Home > Artículos del Blog > Carpetas públicas > 14 Razones por las que necesitas sincronizar la GAL o las carpetas de contactos de Office 365 con los teléfonos móviles
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1. Uso del tiempo y eficacia

Muchos empleados consideran que su teléfono móvil es la tecnología más importante que usan durante el día. Usted quiere optimizar tanto su tiempo como su efectividad usándolo. Cuando buscas a una persona por su nombre, puesto o departamento, no puedes permitirte el lujo de atascarte.

2. Precisión

No se trata sólo de la gestión del tiempo. Tienes que identificar a la persona correcta para llamar, y el número correcto para contactarla. Los números equivocados hacen perder tiempo y pueden ser embarazosos.

3. Reducir las sorpresas

Es importante saber quién te llama o te envía mensajes de texto. Esto te ayuda a priorizar el bombardeo de llamadas entrante.

4. Ubicación

Si su empresa se tomó la molestia y el gasto de crear listas de contactos de proveedores, proveedores de servicios, contactos de emergencia y socios de la industria, entonces los empleados deben tenerlas listas para usar. Eso significa en el propio teléfono móvil. Piénsalo de esta manera: en cualquier otro lugar donde guardes estos contactos, su valor es 0. En el smartphone, su valor se convierte inmediatamente en 10x.

5. Proteger la misión de la compañía

Casi todas las organizaciones tienen grupos considerables de empleados que no pueden hacer su trabajo a menos que puedan conseguir contactos internos y externos. ¿No deberían ser capaces de hacer esto inmediatamente desde su teléfono? ¿Por qué cargar a los empleados con distracciones y obstáculos cuando el desafío se resuelve fácilmente a través de la automatización y la gestión central?

6. Ahorrar el dinero de la compañía

Su tiempo, y el de sus colegas, no es libre. Buscar números de teléfono o actualizarlos en sus dispositivos móviles implica un coste salarial que puede ser de un dólar por minuto o muchos dólares por minuto. ¡Multiplique eso por docenas de minutos por mes por empleado, y vale la pena evitar el costo!

7. La sincronización no ocurre por sí misma.

Los contactos del GAL no se sincronizan automáticamente con Outlook y los teléfonos móviles. Microsoft Exchange Server y Outlook pueden sincronizar los contactos con los teléfonos móviles. Sin embargo, estos contactos no reciben automáticamente actualizaciones del GAL. Hay una idea muy extendida y totalmente equivocada de que los contactos del GAL se sincronizan con los teléfonos móviles No lo hacen.

8. No es un trabajo del tipo «hágalo usted mismo».

Uno puede copiar-pegar o arrastrar y soltar los contactos del GAL o de las Carpetas Públicas en el Outlook de cada suscriptor, un suscriptor a la vez, pero es laborioso, propenso a errores y supone una carga para muchos usuarios. A menudo se producen fallos con consecuencias confusas. Por ejemplo, ¿ha localizado alguna vez a un cliente en la libreta de direcciones de su teléfono móvil, pero luego se ha sentido frustrado al encontrar tres entradas con diferentes números de teléfono? ¿Cómo puedes saber cuál es el más reciente? ¡Vean la Razón 11 para más!

9. Mantener los datos de contacto limpios y bien administrados

El término IT para esto es higiene de datos. Debería haber una versión única y central de los datos de la que todo el mundo extrae. Si un número de teléfono es incorrecto, alguien se quejará y se arreglará. Es autocorrectivo. Las actualizaciones de la multitud se hacen realidad porque todo el mundo se beneficia de cada contribución.

10. Los difuntos pueden vivir para siempre en la libreta de direcciones de los teléfonos móviles.

Los contactos obsoletos probablemente no se eliminarán de las libretas de direcciones de los teléfonos inteligentes con la mayoría de los métodos de sincronización. Llamar a los empleados que han dejado la empresa o dejar un mensaje de voz con información confidencial para un contratista cuyo compromiso terminó mal podría hacer más que perder el tiempo. Puede abrir la caja de Pandora de la mala voluntad. Necesitas un método fiable y automatizado para eliminar los contactos obsoletos.

11. Los humanos deberían estar pensando, no sincronizando.

Casi siempre es un desperdicio de recursos y poder cerebral cuando una persona sincroniza los datos de contacto manualmente. ¿Qué queremos decir con manual? Copiar de una hoja de cálculo, escribir nombres en el teléfono móvil o raspar números de un correo electrónico. La sincronización es una tarea para la automatización, no para los empleados.

12. Una lista de contactos por sí sola no sirve de mucho.

Los datos de contacto por sí solos no son una solución a los problemas comerciales. Requiere difusión, y es un problema de empuje. La automatización es la forma más efectiva de manejar ese empuje.

13. Los contactos de la empresa deben ser gestionados y distribuidos estratégicamente.

Los contactos son un recurso valioso y de propiedad que debe ser administrado cuidadosamente. No todos los empleados deben tener los contactos de los proveedores de la compañía. No todos los vendedores deben tener necesariamente los contactos de todos los clientes. El CEO y su junta probablemente no quieran los datos de contacto de los 2.000 empleados. La información de contacto personal de los empleados, como el teléfono de la casa y la dirección, es de conocimiento público y debe ser automatizada para ser entregada sólo a las personas adecuadas.

14. La sincronización de los contactos es más crucial de lo que muchos creen.

Al igual que la copia de seguridad de los datos, debería hacerse todas las noches. Típicamente, el descubrimiento de que no se ha hecho de manera consistente o correcta llega en el peor momento posible en una crisis o desastre. Las consecuencias pueden ser costosas o perjudiciales para una empresa y sus clientes. La seguridad y el bienestar de los empleados podría verse fácilmente comprometida sin la información de contacto de emergencia adecuada.

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