CiraSync es posiblemente el único servicio de sincronización de contactos para Office 365 que permite sincronizar y fusionar contactos de varias fuentes diferentes.
Puede sincronizar los contactos de la Lista Global de Direcciones, las Carpetas Públicas y los buzones compartidos, todo combinado en una única carpeta de destino. Es una fusión inteligente, no sólo añade todos los contactos para hacer una gran carpeta de destinatarios. Busca contactos con la misma dirección de correo electrónico y hace una fusión a nivel de campo de los contactos.
A continuación hay dos ejemplos y una explicación de cómo funciona la fusión de contactos CiraSync.
Ejemplo de lista de contactos del personal
Asumamos que la GAL de Office 365 está actualizada con el número de teléfono del empleado, el título y la dirección empresarial.
Con CiraSync, puede configurar una operación de sincronización para llevar esta lista de contactos del personal a todos los usuarios de teléfonos móviles de su inquilino de Office 365. Literalmente toma sólo un minuto para configurar y poner en marcha una tarea de sincronización de segundo plano a cientos de usuarios en su inquilino.
Ahora la Gerente de RR. HH. dice que también quiere enviar información de emergencias – cónyuge, teléfono de casa y dirección de casa a todos los gerentes de primera línea y superiores. RR. HH. ha publicado todos estos detalles de la dirección del domicilio en un buzón compartido que tiene la carpeta de contacto de los gerentes de RR. HH. En este caso, tendremos dos listas de contactos que apuntan exactamente a la misma subcarpeta de contactos. 
Con CiraSync, se establecería una segunda operación de sincronización desde el buzón compartido, pero esta vez a un Grupo de Distribución llamado TODOS los Gerentes. CiraSync fusionará el GAL y la carpeta de contactos compartidos con cada administrador.
Cuando se escriben varias listas de contactos en la misma carpeta de destino en el buzón de cada usuario, también puede haber conflictos. Las flechas verdes en la imagen de arriba muestran que la Carpeta Compartida tiene prioridad, como se puede configurar aquí:
En el caso de añadir información dl tipo en caso de emergencia el Gerente de RR. HH. creó una carpeta que contenía información con campos completamente diferentes que debían ser añadidos limpiamente a los contactos del GAL.
Veamos un ejemplo diferente de sincronización de dos carpetas donde es más probable que haya conflictos.
Ejemplo de lista de contactos de clientes y proveedores
En este ejemplo, tenemos dos carpetas públicas. La primera es una lista de contactos que tiene clientes y prospectos de ventas. La segunda es una útil lista de proveedores que la mayoría de los usuarios de teléfonos móviles necesitan.
Ambas carpetas de contactos se sincronizan con la carpeta de contactos predeterminada de cada buzón de correo (de los usuarios que tienen un teléfono móvil).
Nuestro ejemplo de contacto es John Smith de Acme123. Resulta que es tanto un cliente como un proveedor, así que su contacto existe en cada carpeta respectivamente. Sin embargo, los dos contactos fueron creados por personas diferentes en momentos diferentes.
- Carpeta Pública de Proveedores tiene un contacto para [email protected] con un teléfono comercial 555-1234
- Carpeta Pública Clientes tiene un contacto para [email protected] con un teléfono comercial 404-555-1234
- La Carpeta Pública de Clientes en su contacto para [email protected] también tiene una dirección comercial 456 Main Street
- Carpeta pública de Proveedores en su contacto para [email protected] no tiene dirección comercial
CiraSync fusionará todos los campos de ambos contactos en un único contacto en la carpeta de destino de cada usuario. Por ejemplo, si hay una dirección comercial en la carpeta de clientes pero no hay una dirección comercial en la carpeta de proveedores, el contacto de destino fusionará todos los campos y tendrá la mejor dirección comercial disponible.
| Nombre | Apellido | Correo electrónico 1 | Telefono de Trabajo | Direccion de Trabajo | Ciudad donde Trabajo | |
| Proveedores | J | Smith | [email protected] | 555-1234 | ||
| Clientes | John | [email protected] | 404-555-1234 | 456 Main Street | Atlanta | |
| Fusionado | John | Smith | [email protected] | 404-555-1234 | 456 Main Street | Atlanta |
Debido a que hay un conflicto por el teléfono laboral, CiraSync no sabe qué fuente tiene el número de teléfono correcto.
Tal vez si su empresa está mucho más preocupada por mantener perfiles de clientes precisos, confía más en los contactos del cliente que en los contactos de los proveedores.
En ese caso, le dirías a CiraSync que priorizara la carpeta de contactos de Clientes con una prioridad más alta, de modo que si hubiera un conflicto, los campos específicos de la carpeta de Clientes se escribieran al contacto de destino en el buzón de cada usuario.
En el ejemplo anterior, [email protected] se escribiría a cada usuario con el teléfono comercial 303-555-1234.
Ahora que sabes cómo sincronizar y fusionar estos contactos… ¡Aprendamos a crear contactos y a compartirlos!
