácticas para gestionar una OAB.
Programar actualizaciones periódicas de la libreta de direcciones sin conexión (OAB)
Uno de los aspectos clave de la gestión de la libreta de direcciones offline (OAB) es garantizar su actualización periódica.
Por defecto, en Exchange, la OAB se actualiza cada ocho horas. Para mantener la exactitud de los datos, es esencial supervisar regularmente el proceso de actualización. Así se evita que los usuarios accedan a listas de contactos obsoletas, lo que podría interrumpir la comunicación interna.
En caso necesario, los administradores pueden activar manualmente las actualizaciones mediante comandos PowerShell como Update-GlobalAddressList. Esto es especialmente útil para las grandes organizaciones, donde se producen frecuentes incorporaciones de nuevos empleados y cambios de funciones, lo que garantiza que la información de contacto se mantenga actualizada.
Limitar el tamaño de la OAB
Si los archivos OAB son demasiado grandes, el rendimiento puede verse afectado, especialmente en red.
Mantenga el tamaño del archivo OAB lo más pequeño posible para reducir este impacto. Excluya objetos innecesarios, como listas de distribución, buzones del sistema y atributos no utilizados. Minimizará el tamaño de descarga, permitiendo un acceso más rápido a la OAB y actualizaciones más rápidas.
Preguntas frecuentes
Los nuevos usuarios pueden tardar 24 horas en aparecer en la lista global de direcciones. Es posible que algunos usuarios reciban la actualización varias horas antes que otros, en función de cuándo actualice el servidor Exchange su libreta de direcciones sin conexión y cuándo se sincronice cada cliente de Outlook.
La lista global de direcciones sin conexión (OAB) de Outlook se almacena en C:\Usuario\[nombredesucomputadora]\DatosDeAplicaciones\Local\Microsoft\Outlook\Offline Address Books.
