En las escuelas, los calendarios lo controlan todo. Las clases, las reuniones, los eventos y la cobertura dependen de ellos. Sin embargo, los calendarios compartidos a menudo fallan, especialmente en los dispositivos móviles.
Las actualizaciones se pierden, los horarios se desvían y los administradores intervienen para solucionarlo. Aquí es donde CiraSync ayuda a las escuelas a mantener los calendarios alineados.
Empecemos por ver cómo suele utilizar su centro educativo los calendarios compartidos. También describiremos los retos a los que se enfrenta actualmente. A continuación, utilizaremos CiraSync para resolverlos.
Cómo gestionan normalmente las escuelas los calendarios compartidos hoy en día
La mayoría de las escuelas gestionan los calendarios compartidos de forma muy manual. Un administrador o miembro del personal actualiza los eventos a medida que cambian las cosas, y se espera que todos los demás se mantengan al día.
Los profesores suelen tener un calendario, los departamentos tienen otro y los equipos directivos utilizan otro diferente. Cuando hay actualizaciones, normalmente se envían por correo electrónico o se comparten en una hoja de cálculo.
Las invitaciones del calendario ayudan un poco, pero no siempre se aceptan o actualizan, por lo que los horarios se van desincronizando poco a poco.
Problemas comunes con el calendario en instituciones educativas
1. Los profesores no están al tanto de los cambios en el horario.
Los profesores suelen depender de los correos electrónicos o las invitaciones del calendario para mantenerse al día, y ahí es donde las cosas se complican. No ven los mensajes ni las invitaciones.
Un cambio de horario o una actualización de una reunión de última hora no llega a tiempo a todo el mundo. Al final, los profesores acaban entrando en la sala equivocada o se enteran del cambio después de que se haya producido.
2. Los equipos administrativos dedican tiempo a solucionar problemas con el calendario.
Los administradores se convierten en el sistema de respaldo para los calendarios defectuosos. Cuando algo va mal, son ellos a quienes se llama o se envía un correo electrónico.
Vuelven a enviar invitaciones, actualizan calendarios compartidos y explican los cambios una y otra vez. Ninguna de estas tareas hace avanzar a la escuela, pero consumen horas cada semana.
En lugar de centrarse en la planificación o la coordinación, el personal administrativo dedica tiempo a resolver problemas de programación que no deberían existir en primer lugar.
3. Confusión en torno a los sustitutos, las reservas de habitaciones y los eventos especiales.
Los sustitutos suelen llegar con horarios incompletos u obsoletos. Las salas se reservan dos veces porque no se ha actualizado un calendario. Los eventos especiales se añaden tarde y no aparecen en todos los sitios donde deberían.
El resultado es confusión en el día más importante. Los profesores se apresuran, los alumnos esperan y los administradores se apresuran a solucionar los problemas en tiempo real.
4. Visibilidad limitada entre departamentos
Cada departamento tiende a gestionar su propio calendario, lo que al principio parece eficiente. Con el tiempo, esto crea puntos ciegos.
Los directivos no pueden ver fácilmente lo que está sucediendo en los distintos equipos. Los departamentos planifican eventos sin saber lo que otros han programado.
Los conflictos solo salen a la luz en el último momento. Sin una visibilidad compartida, la coordinación se vuelve reactiva en lugar de planificada, y la escuela funciona en compartimentos estancos en lugar de como un sistema conectado.
En este sentido, ¿cuál es la solución para los calendarios compartidos en las instituciones educativas?
Qué hace CiraSync con los calendarios escolares
Aquí es donde CiraSync cambia cómo funcionan realmente los calendarios en un colegio. Se sincroniza
- Calendarios de carpetas públicas,
- Calendarios compartidos del buzón,
- Calendarios compartidos del buzón de correo en otra escuela,
- Calendarios de grupo y
- Calendarios de Internet (iCal)
En lugar de depender de que las personas acepten invitaciones o consulten otro calendario compartido más, CiraSync sincroniza de forma centralizada los calendarios escolares compartidos directamente con los dispositivos móviles del personal.
Una vez configurado el calendario, las actualizaciones se realizan automáticamente. Si se produce algún cambio en un evento, CiraSync lo actualiza en todas partes sin que nadie tenga que reenviar correos electrónicos ni corregir manualmente las entradas.
Para el personal, la experiencia es sencilla. Los mismos calendarios compartidos aparecen en sus teléfonos y tabletas, tanto si utilizan iOS como Android. No hay que adivinar qué versión es la actual.
Los equipos de IT se encargan de la configuración una sola vez y mantienen el control a partir de ese momento.
- Conecta los calendarios compartidos a CiraSync,
- Usted decide qué eventos deben sincronizarse y
- que miembros del personal o grupos los reciben
Después de eso, todo funciona automáticamente. Los cambios se aplican sin pasos adicionales ni mensajes de seguimiento.
CiraSync elimina inmediatamente muchas de las fricciones cotidianas. Menos actualizaciones perdidas, menos preguntas al departamento de IT y mucho menos trabajo manual con los calendarios en toda la escuela.
En un distrito escolar de Nueva York, los equipos de IT tenían dificultades para mantener visibles los calendarios de Microsoft 365 en los teléfonos inteligentes del personal.
Los profesores y administradores se perdían las actualizaciones simplemente porque los calendarios compartidos no se sincronizaban de forma fiable con los dispositivos móviles.
Tras implementar CiraSync, esos calendarios compartidos se enviaron automáticamente a los teléfonos del personal, sin necesidad de realizar pasos manuales ni enviar recordatorios repetidos. El equipo de IT lo configuró una vez, controló lo que se sincronizaba y dejó que el sistema se encargara del resto.
Preguntas frecuentes sobre el uso de CiraSync para instituciones educativas
¿CiraSync está diseñado para centros educativos o solo para empresas?
CiraSync también está diseñado para centros educativos, no solo para empresas. Funciona bien en los centros educativos porque los problemas son similares: calendarios compartidos, acceso móvil y tiempo limitado para el departamento de IT. Los centros educativos utilizan Microsoft 365 al igual que muchas empresas, y CiraSync se adapta perfectamente a esa configuración.
¿Cuánto tiempo se tarda en configurar CiraSync en un colegio?
El departamento de IT puede configurar CiraSync para su centro educativo en menos de 10 minutos. Una vez conectados los calendarios y establecidas las reglas, el sistema funciona automáticamente.
¿CiraSync sustituye a los calendarios de Outlook o Microsoft 365?
No. CiraSync no sustituye a los calendarios de Outlook o Microsoft 365. Funciona sobre los calendarios de Microsoft 365 y garantiza que los calendarios compartidos se sincronicen correctamente con los dispositivos del personal, especialmente con los teléfonos móviles y las tabletas.
¿Puede el departamento de IT controlar qué calendarios se comparten con el personal mediante CiraSync?
Sí. Los equipos de IT deciden qué calendarios compartidos se sincronizan, qué eventos se incluyen y qué usuarios o grupos los reciben. Nada se envía por accidente.
¿Los profesores deben instalar la aplicación CiraSync o gestionar algo por su cuenta?
No. Los profesores no necesitan aceptar invitaciones ni gestionar la configuración. Una vez que el departamento de IT lo configura en CiraSync, los calendarios aparecen automáticamente en sus dispositivos y se mantienen actualizados.
¿CiraSync funciona tanto en dispositivos iOS como Android?
Sí. CiraSync es compatible tanto con iOS como con Android, lo cual es importante en los centros educativos, donde el personal utiliza una combinación de dispositivos personales y dispositivos proporcionados por el centro.
¿Puede CiraSync ayudar con los horarios sustitutos y los cambios de última hora?
Sí. Como los calendarios se mantienen actualizados, los sustitutos y el personal ven la última versión del horario en lugar de copias obsoletas enviadas anteriormente por correo electrónico.
¿Es CiraSync seguro para entornos educativos?
Sí, CiraSync es seguro para entornos educativos. Sigue estrictas prácticas de seguridad y funciona dentro de los permisos de Microsoft 365. Los equipos de IT mantienen el control sobre el acceso y la visibilidad en todo momento.
¿CiraSync es adecuado para escuelas pequeñas o solo para distritos grandes?
CiraSync es ideal tanto para escuelas pequeñas como para distritos grandes. Las escuelas pequeñas se benefician de una reducción del trabajo manual, mientras que los distritos más grandes se benefician de la coherencia y el control a gran escala. El valor se hace evidente tan pronto como los calendarios compartidos dejan de fallar.
